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El trabajo híbrido crea nuevos retos y las organizaciones deben enfrentarlos con una nueva mentalidad y con otras prácticas organizacionales.
Por: Laszlo Beke | Presidente de la Junta Directiva de Beke Santos
El desplazamiento hacia modelos de trabajo flexible que se describió en Los cuatro perfiles de los trabajadores híbridos está ocurriendo en forma rápida y amplia y está afectando una multitud de aspectos desde el bienestar individual hasta la productividad.
Estos nuevos modelos híbridos solo son sostenibles si son humano céntricos, colocando a los empleados en el centro de las políticas empresariales.
No se trata de temas poco conocidos ni nuevos, pero ellos adquieren mayor relevancia en un ambiente híbrido.
Las actividades del lugar de trabajo (reuniones/socialización, colaboración, gerenciación y comunicación) y el “hardware” del lugar de trabajo (el remoto y la tecnología de la empresa) deben funcionar en forma concertada para fomentar los elementos claves de la cultura organizacional.
Las práctica e iniciativas para el trabajo híbrido que se proponen se derivan de tres principales pilares del éxito:
(1) Construir una cultura de confianza, transparencia, empatía e inclusión
(2) La recalibración de la mentalidad y de las prácticas gerenciales y
(3) La inversión en hardware para el lugar de trabajo.
El trabajo híbrido y sus beneficios generales
Los modelos de trabajo híbrido representan una amenaza para las relaciones en el lugar de trabajo, por cuanto causan una disrupción importante en la forma tradicional en la cual individuos colaboran y se comunican.
Por ello, retener y reforzar la conexión humana es esencial en la implementación del trabajo híbrido en una forma sustentable.
Las líneas divisorias en la adaptación al trabajo remoto entre los diferentes segmentos de empleados también representan una amenaza al lugar de trabajo.
Las organizaciones necesitan buscar un balance entre estándares corporativos y la importancia de adaptar políticas particulares para las necesidades de ciertos grupos.
Un enfoque humano-céntrico es necesario cuando existen brechas evidentes entre los niveles más altos con los más bajos en sus percepciones relativas y en la experiencia con el trabajo híbrido.
Creación de una cultura de confianza, transparencia, empatía e inclusión
Confianza
Las consecuencias de una cultura de desconfianza incluyen productividad, moral y motivación disminuida.
La falta de contacto presencial en los modelos híbridos implica que los colegas tienen menos oportunidad de observarse, por un lado, y los líderes menos control directo sobre su personal, por el otro.
Transparencia
La transparencia habilita a las organizaciones a operar de manera tal que propicia apertura entre líderes y empleados, así como entre colegas.
La transparencia refuerza la confianza y disminuye la ansiedad de los empleados.
Empatía
Diferentes personas en una organización enfrentan retos distintos en un ambiente híbrido. Por ello los líderes necesitan tener empatía y reconocer las variadas experiencias individuales.
Inclusión
Supone cubrir a todo el espectro de los empleados – sus historia, experiencias y retos particulares –, as como ayudarlos a realizar contribuciones valiosas.
Recalibración de la mentalidad y de las prácticas gerenciales
El trabajo híbrido crea nuevos retos. Las organizaciones deben enfrentarlos tanto con una nueva mentalidad como con otras prácticas organizacionales.
Estas incluyen plataformas de interacción y socialización, flujos de trabajo colaborativos, nuevos estilos de gerencia y asimismo las comunicaciones claras, activas e inclusivas.
Todas son excepcionalmente importantes en un ambiente de trabajo híbrido.
Plataformas de interacción y socialización
Las organizaciones deberían adoptar nuevas plataformas construidas, específicamente, para promover conexiones en el ambiente virtual.
Estas, típicamente, habilitan a las empleados para que se organicen en pequeños grupos, construidos para establecer relaciones significativas en un ambiente de trabajo híbrido.
La coubicación en el trabajo híbrido
En la medida que los trabajadores híbridos dedican mucho tiempo al trabajo en forma separada y remota, la coubicación (en la oficina o en otro lugar) del equipo crea oportunidades para interactuar en persona con los colegas, incluyendo a aquellos que no pueden trabajar en forma remota.
Para complementar las actividades planificadas de coubicación debería existir también socialización y conexión virtual que puede incluir:
- Las organizaciones deberían montar bebederos o pasillos virtuales que ayuden a conectarse a los trabajadores híbridos entre los equipos.
- Establecer tiempos de conexión informal (buffer zones) antes y después de reuniones remotas.
- La creación de equipos multifuncionales.
- El tiempo presencial debe ser aprovechado para sesiones de asesoramiento y mentoría, así como actividades sociales.
- La función principal de la oficina es para la estimulación de conexiones humanas.
Repensar las formas de colaboración en el trabajo híbrido
Estas incluyen el establecimiento de horas fijas de colaboración y la facilitación de la comunicación asíncrona.
De esta manera se contribuye a disminuir el nivel de ansiedad de muchos de los trabajadores, particularmente de aquellos con responsabilidades en el hogar.
La colaboración asíncrona permite a los miembros del equipo colaborar sin tener que estar trabajando simultáneamente en la misma tarea, lo cual puede extender todavía más la flexibilidad en el trabajo híbrido.
Ajustar las prácticas gerenciales
Las organizaciones se deben focalizar primordialmente en:
(a) Reorientar las evaluaciones de desempeño basadas en el impacto, para esto se requiere establecer objetivos claros, incluyendo entregables concretos con compromisos de tiempo y acordando un plan de acción suficientemente detallado.
(b) Proveer liderazgo y entrenamiento gerencial, en el cual los líderes deben estar equipados con las habilidades y herramientas apropiadas.
Comunicaciones claras, activas e inclusivas
Estas interacciones asumen gran importancia y son instrumentales para incrementar la transparencia, desarrollar la confianza tanto entre los empleados como en los líderes y para facilitar la colaboración:
- Comunicación clara. Las prácticas organizacionales y gerenciales más importantes son: comunicación clara relativa a las responsabilidades en el trabajo, expectativas claras con relación a las horas de trabajo y guías claras tanto para la coordinación del trabajo presencial como del remoto.
- Comunicación activa. Una mayor frecuencia y variedad en la forma en que se comunican los trabajadores (correo electrónico, chat, video, cara-a-cara) puede ayudar a crear un ambiente de seguridad sicológica. La celebración de pequeños momentos – incluyendo el alcance de metas de crecimiento, adaptabilidad y resiliencia – puede proveer retroalimentación espontánea similar a la que ocurre en un ambiente presencial.
- Comunicación inclusiva. Los líderes deben compartir información importante a través de canales digitales, de manera que los trabajadores virtuales no se sientan aislados u olvidados.
La inversión en hardware para el lugar de trabajo
Las nuevas tecnologías facilitan la flexibilidad en el tiempo y en la ubicación.
Es una iniciativa proactiva por parte de las organizaciones invertir en los espacio de oficina en la casa, proveyendo las herramientas tecnológicas y el entrenamiento necesario.
Con ello, las organizaciones no solamente podrán aumentar la productividad sino, también, el bienestar y la conexión del empleado, así como reforzar la cohesión de la organización, asegurando paridad para los trabajadores remotos y presenciales.
Los recursos tecnológicos para la oficina en casa asii como las tecnologías remotas deberían ser parte del paquete económico de los empleados, especialmente para los más jóvenes y de menor nivel organizacional.
Las herramientas tecnológicas deben ser asequibles a todos los empleados. Por ello, su selección es delicada: deben analizarse múltiples aspectos y opiniones.
La tecnología es importante en el trabajo híbrido. Las videoconferencias son más eficientes en pequeños grupos, pero es inevitable que reuniones más concurridas deban ser conducidas en forma remota.
Por ello y por el uso de las más mismas con clientes, proveedores y aliados, es necesario contar con salas de reuniones especializadas, las cuales deben estar equipadas con hardware, software e inteligencia artificial.
Estas deberían emular interacciones presenciales y promover discusiones sanas.
