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8 claves para comenzar un proyecto de automatización de procesos

8 claves para comenzar un proyecto de automatización de procesos

Al iniciar un proyecto de automatización de procesos, es esencial tener una base sólida en marcha. Los expertos de Bizagi resumen ocho elementos clave.

A veces, los equipos de automatización se apresuran sin poner los elementos clave en marcha. Para las organizaciones que aún no han implementado una iniciativa de automatización de procesos significativa, estos son los ocho pasos que AIIM recomienda seguir para aprovechar al máximo su proyecto de automatización. Obtenga más información en el informe completo, ¿Qué es la automatización inteligente de procesos y cómo aplicarla?

1. Seleccione su equipo

En primer lugar, debe seleccionar el equipo que entregará su proyecto de automatización. Sí, el proyecto trata sobre tecnologías de automatización, pero necesita las personas adecuadas para implementar esa tecnología y hacerla avanzar.

Identifique un grupo central multifuncional para impulsar la iniciativa. Si bien el negocio puede dirigir un proyecto impulsado por procesos, también necesitará el apoyo de TI y de operaciones. En la encuesta global de Bizagi de más de 1,000 negocios, las personas que trabajan en los roles de TI (61%), Operaciones (60%) y Especialistas en Procesos de Negocio (57%) se consideran las más efectivas para realizar y entregar el cambio y transformación por parte de sus compañeros.

2. Establezca su marco de referencia

Cada organización tendrá una razón diferente para emprender un proyecto de automatización. Al establecer su marco, debe comprender “por qué” su organización debería considerar una iniciativa de automatización de procesos, no en general, sino en el contexto empresarial y competitivo específico de su organización.

Para algunos, el objetivo de la automatización será mejorar las operaciones internas, mejorando la cadena de suministro o apoyando a los empleados con su trabajo. Para otros, puede ser un ejercicio de mitigación de riesgos o para ayudar a garantizar el cumplimiento. Comprender el “por qué” también le ayudará cuando desarrolle su estrategia porque abordará la entrega del proyecto de una manera diferente en función del resultado deseado.

automatización de procesos

3. Desarrolle su estrategia

La investigación de AIIM revela que la mayor barrera para iniciar proyectos de automatización de procesos es la falta de una estrategia y prioridades claras. Es vital desarrollar un documento de estrategia que establezca su visión junto con los indicadores clave de desempeño y los factores críticos de éxito. Tener un objetivo final claro es obvio, pero debe tener hitos alcanzables regulares que ayuden a indicar cómo avanza el proyecto y mantener a su equipo motivado.

La creación de un Centro de Excelencia (CoE) para la gestión y automatización de procesos puede ayudarlo a definir su estrategia al establecer estándares de diseño y mejores prácticas. También le ayudará a crear un arsenal de componentes reutilizables, de modo que luego pueda ampliar la producción y realizar economías de escala, con un tiempo de entrega menor para generar flujos de trabajo adicionales y costes de producción reducidos.

4. Obtener el respaldo de un ejecutivo

Puede ser difícil conseguir que todos estén de su lado al iniciar una nueva iniciativa o al introducir una nueva tecnología. Debe identificar un patrocinador ejecutivo para su proyecto de automatización de procesos y obtener su aceptación.

Si demuestra cómo sus aportes contribuirán al negocio en general y los efectos positivos de la automatización de procesos en la empresa, puede incorporarlos. Esto, a su vez, facilitará la generación de confianza en el proyecto de automatización en toda la organización. Esto tiene que venir desde arriba; si los altos directivos evangelizan el cambio, se filtrará a todos los niveles de la organización.

5. Seleccione sus primeros procesos

Evalúe qué procesos son los más adecuados inicialmente para la iniciativa. Su primer proceso debe ser uno que pueda producir resultados rápidamente. De acuerdo con el marco de referencia Bizagi Spark, debe comenzar con poco, pensar en grande y escalar rápidamente. Esta metodología ágil de automatización de procesos ofrece resultados rápidamente al identificar un proceso simple que se puede utilizar como una “ganancia rápida”.

Automatizar este primer proceso y entregar valor tangible rápidamente ayudará a generar impulso en su proyecto de automatización de procesos, demostrar valor a sus ejecutivos e infundir confianza en el proyecto en toda su organización. Luego, puede aprovechar lo que aprenda de su primer proceso y escalar la automatización en toda la empresa.

6. Gestión de cambios

La primera reacción al cambio suele ser de resistencia, por lo que debe identificar agentes de cambio que puedan ayudarlo a inculcar la automatización de procesos en toda la organización. Puede usar a su ejecutivo para ayudarlos a convencerlos de que esta tecnología es vital para la transformación digital y que todos tienen un papel importante que desempeñar para que esto suceda.

Tiene todo lo que necesita para que la gente esté de su lado. Utilice su estrategia y marco de referencia para destacar el camino hacia el éxito y los hitos a lo largo de éste. Una vez que haya comenzado, puede utilizar los resultados de su primer proceso para demostrar la eficacia y eficiencia de la automatización de procesos y conseguir que las personas estén de su lado.

“Por lo general, a los empleados se les pide que hagan más con menos, lo que genera frustración y falta de voluntad para cambiar la forma en que trabajan. Hacer un esfuerzo concertado para comunicar la estrategia general y demostrar cómo la automatización de procesos complementará el trabajo que realizan sus empleados es vital para el éxito del proyecto”, aconseja Sheri Nystedt, CIP.

7. Evaluar el estado de procesos y sistemas

Es importante realizar una evaluación inicial del estado actual de los objetivos del proceso y los sistemas que los respaldan. No tiene sentido automatizar procesos que están dañados. También hace que sea más difícil medir el retorno de la inversión del proyecto si no establece un punto de referencia de cómo funcionan los procesos y sistemas antes de la automatización.

Es probable que a medida que su organización haya adquirido más aplicaciones, la pila de tecnología ahora se componga de sistemas dispares y aislados que no se comunican entre sí correctamente. Es imperativo que TI optimice estos sistemas para habilitar a los empleados y brindar un mejor servicio a los clientes. El uso de una única plataforma de automatización de procesos para respaldar los sistemas conecta los silos y utiliza el proceso como un lenguaje común para unir el negocio, mientras que la automatización ayuda a ofrecer más eficiencias.

8. Identificar los resultados esperados para establecer objetivos

Ya debería haber considerado los resultados de su iniciativa como parte de su marco y haber preguntado ‘por qué’ se está sometiendo al proyecto de automatización. Ahora es el momento de identificar los beneficios esperados de la automatización de sus procesos y priorizar los objetivos del proceso inicial en función de los resultados esperados.  Los beneficios de la automatización de procesos incluyen que:

Le dé soporte al cumplimiento: La automatización de procesos garantiza que las tareas se completen en línea con los parámetros que se establezcan, para que pueda cumplir con las mejores prácticas y evitar el riesgo de errores.

Habilite a los empleados: Las tareas manuales repetitivas, como la entrada de datos, se pueden automatizar para liberar a los empleados para que se concentren en otras áreas de sus trabajos que requieren un toque humano.

Proporcione visibilidad del recorrido del cliente: Con una única plataforma de automatización de procesos, puede verlo todo End-to-end. Esto ayuda a proporcionar una vista contextualizada del cliente y le permite brindar una mejor satisfacción.

Habilite el desarrollo ágil y escalable: Al crear procesos reutilizables y utilizar un CoE, puede escalar la automatización en toda su organización y realizar cambios ágiles en los procesos con facilidad, de modo que pueda mejorar continuamente las operaciones.

Eficiencia de costes: La implementación de la automatización en la oficina genera un 30% hasta un 200% de ROI en el primer año, principalmente en ahorros de mano de obra, informa Think Automation.

Texto de Claire Vanner, Editor Bizagi | Foto de Christina Morillo en Pexels

Entusiasta seguidor de la tecnología y las innovaciones que cambian el mundo. Director Editorial y COO en The HAP Group.