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Este año es decisivo para la adopción de la nómina electrónica en todos los grupos obligados, así como la implementación de tecnología necesaria para su gestión.
De acuerdo con lo establecido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), el año 2022 es decisivo para la adopción de la nómina electrónica en todos los grupos obligados, así como la implementación de tecnología necesaria para su gestión, como es el caso del software de nómina.
Sabemos que aún existen muchas dudas al respecto, es por eso que en este artículo te compartimos información clave, sobre todo lo que tienes que saber para emitirla en tiempo y forma y evitar problemas con las autoridades.
¿Qué es la nómina electrónica?
De acuerdo con la DIAN, la nómina electrónica es un documento que contiene el soporte de los costos y deducciones del Impuesto Sobre la Renta (ISR) y el IVA, en caso de aplicar, relacionados con los pagos de nómina o pensiones en las relaciones laborales.
Consta de tres principales componentes:
- Valores devengados de nómina,
- Valores deducidos de nómina
- Valor total de la diferencia de los mismos
De esta manera, todos los contribuyentes responsables del ISR en Colombia deben generarlo y transmitirlo a la DIAN para su validación de forma mensual, durante los primeros 10 días de cada periodo.
¿Qué se necesita para crear el documento soporte de pago?
En primer lugar, necesitas un proveedor tecnológico de emisión de nómina electrónica. Es decir, un programa informático en la nube, que es configurable para generar el documento de soporte solicitado por la DIAN.
También es necesario un certificado de firma electrónica para firmarlo antes de su envío a la DIAN.
Aquí los pasos a seguir una vez que cuentes con las herramientas:
- En el software deberás ingresar los datos y razón social de la empresa
- Apellidos, nombre y número de identificación de cada empleado
- Verifica que el archivo cuente con el código único de documento soporte de pago de nómina electrónica – CUNE (Generalmente está incluido en el software).
- Determina un número consecutivo, de control interno, para cada documento
- Configura el contenido y valores de los conceptos, que corresponden al valor devengado de la nómina
- Relaciona el contenido y los valores y recalca el valor total devengado
- Da cuenta del valor total a liquidar
- Ingresa la información sobre el medio de pago utilizado para liquidarla
- Informa sobre la fecha y hora de emisión del documento
- Firma digitalmente
- Captura la información del proveedor tecnológico y
- Envíala a la DIAN para su validación
¿A partir de cuándo es obligatoria la nómina electrónica?
El proceso para la implementación de la nómina electrónica por parte de las empresas dio inicio a mediados de 2021 y culminó en los primeros días de marzo de 2022, con las empresas de 1 a 10 empleados.
Sin embargo, las empresas dentro de la categoría de “No obligados a facturar electrónicamente” también podían iniciar el proceso en enero de 2022. De manera que en junio de 2022, todos los grupos están obligados en Colombia a emitir la nómina electrónica.
¿Por qué debe emitirse la nómina electrónica?
La Nómina electrónica forma parte de los procesos de transformación digital implementados por el gobierno colombiano, mediante la DIAN, de acuerdo con lo publicado en la resolución 013 del 11 de febrero del 2021.
Las empresas que incumplan con este nuevo requisito o que envíen la información con errores pueden incurrir en ciertas sanciones:
Multa máxima de 15.000 UVT, reflejadas de la siguiente manera:
- 5% sobre el valor las cifras no informadas
- 4% de la nómina que presenta errores
- 3% sobre el valor devengado en casos de transmisión de nómina fuera de tiempo
- 0.5% cuando sea imposible establecer los ingresos del patrimonio
Conclusión
El avance en la digitalización de los procesos contables y fiscales en Colombia es un hecho y parte de esta evolución es la integración de la nómina electrónica. Sin embargo, como puedes ver, su emisión y gestión no es tan complicada cuando se cuenta con las herramientas necesarias como el software de nómina, que está diseñada para esos fines.
