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La minería de procesos agrega una capa inteligente encima de todas las aplicaciones, proveyendo una compresión en tiempo real de estos.
Por: Laszlo Beke | Presidente de la Junta Directiva de Beke Santos
Desde que se logró la primera automatización hace más de medio siglo, las empresas y otras organizaciones siempre se han preguntado cuando llegamos a automatizar los procesos de negocios.
Hay miles de procesos en cualquier empresa y ellos, típicamente, operan a través de diferentes aplicaciones o sistemas desconectados, los cuales no fueron diseñados para trabajar en conjunto.
Además, el número de diferentes aplicaciones que las empresas usan ha explotado en las últimas dos décadas de unas pocas a centenares.
El reto actual es lograr la transformación digital, superando la inercia y adhiriéndose al necesario cambio y allí aparece ahora la Minería de Procesos.
La minería de procesos le permite a las empresas analizarlos y mejorarlos: los flujos y procedimientos que los empleados aplican en respuesta a diferentes eventos – como la recepción de una factura – de manera que se puedan corregir cuellos de botella y realizar otras mejoras operacionales.
La minería de procesos agrega una capa inteligente encima de todas las aplicaciones, proveyendo a las empresas una visión de rayos X, continuamente actualizada de los mismos.
Al simplificar los procesos, se hacen mas eficientes y sostenibles.
Eventualmente se quiere tener la capacidad de componer y descomponer los procesos en forma inmediata.
Historia
- A mediados de 1990’s aumentó el número de soluciones de administración del flujo del trabajo y comenzó un enorme crecimiento de sistemas para el soporte de procesos de negocios basados en el modelaje.
- Las investigaciones pasaron de la administración del flujo de trabajo a minería de procesos.
- La minería de procesos era terreno casi exclusivo del área académica, con poco impacto en las operaciones de las corporaciones.
- Tradicionalmente el trabajo ha sido realizado por integradores de sistemas o consultores.
- Ahora, finalmente, comienza a adquierir importancia la minería de procesos en el área empresarial.
Análisis y mejora de procesos
El análisis de procesos, entenderlo y medirlo, así como los recursos que consume es importante además de valioso, por cuanto provee comprensión y perspectiva de la posible necesidad de mejora de un proceso.
También suministra una base de referencia para la comparación entre un proceso existente y uno mejorado.
El análisis de procesos, también conocido como el descubrimiento de procesos, permite extraer data de los registros en los sistemas transaccionales que soportan procesos clave, así como permite tanto entender como medir los flujos de procesos existentes y sus variaciones.
Sin embargo, ahora ya estamos en la etapa en la cual un número creciente de empresas quieren y esperan procesos ya sea intervenidos y/o mejorados.
Existe menos interés en solamente analizarlos y medirlos.
Por supuesto, la mejora de los procesos debe ser una práctica continúa: el proceso debe dejar de ser una realización única.
Así nace la Minería de Procesos, la cual permite identificar las ineficiencias ocultas entre las diferentes aplicaciones, debido a que éstas no trabajan muy bien en conjunto.
Celonis como ejemplo de Minería de Procesos
Celonis nace en 2011 en Munich y es una empresa precursora en realizar la transición entre el mundo académico y el de negocios en el tema de Minería de Procesos.
Su solución actual tiene estas características:
- Se trata de una capa encima de las aplicaciones del cliente. La data del proceso está alojada en una nube de Celonis, poblada con una biblioteca de KPI’s en la cual las empresas pueden comparar su desempeño con el de otras en procesos claves.
- Se basa en data real, permite identificar los principales problemas y se puede acceder a cada transacción individual en cualquier momento.
- En procesos donde se está aplicando, ha podido mejorar entregas a tiempo en 12%-27% o prevenir 1.000 pagos incorrectos semanalmente.
- Tienen en funcionamiento aplicaciones para cadena de suministros, así como para cuentas por pagar y están trabajando en otras, incluyendo “Pedidos contra reembolso” y “Aprovisionamiento de pagos (Procure to Pay)”.
- Cada aplicación tiene funciones e información para diferentes personas dentro de la organización: Ejecutivo nivel C, líder del proceso, el empleado de primera línea.
- Donde ubica ineficiencias, la solución trabaja con tecnología de administración de ejecución para sugerir y provocar acciones, así como cambios en el flujo. Además puede predecir y proponer en forma proactiva mejoras en temas identificados e implementarlos a través del tablero de mando.
- Usa dos formas diferentes de Inteligencia Artificial:
- Un lenguaje de consulta de proceso (query) que permite a los usuarios definir reglas analíticas, combinando data desde múltiples fuentes.
- Un banco de trabajo de Aprendizaje de Máquina que permite predecir comportamiento futuro de procesos como, por ejemplo, predecir el día de entrega en un proceso de cadena de suministro.
Un ejemplo de la vida real
En una importante farmaceútica global se está usando la solución arriba descrita.
Allí se ha creado el rol de Líder de Minería de Procesos dentro del equipo de Administración de Procesos de Negocios (BPM).
Esa organización y TI se han combinado para ser Propietarios del Proceso y el equipo de BPM trata de armonizar simultáneamente tanto los procesos como los sistemas de TI.
Seleccionaron el proceso de Cuentas por Pagar, focalizándose en tres objetivos:
- Reducir la pérdida de efectivo a través de pagos duplicados o por descuentos por pronto pago.
- Recortar el ciclo de tiempo del proceso.
- Reducir el número de intervenciones manuales.
Un líder del proceso puede bajar hasta el nivel de los flujos y desempeño del empleado base e identificar bloqueadores.
También puede detectar que las facturas de ciertos proveedores siempre requieren correcciones en las órdenes de compra, así como cuando algunos países toman más tiempo en pagar, etc.
Estas disrupciones son útiles para el líder del proceso y para los analistas de mejoras. El sistema también contiene un cierto nivel de automatización.
El futuro y la minería de procesos
Los gigantes de la tecnología están invirtiendo en Minería de Procesos. El reciente proceso de adquisiciones y fusiones apunta hacia las empresas en el mundo de ERP:
A finales de Marzo 2022, Microsoft adquirió Minit, una empresa de Minería de Procesos.
El año pasado, SAP adquirió Signavio e IBM el emprendimiento myInvenio.
Con ello, pueden proveer más valor a sus clientes al lograr que los procesos sean más rápidos y menos propensos a los errores.
Ahora bien, la Minería de Procesos en forma aislada no podrá lograr los tipos de mejoras operativas que las empresas están buscando.
Por ello, hay tres temas que se deben relacionar: Minería de Procesos, Administración de Flujos de Negocios y Automatización Robótica de Procesos.
Después que una empresa ha identificado sus procesos, el próximo paso lógico es automatizarlos, por ello la Minería de Procesos y la Automatización Robótica de Procesos son vistos como un conjunto.
Esto representa un reto para las empresas especializadas en Minería de Proceso y una posibilidad de que, eventualmente, podrían convertirse en empresas de plataforma.
