Flujos de trabajo y tendencias de  automatización en 2022

Un estudio de procesos de gestión dacuents de cómo han cambiado los flujos de trabajo en la post pandemia.

 

Antes de 2020, el mundo del trabajo miraba los procesos y tecnologías de digitalización con entusiasmo y cautela, tratando de definir cómo sacarles probecho sin causar conmoción por los cambios. 

Es claro que el ritmo fue muy lento y las precauciones demasiadas pues la pandemia demostró que podía hacerse en meses lo que había llevado (y se esperaba) en términos de lustros y hasta décadas. 

Todo ello ha dejado a muchos desorientados respecto a cómo y dónde estamos, así como hacia dónde vamos. 

• ¿En qué etapa se encuentran los flujos de trabajo y la automatización de los procesos de negocio en las compañías?
• ¿Cómo se han visto afectados por la pandemia y qué tendencias en gestión de procesos de negocio (BMP, por sus siglas en inglés) se esperan para el 2022?

Estas son las preguntas que respondieron 500 empleados de diferentes compañías en:

• Alemania
• Estados Unidos
• Brasil
• México 
• Y Singapur… 

… en el estudio más reciente sobre BPM de OTRS Group conducido en septiembre de este año.

Veamos los hallazgos más importantes que, sobre los flujos de trabajo y los procesos de negocio, encontró la investigación de OTRS Group. 

1. Los flujos de trabajo en la mayoría de las compañías mejoraron a causa de la pandemia

El 63% de los participantes afirmaron que los flujos de trabajo y los procesos han mejorado en sus compañías, con cifras que oscilan entre el 53% y 78% en varios países.

Poco menos del 6% indicaron que los procesos se deterioraron como resultado de la pandemia. 

Aquí, las respuestas fueron entre el 1% y 12%:

• Alemania 7%
• EUA 4%
• Brasil 1%
• México 12% 
• Singapur 5% 

Por lo tanto, podemos asumir que, si bien la pandemia afectó al inicio los flujos de trabajo de las compañías en todos los países, todas pudieron mejorarlos durante la crisis. 

Esto ha permitido a las compañías ser más flexibles y resilientes en la actualidad.   

2. El factor de éxito en la crisis: el rediseño activo de los procesos para las oficinas en casa

La necesidad de evitar acudir a las oficinas y lugares de trabajo durante la pandemia y, por consiguiente, adoptar el trabajo a distancia, fue uno de los desafíos más grandes para los flujos de trabajo en todos los países. 

Como era de esperarse, habilitar y trabajar activamente en buenos flujos de trabajo a distancia fue considerado el factor de éxito más grande en la mejora de los procesos por todos los participantes con un total de:

• Más de 52%, 
• Entre el 48% y el 62% en todos los países 

Un tercio de los participantes (33%) indicaron que el tiempo ahorrado con el trabajo a distancia fue la razón más importante para implementar mejoras en los procesos de negocio. 

“Las compañías que han automatizado exitosamente sus procesos pueden realizar sus tareas de manera rápida y precisa y depende de las demás etapas del proceso que se llevan a cabo de forma automática”, explicó Christopher Kuhn, director de operaciones en OTRS Group.

Destacó que esto se debe a que el trabajo fluye a través de procesos definidos y automatizados, lo que permite canalizar las tareas a todas las partes interesadas para concluirlas. 

“De esta forma, el trabajo a distancia en particular se puede realizar de manera segura y sencilla”, afirmó.

3. ¿Qué sigue impidiendo la automatización de los procesos de negocio?

A pesar del progreso antes mencionado de mejora de los flujos de trabajo durante la pandemia por parte de las organizaciones, los obstáculos que siguen impidiendo la automatización de los procesos de negocio son aparentes. 

En este tiempo y sentido, se evidencia que la dichos obstáculos han impactado el comienzo de la automatización de procesos:

• Casi un tercio (30%) de loss entrevistados afirmaron que esto se debe a que sus flujos de trabajo manuales son suficientes. 

Otros dos obstáculos señalados recibieron cada uno el 27% de las respuestas: 

• El gasto inherente  
• Y la falta de una herramienta adecuada para el proyecto de BPM

“Para superar dichos obstáculos e identificar la posibilidad de mejorar sus flujos de trabajo es necesario visualizar los procesos de negocio en un diagrama de procesos”, explicó Kuhn.

Igualmente, hizo notar que esos procesos se pueden automatizar con herramientas como OTRS para reducir el caos en el lugar de trabajo. 

“[Esto] hace que las tareas y la comunicación fueran más rápidas y menos propensas a errores”, destacó. 

4. Tendencias esperadas para el 2022: los macrodatos y la inteligencia artificial en BPM

Al preguntarles sobre las tendencias que definirán el 2022, cerca de un tercio de los participantes dijeron que la gestión de procesos basada en datos será una realidad y que la inteligencia artificial se utilizará en la automatización de los procesos de negocio. 

En general, la mayoría de los participantes en todos los países esperan que la gestión de los procesos reciba más atención y más presupuesto el próximo año. 

Al resumir los resultados, Kuhn destaca que la pandemia ha impuesto desafíos importantes a los procesos de negocio de las compañías en todo el mundo.

“Sin embargo, nuestro estudio OTRS Group Spotlight muestra que la mayoría de las compañías han salido fortalecidas de la crisis y mejorado sus flujos de trabajo. Aquellas que aborden el tema sistemáticamente podrán superar los últimos obstáculos, encontrar el software adecuado y beneficiarse de los procesos automatizados en los años por venir”, finalizó.