El software que las empresas pagan y no usan

Hasta el 30% del gasto en software podría estar subutilizado, según estimaciones citadas por SoftwareOne, mientras las empresas buscan liberar presupuesto para financiar nuevas iniciativas de innovación.

Las empresas pueden estar pagando por una parte del software que utilizan sin obtener realmente valor de él. Licencias asignadas a empleados que ya no las necesitan, aplicaciones duplicadas, herramientas que dejaron de utilizarse o contratos que se renuevan automáticamente pueden convertir el software en uno de los gastos más difíciles de detectar dentro del presupuesto tecnológico.

SoftwareOne estima que entre el 25% y el 30% del gasto en software puede estar subutilizado, a partir de referencias de Gartner y Deloitte. El problema adquiere mayor dimensión a medida que las organizaciones combinan aplicaciones SaaS, servicios cloud, software tradicional y herramientas contratadas directamente por distintas áreas.

“El desafío no es simplemente reducir el gasto tecnológico, sino entender qué parte de ese gasto está generando valor y cuál puede optimizarse. En nuestra experiencia, cuando las empresas adquieren visibilidad sobre sus licencias, contratos y niveles reales de utilización, aparecen oportunidades concretas para liberar presupuesto y destinarlo a nuevas prioridades del negocio”, explica Juan David Zuluaga, Federation Lead de SoftwareOne.

El gasto invisible crece con la complejidad

El problema no necesariamente surge porque las empresas carezcan de controles. La transformación digital ha multiplicado el número de aplicaciones y proveedores que forman parte del ecosistema tecnológico.

Una organización puede tener cientos o miles de aplicaciones distribuidas entre diferentes áreas, contratos y modelos de licenciamiento. Gartner identifica precisamente la visibilidad sobre el software y la optimización de licencias como objetivos centrales de la gestión de activos de software.

En este escenario, saber cuánto se paga ya no es suficiente. Los líderes de TI y transformación digital necesitan saber qué se utiliza, quién lo utiliza, con qué frecuencia y qué valor aporta al negocio.

El problema está también en las renovaciones

Uno de los errores más habituales consiste en considerar la licencia como una compra puntual. En realidad, debería gestionarse como un ciclo de vida.

Una persona cambia de función, abandona la compañía o deja de utilizar una aplicación, pero la licencia puede permanecer activa hasta la siguiente renovación. Lo mismo ocurre cuando dos departamentos adquieren herramientas que cumplen funciones similares o cuando una solución SaaS se incorpora sin que exista una visión completa del portafolio tecnológico.

La renovación debería ser, por tanto, un momento de revisión y no un trámite administrativo.

Optimizar para financiar innovación

El estudio de SoftwareOne y ThoughtLab introduce una idea especialmente relevante: el ahorro tecnológico puede convertirse en una fuente de financiación para nuevas iniciativas.

El 59% de los CFO consultados señala que los ahorros derivados de la optimización del gasto en software y cloud constituyen una de sus principales fuentes para financiar innovación. Entre los CIO, la proporción alcanza el 50%.

Esto cambia la conversación. La optimización deja de ser simplemente una estrategia de reducción de costos para convertirse en una forma de redistribuir el presupuesto tecnológico hacia proyectos con mayor impacto.

¿Cómo detectar el software que se está pagando de más?

Para las organizaciones que buscan identificar estas oportunidades, SoftwareOne recomienda comenzar por tres acciones:

• La primera es construir un inventario único de software, que permita cruzar lo contratado con lo efectivamente instalado y utilizado, incluyendo ambientes on-premise, nube y aplicaciones SaaS.

• La segunda es medir el uso real, y no solamente verificar si una licencia está asignada. Datos como último inicio de sesión, frecuencia de uso y utilización de funcionalidades permiten identificar licencias que pueden ser recuperadas o reasignadas antes de una renovación.

• Finalmente, las empresas deberían incorporar los datos de uso a su proceso de renovación, idealmente con una revisión entre 90 y 120 días antes del vencimiento de los contratos. Esto permite evaluar reducciones de volumen (true-down), consolidar herramientas duplicadas, modificar niveles de servicio o renegociar las condiciones con los proveedores.

Para SoftwareOne, esta mirada forma parte de una gestión integral de activos tecnológicos (ITAM), que combina inventario, medición de uso, optimización contractual, cumplimiento y gestión financiera de la tecnología. Su enfoque de optimización contempla analizar las licencias de software, los entornos cloud y las aplicaciones de la organización para identificar oportunidades de racionalización y reducción de costos.

“El software dejó de ser una compra puntual y pasó a ser un gasto corriente, fragmentado y muchas veces opaco. Sin inventario, sin uso medido y sin un responsable claro, cada renovación puede replicar el desperdicio. Una gestión adecuada de ITAM permite transformar ese gasto en presupuesto disponible para nuevas prioridades del negocio”, concluye el experto.

Del ahorro a una nueva capacidad de inversión

Los ejemplos recogidos por SoftwareOne muestran que la oportunidad puede ser significativa. En un banco norteamericano, un análisis de activos tecnológicos identificó más de US$650.000 en ahorros, mientras una compañía energética consiguió US$4 millones durante el primer año y redujo en 55% su número de aplicaciones.

La cuestión no es dejar de utilizar tecnología. Es dejar de pagar por tecnología que ya no aporta valor.

Para los líderes de TI y transformación digital, esa diferencia puede ser estratégica. En un momento en que las organizaciones necesitan financiar inteligencia artificial, automatización, datos y modernización sin incrementar indefinidamente sus presupuestos, el próximo euro para innovar podría estar escondido dentro del software que la empresa ya está pagando.

La gestión de activos tecnológicos deja así de ser una tarea administrativa. Se convierte en una capacidad para decidir dónde debe estar el próximo euro de inversión tecnológica.