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Firma digital: por qué es segura y cómo usarla correctamente

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Firma digital: por qué es segura y cómo usarla correctamente

En tiempo de trabajo híbrido y remoto, la firma digital es una herramienta fundamental que contribuye a garantizar una mayor productividad.

 

Cuando pensamos en Transformación Digital solemos quedarnos con las cosas espectaculares como los robots o los asistentes virtuales que no hablan a través de las cosas.

Pero cambiar nuestra matriz de papel no es poca cosa: lograrlo contribuirá tanto como el cambio de la matriz energética en cuanto a emisiones de carbono.

El trabajo remoto que requiere de menos transporte y, por tanto, menos combustible luce de momento más ecológico.

De hecho, entre los líderes latinoamericanos encuestados, más de la mitad (58%) dice que su principal motivación es crear una mejor experiencia general para los empleados, según un nuevo informe técnico de IDC patrocinado por Unisys Corporation (NYSE: UIS), titulado “Digital Workplace Insights” ™: Buscando Paridad digital y de experiencia para apoyar a la fuerza laboral híbrida ”.

Pero el trabajo remoto tiene un reto: los documentos. Más aún: los documentos deben ser autenticados y tenidos por originales para lo cual las firmas son esenciales.

Paradigmas transformados

Nuestras legislación, en general, avala y demanda este uso. Al menos hasta ahora.

“La firma digital o de documentos digitales o el proceso de personas u organizaciones que agregan una firma electrónica a un documento, ha permitido nuevas eficiencias y flexibilidad comercial al eliminar la necesidad de una firma manuscrita. Las mismas permiten que las partes firmen en cualquier lugar y en cualquier momento, lo que ahorra tiempo, brinda a las empresas una ventaja competitiva y mejora la experiencia del cliente”,  afirma  Stephen Davidson, director senior de gobernanza, riesgo y cumplimiento en DigiCert.

Varios procesos comerciales han cambiado para siempre como resultado de la pandemia, pero sin la seguridad adecuada, la transformación digital es vulnerable a ataques y posibles fallas del servicio.

Las firmas digitales ofrecen más conveniencia que las firmas húmedas y, si se hacen correctamente, pueden ser aún más seguras para garantizar la confiabilidad y validez legal al firmar contratos, acuerdos o cualquier otro tipo de documento.

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¿Validez y seguridad en una firma digital?

No obstante, las viejas concepciones no mueren sin pelear y el tema de la confiabilidad se ha hecho crítico en el último año.

Para que la firma digital sea segura, necesita un servicio de firma de documentos digitales que cumpla con las regulaciones locales e internacionales y pueda cifrar sus documentos para mantenerlos seguros.

Utilizar una solución de firma de documentos lo ayudará a generar esa confianza y seguridad, eliminando la necesidad de interacciones en persona y firmas manuscritas. Además, solo con un proveedor certificado puede firmar documentos que sean legalmente vinculantes y reconocidos como iguales a una firma manuscrita.

Otra opción cuando se trabaja de forma remota o con partes en diferentes ubicaciones, es fundamental asegurarse que los documentos y contratos se transfieran de forma segura, y que pueda verificar con quién está haciendo negocios.

Una de las formas más seguras de asegurar la firma de documentos digitales es a través de la tecnología de infraestructura de clave pública (PKI), que prueba la identidad y autenticidad del remitente y evita la manipulación del documento.

Requisitos europeos, alcance global

DigiCert ha desarrollado Document Signing Manager, una sencilla solución todo en uno para la firma de documentos digitales, la cual firmas digitales que cumplen con estrictos estándares globales, incluidos EU eIDAS, Swiss ZertES y los requisitos técnicos de Adobe Approved Trust List (AATL). Además, como solución en la nube, no es necesario invertir en hardware.

Con Document Signing Manager, las organizaciones obtienen mayores niveles de soluciones confiables de firma digital que cumplen con los más altos estándares legales de la UE junto con recursos y experiencia locales dedicados.

“Con PKI, una firma digital es un hash cifrado de su mensaje o documento que permite a los destinatarios verificar que el contenido no se haya alterado y verificar la identidad del firmante. A diferencia de una firma escaneada o mecanografiada, una firma digital protegida con PKI es prácticamente imposible de falsificar”, agrega Stephen Davidson.

Periodista apasionada por la innovación, la tecnología y la creatividad. Editora de The Standard CIO y Factory Pyme para The HAP GROUP