TIPS DE PRODUCTIVIDAD

Ya es oficial: no puedo pensar en una sola persona que conozca (a menos que, por supuesto, cuente a mi hijo de dos años) que no tenga más trabajo en su lista de tareas de lo que cualquier ser humano es capaz razonablemente de manejar. Si es como todos los que conozco, probablemente quiera utilizar algunas herramientas nuevas que le ayudarán a administrar sus prioridades, simplificar su vida, y lograr más. Esta guía es para usted.
 
Aunque no hay escasez de servicios públicos y gratuitos que prometan convertirlo en un motor de productividad, en mi experiencia, muy pocos satisfacen las demandas cada vez más altas de uso en el mundo real. He probado una asombrosa variedad de administradores de tareas, listas de aplicaciones, calendarios, seguidores de proyectos, y que toman notas por muchos años. Aquí hay 12 que vale la pena tener.
 
1. Nudgemail
Si usa Inbox Zero, como yo, entonces es probable que sienta una necesidad profunda, aplastante de enviar y eliminar todos los elementos individuales en su bandeja de entrada para el final del día. Entonces, ¿qué hacer con todos esos mensajes de correo electrónico que no requieren su atención sino hasta el día siguiente, el próximo lunes, o el 03 de enero? Respuesta: Nudgemail.
 
Registre su dirección de e-mail a Nudgemail.com; y, a continuación, puede utilizar el botón Reenviar como un botón de repetición. Reenvíe un mensaje a [email protected], y volverá mañana. [email protected], y regresará el lunes. [email protected] y se lo enviará de nuevo a usted el 13 de noviembre. Así, con su bandeja de entrada vacía, puede finalmente irse a dormir.
 
2. Doodle
Para programar una reunión con un grupo de contratistas independientes o hacer una encuesta sobre dónde ir a comer, Doodle es un servicio rápido y sin complicaciones que hace el trabajo. Ni siquiera tiene que perder tiempo creándose una cuenta (aunque se puede). Doodle exporta las citas como archivos ICS que se pueden agregar a la mayoría de aplicaciones sobre calendarios, y puede rápidamente integrar las invitaciones y las encuestas en cualquier sitio web para facilitar el acceso.

3. Remember The Milk
En este punto, Remember the Milk se ha ganado cómodamente un lugar en nuestra lista de refuerzos probados y verdaderos de la productividad. De hecho, varios de nuestros empleados (incluyendo este autor) lo utilizan a diario para la gestión de actividades GTD (Getting Things Done). Escriba cualquier tipo de tarea en el campo “Añadir una nueva tarea”, y está listo para seguirla. Añada los plazos, las etiquetas, las clasificaciones de prioridad, y todos los intervalos de repetición en el mismo campo. También se puede compartir listas con otros usuarios de RTM para proyectos de grupo. Y cuando la lista crece mucho, puede crear listas personalizadas de búsqueda y ordenamiento sobre la marcha y guardarlas para una rápida visualización.
 
RTM cuenta con un coqueto paquete de aplicaciones móviles y add-ons de terceros, y que cobran vida, especialmente, en Android, en donde su widget de 2×3 en la pantalla se mantiene siempre a la vista con su lista de prioridades en ese momento. El acceso web básico es gratuito, pero la versión Pro de 25 dólares añade acceso móvil – precio que vale la pena.
 
4. Toodledo
Para la gestión de tareas más tradicionales, es difícil de superar la interfase robusta de Toodledo. Toodledo está optimizado para la metodología GTD con etiquetas de contexto, locaciones, carpetas, y una gran herramienta para añadir notas a una tarea o proyecto. Funciona con una variedad de aplicaciones móviles para Android, iPhone e iPad
 
La versión gratuita es bastante útil para los usuarios individuales, pero si quiere funciones de colaboración y participación, sub-tareas, seguimiento de objetivos, y la capacidad de imprimir pequeños folletos de su agenda diaria, puede conseguir una cuenta Pro por 15 dólares al año. Una cuenta Pro Plus de 30 dólares al año añade 5GB de almacenamiento para archivos adjuntos.
 
5. Taska para iPad
Varias personas en esta oficina se han empezado a ir con sus iPads de reunión en reunión. Nuestro administrador de tareas preferido para la pizarra de Apple es Taska, que se sincroniza con Toodledo y cuya descarga cuesta cinco dólares.
 
6. Instapaper y readitlater 
Si está concentrado en hacer solo su trabajo durante la jornada laboral, no tiene tiempo para leer todos los links de interés que la gente le reenvía a lo largo del día. Los lectores “invisibles” Instapaper y ReaditlLater resuelven ese problema permitiéndole enviar el link a su teléfono o tableta para hojearlo en su tiempo libre, incluso si no está conectado a Internet. Instapaper es, con muchos, nuestro favorito, pero por ahora carece de una aplicación decente para Android (algunas aplicaciones compatibles están disponibles para Android, pero aún no nos impresionan). Readitlater funciona muy bien con la aplicación Paperdroid de Android.

7. Voice Text de Android
No me importa que tan buenos sean los teclados de los smartphones, siempre van a ser pequeños y propensos al error tipográfico. Aunque, todo el mundo espera que envíe mensajes de texto y correo electrónico mal escritos desde mi teléfono, me salto el teclado por completo y le dicto mensajes a mi Droid con Voice text de Android. La función se incluye por defecto en Android 2.0 y versiones posteriores, la mayoría de los teléfonos inteligentes con tecnología de Google la traen incluida dentro. También puede utilizar Voice Actions (en Android 2.2) para realizar tareas básicas, tales como “llamada así y a tal” o “saber cómo llegar a Chez Panisse”. Claro, la traducción es mucho menos que perfecta. Pero es mucho menos trabajosa que escribir, y sus amigos le perdonarán por los mensajes ocasionalmente locos que envíe.
 
8. Dragon Dictatios para iPad / iPhone
Si utiliza un iPhone o el iPad, puede omitir el teclado para capturar mensajes de cuerpo largo y notas con la aplicación libre de dictado Dragon Dictation. La aplicación requiere que hable despacio y con claridad, pero su precisión es impresionante. Y si se estropea una palabra, puede pulsar para hacer correcciones rápidas.
 
9. PamFax
Odio -sí, literalmente, odio- las máquinas de fax. Cada vez que un contratista me pide que le envíe un formulario por fax, me erizo. Pero con PamFax, puede mantener a los luditas circulando por alrededor de seis dólares por mes, y recibir faxes sin límites, sin anuncios molestos. Es compatible con Windows, Mac, Linux, e incluso con Android. Querrá un escáner, va a necesitar un escáner si está planeando faxear formularios y demás.
 
10. XMind
Algunas veces la mejor manera de capturar todas las variables importantes en torno a un proyecto es trazarlas visualmente. Para mi presupuesto (que es exactamente cero dólares), no hay XMind latente. Este trazador libre se ejecuta en Windows, Mac y Linux, e incluso viene en una versión portátil de plataforma cruzada que se puede ejecutar desde una unidad flash. Una vez que crea un mapa mental, lo puede subir a XMind.net (ya sea público o de uso restringido) para que pueda acceder a él desde todas sus computadoras. Por 49 dólares al año, también puede agregar elementos de seguridad y colaboración.
 
11. Evernote
Los sujetos duros de productividad no necesitan que se les presente a Evernote. Esta herramienta de captura en línea es mucho más que un servicio de toma de notas. En Evernote puede escribir notas, capturar imágenes de la cámara del smartphone, clips de páginas web, y dictar notas de voz. Y luego buscarlas -incluso imágenes de las palabras escritas a mano en trozos de papel- cuando las necesite de nuevo.
 
12. Huddle
Mantener un equipo en el camino requiere concentración. Para asegurarse de que todo el mundo se está concentrando en un proyecto común, pruebe Huddle. Este servicio de gestión de proyectos basados en la web, le da un espacio de trabajo y un calendario que puede compartir con todo el grupo, para que pueda repartir tareas, compartir pizarras para el intercambio de ideas, colaborar en documentos, y charlar sobre lo terriblemente retrasado que está.
 
¿Tú utilizas otra herramienta para mejorar la productividad? Háblame de ello en los comentarios y yo los probaré (si es que ya no lo he hecho).

Robert Strohmeyer, PC World (US)