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Una de las consecuencias de la transformación digital identificadas por Adobe es el fortalecimiento del trabajo colaborativo, en especial en 2022.
Si en el último año usted no ha escuchado la expresión “lograr experiencias de trabajo colaborativo más eficientes y humanas“, quizás sea astronauta y ha estado fuera del planeta.
Así que no queda más que decirle: “¡Bienvenido!” y señalarle que se ha perdido de muchas cosas.
Y es que, como consecuencia de la pandemia, la transformación digital en las empresas, que antes no pasaba de ser una iniciativa interesante, hoy se ha convertido en una necesidad para empresas e instituciones.
El Covid-19 forzó al mundo a recurrir al trabajo remoto o híbrido, digitalizar dejó de ser una posibilidad para ser una obligación, sin contar que se ha convertido en una gran ventaja y, definitivamente, la mejor manera de crecer.
De acuerdo con un estudio realizado este año por la firma Forrester, y contratado por Adobe:
- El almacenamiento de documentos en la nube
- Las firmas electrónicas
- La automatización de flujos de trabajo
- Y el uso de documentos digitales…
… son prioridad y, de cara a 2022, serán procesos cada vez más necesarios.
¿Promesas autocumplidas?
El estudio de Forrester/Adobe señala que 72% de las empresas cree que aplicaciones como la firma electrónica son esenciales para la continuidad de un negocio.
Pero, además, ya no se trata de una necesidad solo es para el negocio, sino también para los equipos de trabajo; según el mencionado estudio, el 66% de los empleados requiere alternativas digitales para su trabajo.
“Este es el resultado de lo fácil, cómodo y seguro que son los procesos de documentación digital que hoy por hoy, no depende del papel, ahorra tiempo que se puede invertir mejor y libera recursos valiosos”, explica Eduardo Jordao, Senior Channel Account Manager en Adobe.
Por el contrario, el estudio destaca que:
- Mantener procesos lentos y obsoletos…
- … basados en papel…
- … pueden llevar a un profesional a perder el interés por su trabajo, a sentirse frustrado y sin compromiso
Por eso, Adobe presenta 4 recomendaciones clave para impulsar equipos de trabajo a través de experiencias optimizadas y personalizadas de trabajo colaborativo:
1. Generar flujos de trabajo dinámicos
Gestionar el flujo de documentos supone fricciones. Ya sea que esté enviando:
- Documentos para firmas
- Formularios de seguimiento
- O archivando papeles…
… es muy fácil que las cosas se pierdan en medio de la confusión.
Ello ha demandado soluciones que permitan que cualquier profesional dentro de la organización – sin importar dónde se encuentre – puede adaptar y automatizar los flujos de trabajo para:
- Obtener firmas electrónicas
- Recopilar datos de formularios
- Confirmar la entrega de un documento importante.
Todo ello permite optimizar la gestión de los flujos de trabajo y lograr que la operación avance en el menor tiempo posible.
2. Dedicar menos tiempo a tareas administrativas y más tiempo al equipo
Otro rasgo de la nueva normalidad es que los entornos corporativos están asumiendo que su principal interacción es con las personas.
Pese a ello, con demasiada frecuencia los líderes de un área o de un equipo se encuentran atrapados en tareas administrativas repetitivas en lugar de centrarse en las prioridades impulsadas por las personas.
Dedicar menos horas al tradicional ‘papeleo’ e invertir más tiempo en la incorporación de aplicaciones modernas y procesos 100% digitales ayudará a reducir costos asociados al papel, la impresión y el almacenamiento.
Adobe Sign, por ejemplo, permite realizar seguimiento a los documentos con mayor facilidad, lograr que se firmen de forma electrónica desde cualquier lugar y recopilarlos directamente en un dispositivo móvil.
3. Mantener el negocio en movimiento y el trabajo colaborativo
Los procesos disfuncionales y los flujos de trabajo desconectados pueden generar problemas de comunicación y una colaboración ineficaz.
Las oficinas y entornos corporativos cada vez más remotos y móviles necesitan herramientas digitales ágiles, que funcionen para todos, desde cualquier lugar y siempre que sean necesarias.
Mantenerse conectado con la gente en la oficina o mientras viaja, invertir en documentos digitales, formularios y firmas electrónicas como Acrobat DC y Adobe Sign, permite impulsar la innovación digital y aumentar la productividad mediante APIs estables e innovaciones como Adobe Scan, que cuentan con tecnología de inteligencia artificial de Adobe Sensei.
Con esto, Document Cloud permite llevar la experiencia digital a otro nivel.
4. Proteja y asegure la información confidencial
Solemos olvidar que hay mu has personas detrás de cada documento y firma.
Proteger los datos personales, mantener la información segura y reducir la responsabilidad y el riesgo con firmas electrónicas es esencial.
Con Adobe Sign puede:
- Agregar contraseñas a cada documento
- Preservar los datos personales
- Y establecer parámetros para restringir la copia, edición o impresión de documentos confidenciales
Esto le permitirá reducir los costosos riesgos legales y comerciales, asegurándose de que sus documentos estén actualizados, sean precisos y cumplan con las normas.
