HPE entre los líderes de almacenamiento de Gartner
A continuación, algunas recomendaciones para mantener la supervisión y el foco en varios proyectos de TI sin perder el sueño, o la cordura.
Los líderes de TI estarán muy ocupados cuando varios proyectos de TI retrasados por Covid-19 vuelvan a ocupar un lugar destacado.
Y es que ya los CIOs experimentan la sensación de ser un artista de circense: al tiempo que hace malabarismos con varios proyectos, se asegura de que ninguno caiga al suelo. La pandemia ha aumentado la emergencia de múltiples frentes de incendios, con los mandatos del trabajo desde casa chocando con la necesidad de acelerar las transformaciones digitales de las organizaciones.
Pronto, cuando el mundo comience a salir de la pandemia de Covid-19, los malabarismos se harán más furiosos a medida que el trabajo remoto, la seguridad, la transformación digital, la automatización y otras iniciativas urgentes comiencen a exigir una atención renovada y una finalización rápida.
Debido a que la presión se volverá intensa, es importante crear una estrategia ahora, sobre para lograr administrar múltiples proyectos esenciales sin sacrificar tiempo, presupuestos o calidad.
Los siguientes siete consejos le ayudarán a protegerse de que se le caigan las pelotas en los malabarismos.
1. Sea un líder de proyecto, no un gerente
Un error crítico que muchos ejecutivos de TI cometen cuando administran múltiples proyectos, es verse a sí mismos únicamente como gerentes en lugar de líderes. “En lugar de solo administrar el presupuesto, el cronograma, el alcance, la calidad y los riesgos, [usted] también necesita liderar a las personas”, explica Byron Love Sr., gerente del programa de servicios de protección cibernética de la firma de defensa Raytheon Intelligence and Space. “Los gerentes de proyectos que creen que pueden administrar proyectos solos conducirán a sus equipos y organizaciones al fracaso”.
Los líderes exitosos entrenan a los equipos, y a los gerentes de proyectos individuales, para que actúen como sensores humanos que transmitirán inmediatamente una señal de advertencia si una iniciativa tiene serios problemas. “Motivan [a los equipos y gerentes] a aplicar su experiencia de una manera que mantenga los proyectos en marcha”, dice Love. “Cuanto más complejos sean los proyectos y mayor sea el número de proyectos, más talento y experiencia de liderazgo en gestión de proyectos se requiere para el éxito”.
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2. Considere el panorama general
Al enfrentarse a varios proyectos de TI, es importante tener una comprensión clara de las prioridades empresariales actuales. Al saber qué iniciativas se necesitan con más urgencia, el personal y otros recursos pueden asignarse a iniciativas de alta prioridad, mientras que las empresas menos importantes pueden seguir avanzando a un ritmo menos frenético. “Las organizaciones exigen mucho a las TI para una amplia variedad de proyectos interesantes e impactantes”, observa Heidi Norman, directora interina de innovación y desempeño de la ciudad de Pittsburgh. “Cada solicitud viene con un sentido de urgencia y, muchas veces, una falta de claridad en los detalles, que es donde comienzan a germinar los problemas”.
Norman sugiere establecer vínculos sólidos con la administración empresarial y otras partes interesadas clave para satisfacer sus necesidades y expectativas, así como para priorizar iniciativas y mantener los proyectos en marcha. “La falta de comunicación y atención a la gestión del cambio tienden a ser los errores más grandes, o quizás los más comunes”, dice.
David Birdsall, gerente senior de The Parker Avery Group, una firma consultora de bienes de consumo y minoristas cree que el 80% del éxito de la gestión de proyectos radica en la comunicación. “Es necesario poder … informar sobre el estado y las conclusiones clave para que la organización comprenda lo que está sucediendo”, afirma. La comunicación abierta también ayuda a un líder de TI a saber qué empresas necesitan atención inmediata, así como los proyectos que se pueden abordar en el futuro.
3. Designar un director de programa
Cuando varios proyectos de alta prioridad amenazan con abrumar los recursos disponibles, puede ser una señal de que es hora de nombrar a un gerente de programa permanente o temporal. Trabajando a tiempo completo o parcial y reportando directamente al CIO, el gerente del programa es responsable de manejar los informes del estado del proyecto y desarrollar procesos para identificar y administrar riesgos, manejar elementos de acción y resolver problemas pendientes a medida que surgen. En muchas organizaciones, el director del programa también se encarga de las tareas de gestión de recursos y presupuesto.
Un gerente de programa acelera los proyectos al identificar las limitaciones o dependencias clave que enfrentan las empresas actuales, lo que les da a los gerentes de proyectos individuales más tiempo para concentrarse en las tareas principales, dice Birdsall. “Además, el director del programa puede ofrecer supervisión y / o asistencias adicionales a cada director de proyecto para garantizar que las tareas avancen según lo planeado”, añade.
4. Confíe en sus equipos
Cuando una iniciativa comienza a retrasarse, muchos líderes de TI cometen el error de pasar por alto al gerente del proyecto e intentar micro gestionar la iniciativa ellos mismos.
“En lugar de confiar en su equipo y delegar [responsabilidades], pueden sentir la necesidad de ser parte de cada decisión que se tome en un proyecto”, dice Chrystal Taylor, experta en jefe de SolarWinds, un proveedor de software de administración de TI y monitoreo de redes. “Si no puede confiar en que el equipo se encargue de las tareas de manera eficaz dentro de un proyecto, entonces no ha reunido el equipo adecuado para el trabajo”, advierte.
A menos que los proyectos estén estrechamente integrados o relacionados, Taylor recomienda nunca nombrar miembros del personal para más de una iniciativa. Los miembros del equipo deben poder concentrarse en la tarea en cuestión y no distraerse con problemas asociados con otro proyecto. También es importante mantener informados a los miembros del equipo a través de su gerente. “La prioridad de tareas y proyectos no debería ser desconocida o confusa para ellos”, señala Taylor. “Salirse del camino para permitir que las personas prosperen dentro de sus habilidades y solo intervenir cuando sea absolutamente necesario para guiar o redirigir las prioridades, genera éxito para todos”.
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5. Aprovechar la automatización
Los líderes de TI que no utilizan la automatización para acelerar el desarrollo de proyectos están obstaculizando innecesariamente a sus equipos desde el principio. “Buscar mejorar la eficiencia, especialmente a través de la automatización de tareas repetitivas, ahorra tiempo y dinero”, afirma Taylor.
La automatización hace que los procesos complejos sean fácilmente repetibles y menos propensos a errores, dice Kyle Mizell, vicepresidente de ingeniería de AIM Consulting, un proveedor de tecnología y consultoría de TI. “Ha habido muchos avances en la automatización que reducen la intervención manual y / o humana”, señala. “Estos avances ayudan a simplificar y reducir la cantidad de ‘partes móviles’ con el lanzamiento de su proyecto”.
La tecnología de automatización de procesos robóticos (RPA), por ejemplo, utiliza el aprendizaje automático (ML) y la inteligencia artificial (AI) para realizar de forma rápida y automática muchos tipos diferentes de tareas repetitivas que suelen requerir mucho tiempo, en particular en los procesos de extracción y migración de datos.
6. Evite la duplicación
Muchos líderes de TI tienen el hábito de examinar cada proyecto de forma individual, por lo que no controlan de manera proactiva las dependencias o interacciones compartidas entre iniciativas. En su lugar, consulte con cada líder de equipo para ver si puede haber una manera de compartir recursos entre proyectos en curso, acelerando tanto el desarrollo como los programas de implementación.
“La mejor manera de hacer malabarismos con varios proyectos de TI es analizarlos desde varias perspectivas o ‘lentes’ diferentes”, dice Ruth Anne Guerrero, instructora de gestión de proyectos de TI en la empresa de capacitación de software DevelopIntelligence. “Cada ‘lente’ examina un conjunto diferente de características del proyecto, y puede revelar oportunidades de sinergia entre múltiples proyectos “.
Ver proyectos a través de múltiples lentes también puede conducir al descubrimiento temprano de requisitos redundantes o conflictivos, al tiempo que garantiza un uso eficiente de los recursos y minimiza la confusión del usuario final. “Mirar varios proyectos juntos, usando varios lentes, puede revelar oportunidades para agrupar cambios de software y optimizar todo el trabajo del proyecto asociado, beneficiando tanto a los recursos del proyecto como a sus partes interesadas”, dice Guerrero.
7. No te distríagas del objetivo
Si bien muchos líderes de TI se enorgullecen de sus capacidades multitarea, intentar hacer demasiadas cosas a la vez puede erosionar el juicio y generar errores críticos que, a la larga, alargan el tiempo de desarrollo de un proyecto. “Tratar de hacer malabarismos con varios proyectos de TI cuando está distraído o desorganizado no solo afecta al equipo en general, sino que también confunde más a la organización acerca de la asignación de recursos en los proyectos”, explica Vince Padua, director de innovación y tecnología de Axway, una API. proveedor de plataforma de software de gestión e integración.
Para lograr el orden, la estructura y la estabilidad, los líderes de TI inteligentes dejan de lado las distracciones y se apegan a un plan detallado y coherente para cada proyecto. Las herramientas de gestión de tareas, como Trello y SmartSheet, permiten a los líderes atribulados observar el progreso del equipo y asignar tareas a personas específicas mientras realizan un seguimiento de cada paso de cada proyecto.
Al supervisar varios proyectos, Padua sugiere comenzar con el final en mente. “Sepa cuáles son las prioridades de la organización y luego alinee rigurosamente su tiempo, los esfuerzos y recursos de los equipos con los objetivos generales”, aconseja. “Esto lo llevará a través de esos momentos caóticos en los que equilibrar varios proyectos parece especialmente abrumador”.
