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Las empresas hoy enfrentan la necesidad de avanzar de digitalizar documentos a la automatización procesos.
Es necesario que las organizaciones cuenten con sistemas para automatizar, que les permitan optimizar sus operaciones.
Por: Rafael Hirata | Jefe de Innovación y Desarrollo de Negocios Digitales, responsable de Servicios de Contenido y Captura en Xerox Brasil
Cuando las organizaciones de todo tipo no cuentan con instrumentos y políticas eficaces, lo más probable es que inviertan más tiempo y recursos en alcanzar sus metas.
Esto incluye los recursos que destinan los colaboradores para implementar procesos, personal capacitado y las mejores herramientas.
Ante esta situación, Xerox propone sistemas que se apoyen en la automatización de tareas diarias, como onboarding digital y flujos documentales críticos.
Las empresas que integren este tipo de estrategias serán más exitosas en el mercado. ¿Por qué? Pues porque agilizar tareas cotidianas les permitirá ahorrar valiosas horas para destinarlas a actividades que dejen una mayor ganancia y mejores márgenes de rentabilidad.
Estas son algunas áreas estratégicas de negocio donde se puede aplicar el framework de Xerox:
Finanzas
Gracias a RPA se pueden automatizar tareas financieras repetitivas, en las cuales la rutina puede derivar en errores de facturación, gestión de cuentas por pagar o conciliación bancaria.
Al confiar estas actividades a bots se puede:
- Ahorrar hasta 70% del tiempo dedicado al procesamiento de facturas.
- Reducir en 80% tus costos de operación.
- Incrementar la precisión en la captura de datos.
Elevar la experiencia del cliente
Con ayuda de onboarding digital y la IA generados se pueden atender un mayor número de consultas de clientes, así como antecedentes que en conjunto con la preparación del acuerdo digital ofrece ganancias al negocio.
Esto tanto en dinero como en tiempo y confiabilidad. Todo ello a prueba de manipulación.
Marketing y Ventas
También el equipo de mercadotecnia puede beneficiarse de la automatización de procesos con Inteligencia Artificial (IA).
pues es a través de este mecanismo que se gestiona la generación de leads, las campañas de correo electrónico y el análisis de los datos que van generando la interacción de los usuarios.
Simplificar los procesos legales
Como ocurre en otras áreas, el onboarding digital y la IA pueden automatizar tareas legales como la gestión de documentos y la preparación de contratos en automático, así como firmarlos de manera segura de manera electrónica.
Esto permite cumplir con los lineamientos de la ley mexicana.
Tal solución puede reducir los errores en el manejo de la información hasta en un 90%, además de acelerar la redacción de documentos en un 80%.
Optimización de procesos en RRHH
El equipo de recursos humanos también puede beneficiarse con la automatización de algunas tareas de su flujo de trabajo.
Hablamos de delegar el onboarding de nuevos empleados, la investigación automatizada de antecedentes, junto con la preparación del Expediente único de usuario.
Todo ello supone altas ganancias en el negocio y disminución de tiempo.
Mejorar la eficiencia de procesos
Ser más preciso en procesos operativos como el manejo de inventarios contribuye a reducir los costos de mantenimiento hasta en 30%.
Igual ocurre al mejorar la cadena de suministro o contar con mantenimiento predictivo para evitar tiempos “muertos” por equipos con fallas.
Para optimizar el tiempo de la fuerza de trabajo en cualquier área basta con aplicar estas sencillas acciones:
1.- Proteger los datos sensibles e información privada
Esto supone el uso adecuado de la información, la designación de roles y permisos conforme a las actividades, la aplicación de ISO’s y NOM vigentes, junto con partners alineados a políticas de seguridad nos ayuda a entregar valores agregados.
2.- Automatización y atención al cliente
Con esto se consigue mayores ingresos, ampliación de la experiencia del cliente y de los empleados. Reducción de costes y aumento de la productividad mediante la aceleración de los plazos.
3.- Integración y optimización
Esto es posible gracias a la alimentación digital de los procesos empresariales correspondientes.
Es decir, minimizar el trabajo y eliminar errores. Otro tanto es posible al automatizar trámites como la solicitud de transacciones, así como en la decisiones y acciones de manera fácil.
La automatización y el onboarding digital ofrece una solución integral para aprovechar un servicio en el que las aplicaciones de gestión de contenido intuitivas, flexibles y configurables, son utilizadas para categorizar, almacenar, organizar y gestionar el ciclo de vida de su contenido de negocio más crítico, ya sea onpremise o en la nube.
