7 consejos para salir airoso ante los recortes del presupuesto en TI

Se avecinan tiempos de recesión y debes hacer más con menos presupuesto. Aquí compartimos siete formas como los CIO pueden cumplir con sus objetivos con un presupuesto de TI restringido.

Por John Edwards de CIO.

Nada en este mundo es seguro excepto la muerte y los impuestos, y las limitaciones en el presupuesto de TI. Por ello, para los líderes de TI son normales las noches en vela en las que se preguntan: ¿cómo satisfacer las aspiraciones de la organización cuando se cargan con presupuestos insuficientes? Pero esta ansiedad solo aumenta cuando se avecina una recesión.

Incluso los líderes de TI que gestionan asignaciones de presupuesto relativamente generosas están sintiendo tensión. Pat Phelan, ex analista de Gartner y actual vicepresidente de investigación de mercado en la empresa de soporte de software empresarial Rimini Street, señala que los departamentos de TI ahora están bajo una presión significativa para invertir en la transformación digital, dejando poco espacio para mantener y actualizar las tecnologías y operaciones ya establecidas. “Es importante que los CIO evalúen su innovación y sus gastos de software cuidadosamente, sopesando las necesidades específicas de sus empresas“, aconseja.

¿Te sientes apretado por las crecientes demandas y los fondos limitados? Revisa estas siete recomendaciones para sacarle el jugo a los recursos financieros que respaldan las operaciones de TI en los tiempos de recesión que se nos vienen encima.

1. Acepte la realidad y comience a planificar

El mayor error que cometen los líderes de TI es la falta de planificación, lo que aumenta el riesgo de agotar los recursos y presupuestos de TI, destaca Oussama El-Hilali, CTO en Arcserve. “La planificación adecuada, al comprender la misión de la organización y quién es responsable de garantizar que la misión se lleve a cabo, puede ayudar a reducir estos errores”.

Prácticamente todas las organizaciones de TI enfrentan más demanda que los recursos financieros disponibles. Esta realidad obliga a los CIO a elegir entre iniciativas que valen la pena financiar y aquellas que deberían rechazarse. “Un marco de gobierno efectivo es esencial para determinar las inversiones en TI que tienen el mayor valor para el negocio, y esas decisiones deben ser impulsadas por el negocio, no por TI”, aconseja Sidney Hodgson, asesor ejecutivo de Info-Tech Research Group.

La gestión eficaz del presupuesto incluye el desarrollo de una estrategia de TI que esté directamente alineada con los objetivos estratégicos de la empresa. “Esto le permite a TI planificar, brindar soporte y presupuestar las prioridades”, señala Hodgson. “TI debería poder identificar los planes de crecimiento esperados de las unidades de negocio y planificar las prioridades y la capacidad en consecuencia”.

Los CIO también necesitan una visibilidad clara de las necesidades y objetivos del negocio para priorizar con precisión los proyectos en curso. “Un presupuesto limitado se traduce en un margen de maniobra limitado cuando los proyectos cuestan más de lo previsto, lo que a menudo resulta en reducciones presupuestarias de mitad de año o la necesidad de terminaciones de proyectos”, observa Ralph Labarta, CTO de la firma consultora de gestión empresarial Engage PEO. “Cuando esto ocurre, y un CIO solo puede entregar siete proyectos en una lista de diez, es mejor que esos siete proyectos sean los proyectos más impactantes para el negocio”.

2. No te dejes presionar

Ser víctima de la presión de colegas y proveedores para invertir profundamente en tecnologías emergentes sin evaluar primero su costo y el valor comercial potencial puede abrumar un presupuesto de TI ya limitado, señala Phelan. Las iniciativas impulsadas por proveedores que ofrecen poco o ningún valor comercial directo, como las actualizaciones ERP y las actualizaciones continuas, generalmente tienen un alto costo sin mejorar la competitividad y son notables quemadores de presupuesto, observa.

Incluso cuando una nueva tecnología importante, como un servicio novedoso basado en la nube, muestre potencial real, no se apresure a adoptarla. La transición debe ser cuidadosamente pensada. “No te muevas a la nube por el bien de la nube”, advierte Phelan. “Deje que el negocio impulse el movimiento”.

Siempre es inteligente centrarse en iniciativas que impulsan la ventaja competitiva y el crecimiento. “Por ejemplo, la mayoría de las empresas optan por preservar sus inversiones en sistemas ERP mientras innovan con tecnologías de nube en los bordes”, explica Phelan.

Cuando considere un nuevo proyecto, no sea víctima de los argumentos de venta de los proveedores que prometen una implementación fácil y sin problemas. “Si bien no se discute el hecho de que podrían haberlo hecho en el pasado, y con éxito, a menudo no hablan sobre los costos y el tiempo extra que originalmente no fueron planificados o presupuestados”, advierte Mehdi Aftahi, CTO de Tecnología Centros de evaluación, una organización de terceros neutral que ayuda a los CIO a evaluar y seleccionar software empresarial.

3. Construir apoyo interno

Las relaciones son críticas para el éxito de TI. Siempre que considere una iniciativa de TI importante, ejerza presión sobre otros jugadores poderosos de nivel C. Explicar los beneficios del proyecto y obtener su respaldo. “Cuando la propuesta formal se presenta ante todo el equipo ejecutivo o la junta, el CIO tiene aliados que expresarán su apoyo a la iniciativa”, señala Hodgson.

Siempre debe tener un lugar en la mesa cada vez que la empresa se reúne para establecer objetivos estratégicos. “De lo contrario, siempre se le asignará un presupuesto insuficiente para cumplir con las [nuevas] iniciativas comerciales”, advierte Mike Puglia, director de estrategia de Kaseya, una empresa de software de gestión empresarial de TI.

Puglia también recomienda revisar las actividades y gastos de TI existentes y, cuando sea apropiado, asociarlos con unidades comerciales específicas. “Esto vincula de forma inherente el presupuesto de TI con las líneas de negocio, lo que proporciona visibilidad sobre el impacto que los objetivos estratégicos tienen en el negocio”, señala.

Todo el equipo de gestión de TI debe compartir la propiedad de los objetivos del presupuesto. “Esto asegurará que los recursos y el dinero no se gasten en proyectos de baja prioridad”, dice Chris Fielding, CIO del proveedor de servicios de recuperación de datos Sungard Availability Services.

4. Desarrollar modelos financieros precisos

Cuando se esfuerzan por cumplir los objetivos presupuestarios, los CIO no tienen mayores aliados entre sus colegas de finanzas. “Los líderes de TI deben trabajar de la mano con las finanzas para desarrollar modelos basados ​​en datos históricos, particularmente al presupuestar los costos operativos de TI”, aconseja Labarta. Un modelo preciso beneficia a los socios financieros de TI al permitirles pronosticar y crear escenarios de rendimiento financiero de forma independiente. Los modelos también protegen los intereses de TI, ya que son validados y defendidos por sus aliados financieros. “Ganar-ganar!” Labarta bromea.

Puglia señala que tener KPI semanales e informes preparados por las finanzas es la forma más efectiva de administrar un presupuesto. “Si no tiene los datos y un punto de referencia para determinar sus logros, abre la puerta a las ineficiencias, el desperdicio y las grandes sorpresas”, dice. “Esperar hasta finales de mes o trimestre es demasiado tarde para administrar activamente los presupuestos”.

5. Ataque los desperdicios de raíz

Para maximizar los recursos presupuestarios, revise de cerca los procesos existentes para detectar ineficiencias y redundancias. “Al reducir procesos ineficientes u optimizarlos, una organización tecnológica puede convertirse rápidamente en un centro de ganancias en lugar de un centro de pérdidas, y salvar a toda la organización de los altos costos operativos y tecnológicos”, recomienda Nick H. Kamboj, asesor comercial y CEO de Aston & James, una firma consultora de admisiones de MBA.

Los líderes de TI siempre deben estar atentos a nuevas tecnologías prometedoras que puedan recortar o eliminar operaciones costosas mientras reducen las cargas de trabajo manuales y disminuyen las interrupciones no planificadas. “Tener las aplicaciones correctas y un personal capacitado con un proceso integrado es fundamental”, dice El-Hilali.

Pruebe varias herramientas para determinar qué tecnología funciona mejor y para asegurarse de que está invirtiendo su dinero de la manera más efectiva posible, sugiere Mike Rulf, CTO de América para Syntax, proveedor de servicios de TI. “De esta manera, se trata menos del costo de una herramienta o servicio específico y más de hacer una inversión a largo plazo en la empresa”, señala.

Muchos líderes exitosos de TI conservan recursos al enviar tareas simples seleccionadas directamente a los usuarios finales. “En algunas organizaciones, el personal de TI permitirá a los usuarios finales realizar sus propias restauraciones a partir de copias de seguridad y archivos, y administrar sus datos utilizando aplicaciones como One Drive o SharePoint”, observa El-Hilali. “Este tipo de iniciativas ayudan a reducir la carga de trabajo de los equipos de TI y a liberar su tiempo para elementos de mayor prioridad”.

6. Considere la contratación externa

Con frecuencia es menos costoso adquirir software y servicios que desarrollarlos internamente. “Con demasiada frecuencia, el personal de TI quiere desarrollar aplicaciones internamente cuando hay una opción disponible a través de COTS, SaaS o una oferta en la nube”, explica Hodgson.

“El outsourcing es más económico que el personal”, dice Keith Marchiano, vicepresidente de tecnología de información y comunicaciones para servicios de TI y proveedor de soporte Kyocera Intelligence Mid-Atlantic.

7. Busque asesoría externa

Obtener una evaluación realista de un par de analistas de la industria puede ayudar a un CIO a establecer parámetros razonables para un presupuesto de TI propuesto. “En combinación con la presentación de informes a través de paneles de control y el trabajo con los departamentos de finanzas, estos pasos ayudarán a los líderes de TI a lograr la flexibilidad para administrar eficazmente su presupuesto de TI”, sugiere finalmente El-Hilali.