Delegar y los 7 errores que el CIO debe evitar

Delegar tareas es una habilidad esencial del CIO.

Sin embargo, muchos líderes de TI continúan cometiendo los mismos errores que roban la eficiencia. No se convierta en uno de ellos.

Por: John Edwards | Original de IDGN

Los CIOs están cargados con demasiadas responsabilidades para que un sólo individuo las maneje de manera competente o productiva por su cuenta.

Por eso es importante saber cómo delegar tareas de manera eficiente a miembros del equipo cuidadosamente seleccionados.

Desafortunadamente, muchos CIOs son reacios a asignar cualquier tarea importante a un subordinado, creyendo que el trabajo puede no ser manejado adecuadamente o – peor aún – completamente fallido.

Sin embargo, tales preocupaciones a menudo son infundadas. Más bien es probable que la persona designada ya haya demostrado su capacidad para manejar con éxito las cargas de trabajo críticas.

Aún así, los errores pueden ocurrir. Si una tarea importante se delega a la persona equivocada (o por la razón equivocada) una asignación crítica puede fallar parcial o completamente.

Para garantizar que cada tarea asignada se cumpla de manera eficiente y sin dolor, es importante evitar los siguientes siete errores comunes de delegación.

1.- Entrega de tareas a personal no cualificado o no preparado

Uno de los mayores escollos de la delegación es entregar un trabajo a una persona que carece de las habilidades necesarias para completar con éxito el trabajo. Recuerde que el dinero siempre se detiene con usted, como líder y delegador.

“Eres tú quien es responsable del resultado, y si la calidad es deficiente, se reflejará negativamente en ti. En el peor de los casos, podría resultar en una interrupción o un incidente cibernético”, dice Jeff DeVerter, evangelista jefe de tecnología de la firma de computación en la nube Rackspace.

DeVerter dice que es un fuerte defensor del sistema de aprendices, el cual une a los miembros del equipo junior con expertos senior que se asegurarán de que todo el trabajo asignado esté a la altura.

Agrega que el enfoque también ayuda a construir el trabajo en equipo, al tiempo que derriba el muro que separa a los empleados recientes de los profesionales experimentados.

2.- Delegar más allá de su supervisión directa

Los líderes de TI deben evitar cualquier delegación que ceda autoridad a una parte no supervisada.

Recuerde que la delegación no exonera la responsabilidad.

“Si un líder delega en un partido sobre el que no tiene autoridad directa, crea un escenario en el que hay responsabilidad sin control. También puede verse como ‘hacer que otra persona haga su trabajo’, lo que va en detrimento de su credibilidad y respeto como líder”, explica Andrew Riem, vicepresidente de TI de Euna Solutions, un proveedor de soluciones basadas en la nube para organizaciones del sector público.

Riem afirma que la delegación es una habilidad que exige confianza por parte de cualquier líder que busque convertirse en un mentor y no simplemente descender a la microgestión.

3.- Delegar sólo tareas menores

Asignar sólo tareas y responsabilidades de nivel inferior indica una falta de confianza en los miembros del equipo.

También evita que su personal se enfrente a desafíos del mundo real y asuma responsabilidades cada vez mayores.

“Esto puede llevar a los empleados a buscar mejores alternativas para aprender, crecer y avanzar en su carrera en otros lugares”, advierte Ola Chowning, socio de la firma de investigación y asesoría tecnológica ISG.

Al respecto, Chowning señala que una de las habilidades más importantes que los profesionales de TI deben dominar es la construcción de relaciones.

Ella observa que los CIOs y sus equipos, a menudo, son llamados a trabajar con grupos de diversas partes, interesadas en llegar a decisiones que todas las partes puedan apoyar.

“Es frecuente que esto requiera habilidades tanto de influencia como de negociación, con más de un toque de inteligencia emocional real”, explica Chowning.

Destaca que estas son las cualidades de liderazgo que debemos buscar y habilitar en nuestros subordinados.

“Así los ayudamos a prepararse para roles de liderazgo más senior y quitamos el trabajo verdaderamente impactante del plato del CIO”.

4.- Delegación de la supervisión de tareas de misión crítica

Los líderes de TI deben evitar delegar la supervisión de las tareas críticas para el negocio, especialmente aquellas propensas al mal uso o malversación, aconseja George Gerchow, CSO y vicepresidente senior de TI en Sumo Logic, una empresa de análisis de datos de máquinas basada en la nube.

Como ejemplo, Gerchow señala el pedido de activos y la gestión de inventario, El mal uso puede surgir cuando un líder de TI no está directamente involucrado en el inventario de activos y el programa de gestión, y puede provocar desperdicio de hardware e incluso un posible robo interno.

“Si la gestión de activos no tiene una supervisión adecuada, también puede conducir potencialmente a la exposición de datos confidenciales, ya que se pueden perder los pasos críticos de borrado de datos”.

Gerchow recomienda implementar un sistema de aprobación para la incorporación y baja de activos de TI.

“Tenga un equilibrio de auditorías y aprobaciones de TI e InfoSec”.

5.- Proporcionar instrucciones crípticas

No proporcionar instrucciones claras y concisas al asignar una tarea puede llevar a la frustración y al fracaso.

Richard Baker, CTO del proveedor de soluciones administradas TWC IT Soluti, considera que no es raro que un líder de TI – inundado de múltiples proyectos – delegue apresuradamente una tarea.

Con ello nos referimos a delegsr sin delinear – claramente – el resultado deseado o proporcionar objetivos y plazos específicos.

El problema es que, la falta de claridad puede llevar a graves consecuencias.

“Las instrucciones poco claras crean un caldo de cultivo para malentendidos y recursos desperdiciados”, explica.

En tales situaciones, los miembros del equipo perderán un tiempo precioso tratando de descifrar lo que se espera de ellos, sólo para descubrir que se han desviado del rumbo.

“La frustración y la desmotivación resultantes pueden ser perjudiciales para la cohesión del equipo y la moral individual”, señala Barker.

Además, la ausencia de instrucciones claras abre la puerta a errores o resultados deficientes. Esto, en última instancia socava la productividad del equipo y la calidad de la producción.

Hablemos de expectativas

Al delegar tareas, los líderes de TI deben proporcionar a los miembros del equipo instrucciones detalladas y bien definidas.

“Comunicar claramente el resultado deseado, los objetivos específicos, los plazos y otra información relevante relacionada con la tarea o el proyecto, prepará a su equipo para el éxito”, dice Baker.

El especialista estima que que, además, establecer un canal abierto de comunicación (en el cual los miembros del equipo pueden buscar aclaraciones o hacer preguntas) asegura que todos estén en sintonía y entiendan sus responsabilidades.

Por otro lado, las instrucciones claras brindan a los empleados un marco sólido en el que pueden operar y tomar decisiones informadas.

“Les ayuda a comprender las expectativas, alinear sus esfuerzos en consecuencia y trabajar de manera más eficiente hacia los resultados deseados”, explica Baker.

La probabilidad de malentendidos o errores se reduce considerablemente cuando los miembros del equipo tienen una comprensión integral de lo que se requiere de ellos.

“Además, las instrucciones claras fomentan un ambiente de trabajo positivo y de apoyo, aumentando la moral y la motivación entre los miembros del equipo, lo que en última instancia conduce a una mayor colaboración y éxito”.

Baker agrega que:

Al establecer expectativas claras
Mantener canales de comunicación abiertos
Y empoderar a los miembros del equipo,los líderes de TI pueden delegar tareas y proyectos de manera efectiva

Y hacerlo mientras cultivan un entorno de trabajo colaborativo y próspero.

6.- Delegar traeas parcialmente

Un error importante es delegar tareas mientras se continúa microgestionando, sin dar a los miembros del equipo la autoridad y la autonomía necesarias para ejecutar completamente su trabajo.

Una vez que se ha delegado una tarea, entrometerse nunca es una buena idea, señala Jesse Stockall, arquitecto jefe del desarrollador de software Snow Software.

“Cuando un líder todavía está muy involucrado en una tarea, derrota el propósito de delegar. La persona que recibe la tarea seguirá haciendo la mayor parte del trabajo, pero con una fuerte supervisión no tendrá la oportunidad de desarrollarse y crecer”, señala.

Los líderes seguros proporcionan las barandillas y los puntos de control necesarios para evitar posibles fallas catastróficas, al tiempo que asignan un grado de autonomía a la persona que maneja la tarea.

Stockall asegura que el ancho de las barandillas se puede ajustar de acuerdo con la experiencia y el historial de éxito del individuo.

Explica, además, que el objetivo debe ser capacitar a los miembros del equipo para que se apropien de su trabajo y acepten la responsabilidad, sin importar el resultado.

“Esto, a su vez, libera al liderazgo para centrarse en otras actividades”, explica.

7.- Negarse a delegar

Quizás el mayor error de la delegación es nunca delegar. “Esto puede llevar al agotamiento, la ineficiencia y la pérdida de oportunidades”, advierte Brenton Thomas, fundador de la agencia de marketing digital Twibi.

Además, cuando un líder de TI se niega rotundamente a delegar, es posible que no tenga tiempo para concentrarse en tareas más importantes, lo que puede conducir a una ineficiencia persistente.

“También pierden la oportunidad de desarrollar las habilidades y habilidades de los miembros de su equipo”, agrega.

La solución es delegar tareas de manera inteligente y efectiva.

“Esto significa dar a los miembros del equipo las tareas correctas, proporcionarles los recursos necesarios y establecer expectativas claras”, dice Thomas. “También representa estar dispuesto a soltar el control y confiar en que los miembros de su equipo pueden hacer el trabajo”.