¿Qué implica una gestión eficiente de activos de software?

Hablar de una gestión eficiente de activos de software (SAM, por sus siglas en inglés), implica pensar en una gestión de TI que proporcione un conjunto de buenas prácticas para la administración, el control y la protección de los activos de software dentro de una organización.

El Software Asset Management, es aplicable a cualquier tamaño de empresa y permite a las organizaciones recapturar de manera precisa los costos y beneficios asociados con proyectos de TI, lo que permite tener una ventaja competitiva sin embargo, en la mayoría de los casos no se le da la importancia requerida a pesar de ser considerada un proceso estratégico.

Una estrategia sólida de SAM  ayuda a:

–  Controlar los costos y riesgos de negocios.

–  Optimizar las inversiones de software.

–  Crecer con las necesidades de la compañía

Un programa efectivo de SAM puede aumentar la eficiencia en todo el negocio, mejorando la productividad, visibilidad y rentabilidad.

Algunos de los beneficios que puede percibir el departamento de TI, que será el que tenga la  responsabilidad última de administrar los activos de software con SAM, son:

–  Entender los activos de software que tiene

–  Agilizar los procedimientos

–  Planear eficientemente actualizaciones e implementaciones

–  Demostrar el valor de los activos de TI con datos precisos

–  Reducir la carga de trabajo del escritorio de ayuda y maximizar la efectividad con una estandarización del sistema

Con respecto a otros sectores de las compañías, SAM beneficia a los departamentos de compra, al proporcionarles una comprensión mayor de la necesidad de software de la compañía y las relaciones con los proveedores. En lo que respecta al área administrativa, aumenta la visibilidad de los gastos actuales de TI y asegura una mejor planeación de presupuesto de gastos y adquisiciones proyectados, ya que se constituye bajo  procedimientos de compra simples y su implementación permite un control centralizado. Las áreas Legal y de Recursos Humanos, también pueden beneficiarse con este sistema de gestión, ya que SAM ayuda a las compañías a lograr y demostrar el cumplimiento con entidades que requieren estándares estrictos de control sobre TI, al tiempo que ayuda a minimizar los riesgos y amenazas a la seguridad.

Los pasos recomendados para que la implementación de un SAM resulte efectivo, pueden resumirse en:

1.  Realizar un inventario de software emitiendo un reporte de licenciamiento en uso.

2.   Comparar el reporte de licenciamiento en uso con las licencias que haya adquirido.

3.   Definir Políticas y Procedimientos formales para las fases del ciclo de vida de software, es decir para su adquisición, instalación, uso y retiro.

4.   Mantener su plan de SAM actualizado velando por el cumplimiento de políticas y procedimientos establecidos.