Colaboración y las 5 tendencias actuales en el lugar de trabajo

Desde la IA generativa hasta el análisis, el panorama del software de colaboración está cambiando rápidamente.

Pero hay más que considerar que solo las nuevas herramientas más brillantes.

Por: Matthew Finnegan | Original de IDGN

 

La colaboración en el lugar de trabajo es vital para el flujo de conocimiento en toda una organización y, en última instancia, para permitir que los empleados realicen el trabajo. 

Hacerlo bien y la colaboración entre los trabajadores puede resultar en: 

• Una mejor coordinación de los proyectos compartidos
• Un impulso a la creatividad
• Una resolución de problemas más rápida 
• Y un aumento en la productividad individual

El aumento del trabajo remoto en los últimos años ha resaltado la importancia de conectar a las personas, sin importar dónde esté su escritorio o en qué zona horaria se encuentren. 

Al mismo tiempo, las herramientas utilizadas por los equipos para trabajar juntos continúan evolucionando rápidamente. 

Catálogo en progreso

Hay una amplia gama de productos de software de colaboración disponibles para las empresas: 

• Desde correo electrónico 
• Hasta aplicaciones de chat en tiempo real 
• Y plataformas de videoconferencia 

Mientras que las funciones de colaboración también están integradas directamente en la productividad, la gestión de proyectos y otras aplicaciones empresariales en estos días. 

Mirando hacia el futuro, incluso existe la posibilidad de conversar en entornos virtuales.

En todo caso, la gama de opciones puede ser abrumadora, tanto para aquellos que implementan y administran una multitud de aplicaciones como para los trabajadores encargados de mantenerse al tanto de los mensajes en todas las herramientas en las que inician sesión cada día. 

Y hay más en la colaboración que simplemente seleccionar la herramienta adecuada: los empleados a menudo necesitan apoyo para aprovechar al máximo las aplicaciones disponibles para ellos.

Bueno, malo o no, ciertamente hay mucho con lo que mantenerse al día. 

Estas son las tendencias clave de colaboración en el lugar de trabajo que los líderes empresariales y de TI deben conocer.

IA generativa en herramientas de colaboración

En los pocos meses desde que se lanzó ChatGPT, es justo decir que la IA generativa ha captado la atención de las personas, y algo más. 

Citando estadísticas de Similarweb, los analistas de la firma de servicios financieros UBS declararon que ChatGPT es la aplicación de Internet de consumo de más rápido crecimiento de todos los tiempos, con un promedio de 13 millones de usuarios únicos por día en enero. 

Las empresas también han tomado nota, experimentando con la tecnología para todo, desde la redacción de informes hasta la escritura de código de software.

Los fabricantes de software colaborativo también han notado las ventajas de aplicar la tecnología a sus productos. 

Microsoft, Google y Slack son solo algunos de los proveedores que comienzan a integrar modelos de lenguaje grande (LLM) en sus sistemas, prometiendo enormes mejoras en la colaboración y la productividad para los usuarios.

“A pesar de la exageración, la IA generativa seguramente tendrá un gran impacto en las comunicaciones y la colaboración empresarial”, dijo Raúl Castañón-Martínez, analista senior de 451 Research, parte de S&P Global Market Intelligence.  

Es posible que una nueva generación de asistentes generativos de IA resuma una reunión que un empleado podría haberse perdido, por ejemplo, o redacte automáticamente un correo electrónico de estilo formal en segundos.

“La IA generativa, con el tiempo, puede ser ese colega virtual que no sabías que necesitabas. Cada aplicación colaborativa aumentará su uso de la IA con el tiempo”, dijo Wayne Kurtzman, vicepresidente de investigación de Social, Comunidades y Colaboración de la firma analista IDC. 

Sin embargo, las empresas deben tener cuidado, ya que la IA generativa es propensa a imprecisiones, sesgos y plagio, con muchos problemas que resolver. 

Aún quedan muchas preguntas sobre la seguridad de los datos, la soberanía y la gobernanza al aplicar LLM a los datos de conversación de los empleados, dijo Kurtzman.

La Colaboración Analítica como tendencia

Las empresas confían más que nunca en las herramientas digitales para conectar a los empleados, especialmente a medida que el trabajo remoto e híbrido se arraiga en la cultura del lugar de trabajo.

Una ventaja de estas aplicaciones es la capacidad de acceder a datos relacionados con patrones de colaboración, como el número de mensajes enviados o reuniones a las que se asiste. 

Esto tiene el potencial de revelar los cuellos de botella de comunicación que existen en una organización, por ejemplo.

“Estamos viendo cada vez más discusión sobre la idea de mediciones significativas para la colaboración”, dijo Shimrit Janes, director de conocimiento de la consultora Digital Workplace Group.

James señaló que uno de los miembros de DWG utiliza datos generados a partir de las aplicaciones de colaboración de Microsoft, como Outlook y Teams, para comprender dónde colabora el personal. 

“Miran el volumen de correo electrónico en comparación con lo que está sucediendo en Teams. Preferirían ver más colaboración en Teams que en el correo electrónico. Por ello están usando esos datos anónimos para comprender dónde podría ser necesario realizar una intervención, con más aprendizaje y más entrenamiento para fomentar la colaboración en tiempo real en Teams”, dijo.  

El uso de datos derivados de estas aplicaciones de colaboración permite a las empresas comprender los patrones de comunicación de los empleados, no sólo mirar el uso y ver que la colaboración está sucediendo. 

“Pero usándolo como un insumo para la toma de decisiones”, apuntó Janes.

El especialista también advirtió que las organizaciones deben ejercer moderación y respetar la privacidad individual al acceder a los datos de colaboración de los empleados. 

Además, los datos sobre el número de correos electrónicos o mensajes instantáneos enviados no deben usarse como un proxy para rastrear la productividad del personal.

“El aumento en las tecnologías y software de vigilancia pueden afectan la colaboración y la productividad de manera negativa”, dijo Janes. 

Entiende que la gente quiere entender cómo usar los datos y las mediciones para saber dónde está ocurriendo la colaboración. 

“Pero siempre aconsejamos hacerlo de una manera ética que incluya a las personas que están tratando de ayudar a colaborar”, afirmó.

Tendencia: Centrarse en las habilidades de los empleados para la colaboración

Si bien existen muchas aplicaciones de colaboración útiles que las empresas pueden implementar para conectar al personal. 

Pero TI no debe asumir que los empleados sabrán cómo usar una nueva herramienta de manera efectiva o que se adaptarán intuitivamente a nuevas formas de trabajo como las comunicaciones asincrónicas.

“Está muy bien tener la nueva y brillante tecnología que cree que ayudará con la colaboración. Pero ¿tiene la gente las habilidades para entender cómo hacer el mejor uso de ella?”,  se preguntó Janes de Digital Workplace Group.

Afortunadamente, James apunta que los gerentes están despertando al hecho de que sus empleados pueden necesitar entrenamiento sobre cómo usar herramientas que permitan la colaboración digital.

“Las habilidades digitales y la alfabetización han estado en la agenda durante mucho tiempo. Pero la forma distribuida de trabajar y cómo colaboras cuando no estamos físicamente juntos está llevando a una mayor comprensión de las habilidades que es necesario habilitar”, dijo.

Otro factor para una colaboración efectiva es el desarrollo de “habilidades blandas” que pueden tener menos que ver con la tecnología en sí.  

A menudo las empresas pueden pasarlas por alto al desarrollar una estrategia de colaboración, dijo Jonathan Phillips, cofundador de la consultora ClarityDW.

“Son cosas simples como que un gerente de línea comprenda quién ha contribuido a una reunión, quién ha participado, quién habló y quién no. Y que piense, más allá de las barreras, por qué podría ser eso”, señala Phillips.

No todos se sienten cómodos hablando en una videollamada, por ejemplo. 

“Algunas personas apagan sus cámaras deliberadamente. Las videoconferencias no son una experiencia agradable para ellos. Esto es una barrera para la colaboración, de hecho”, dijo Phillips.

Citó a un cliente que buscaba aumentar la participación en reuniones por video.  

En este caso, se animó a los miembros del equipo que se sentían incómodos hablando frente a la cámara durante una reunión organizada en Microsoft Teams a escribir en la función de chat, que luego podría abordarse en la reunión principal.

“Entonces, si no se siente cómodo hablando directamente, todavía tiene una forma de contribuir a la conversación. En última instancia, todos ganan si podemos hacer que la voz de todos sea escuchada y activa en un proceso de colaboración. Pero esa es una frase mucho más fácil de decir que de hacer”, dijo.

La buena noticia es que hay una mayor conciencia de algunos de estos desafíos en estos días. 

“Muchas organizaciones reconocen que invertir en personas y habilidades suele ser más importante que invertir en el software para la colaboración;  ese es el medio para el fin”, dijo Phillips.  “Si puede obtener la base correcta, entonces casi no importa qué herramienta proporcione. O importa mucho menos”.

Flujos de trabajo habilitados para la comunicación

Un dolor de cabeza común para los usuarios de aplicaciones de colaboración es la necesidad de cambiar de aplicación con frecuencia, desviándolas del trabajo productivo. 

La sobrecarga de información es un problema real, con notificaciones y alertas que hacen ping en las diversas herramientas, ya que los trabajadores luchan por mantenerse conectados en diferentes proyectos. 

Los trabajadores del conocimiento usan un promedio de nueve aplicaciones cada día, según una encuesta realizada por el proveedor de software de gestión laboral Asana. 

Gartner pone el promedio en alrededor de 11, creando un potencial significativo de distracción.

Los proveedores de software han reconocido esto, lo que resulta en esfuerzos para colocar las características de colaboración más directamente en el flujo de trabajo y accesibles desde las aplicaciones en las que pasan la mayor parte de su tiempo.

“Si bien no es un concepto nuevo, reunir aplicaciones de productividad y colaboración estrechamente integradas con los flujos de trabajo comerciales se ha convertido en una tendencia clave. Esto permite a las organizaciones reducir la fricción en el trabajo diario de los empleados y mejorar la productividad”, dijo Castañón-Martínez.

Google Workspace es un ejemplo, con la capacidad de iniciar una reunión de video para mejorar la colaboración en torno a un documento, una hoja de cálculo o una presentación de diapositivas.  

Y Microsoft ha incorporado comunicaciones en tiempo real en aplicaciones de productividad como Excel e, incluso, ha hecho que las conversaciones de Teams sean accesibles directamente desde el interior de las herramientas Dynamics 365 CRM y ERP.

Tendencia: Combinación de colaboración sincrónica y asíncrona

Las comunicaciones sincrónicas en tiempo real son vitales para los procesos modernos de colaboración en equipo.  

Sin embargo, no es la única forma de hacer las cosas, y el interés por la comunicación asíncrona ha ido en aumento en los últimos años.

La colaboración asincrónica no es nada nuevo (el correo electrónico es un ejemplo), aunque recientemente también han surgido otras herramientas como los mensajes de video cortos 

Mientras, los recursos de chat en equipo – como Slack – pueden ser sincrónicas o asincrónicas, según cómo se utilicen.  

Lo cierto es que el auge del trabajo remoto ha puesto mayor énfasis en la necesidad de herramientas y procesos que permitan que la colaboración se produzca en diferentes momentos y a diferentes velocidades.

“Si tiene personas que trabajan en una variedad de geografías y zonas horarias, ¿cómo puede funcionar la colaboración en tiempo real?  Si está trabajando entre Londres y Australia, buena suerte para encontrar la hora de trabajo en la que todos estén en línea al mismo tiempo”, dijo Phillips en ClarityDW.  “Así que tiene que ser asíncrono”.

La colaboración asincrónica no sólo es adecuada para equipos que trabajan de forma remota o en varias zonas horarias. 

También puede significar atender a diferentes estilos de comunicación que pueden adaptarse a una tarea o proyecto en particular.

Si bien las empresas a menudo perciben las aplicaciones de colaboración como una especie de navaja Suiza – una herramienta única que se adapta a cualquier escenario de trabajo en equipo – esto está comenzando a cambiar, según señaló Phillips.  

“Estamos llegando a un punto donde las empresas reconocen que esas herramientas, sincrónicas y asincrónicas, funcionan juntas en armonía. Pero también son para cosas diferentes”, dijo.

Por ejemplo, la colaboración sincrónica es mejor para el trabajo en “tiempo real”, que involucra la resolución de problemas y la toma de decisiones. 

Pero si quiere que las personas: 

• Lean
• Piensen
• Creen 
• O investiguen, es otra cosa. 

En estos casos, entonces, una colaboración o reunión sincrónica no es lo que necesita.

“Ese es un punto de realización para muchas empresas: ‘Tenemos estas herramientas, pero debemos asegurarnos de que estamos educando a los empleados y brindando la herramienta adecuada para el momento correcto y para el desafío de colaboración correcto’ “.