En este juego, las empresas deben ser ágiles y flexibles

La necesidad de las empresas por adaptarse a cambios siempre ha existido, pero hoy, este reto tiene un ingrediente adicional: debe ser más rápido que hace algunos años. Para lograrlo, las empresas deben ser ágiles y flexibles.

Por: Eugenio Riveroll, SVP para América Latina en QAD | Foto de Gonzalo Facello en Pexels

En época de verano seguramente eliges vestir con ropa ligera. En invierno, buscas tu mejor abrigo. Cuando te preparas para jugar tenis o nadar, escogerás las prendas apropiadas; por supuesto, si asistieras a una boda, seguramente no buscarás en el cajón de los pijamas. En todas estas circunstancias, hay dos primeras constantes: elegir y adaptar.

Llevando esta reflexión a otro nivel, debemos considerar que el abrigo común de un londinense será diferente al de un regiomontano y ni hablar de un acapulqueño, que seguramente, ni abrigos tiene. Así entonces resulta que no sólo se trata de elegir y adaptar, sino también de ubicar.

Y qué tal si al salir por la mañana sin saber que lloverá, entonces además de elegir, adaptar y ubicar, tendrás que improvisar; lo cual requiere tener los elementos necesarios para poder improvisar, y me refiero a improvisar bien, cómo llevar siempre un paraguas en el carro, por ejemplo.

Todos estos conceptos están relacionados con lo que conocemos como la empresa flexible y para explicarlo ahora haré referencia al deporte blanco, el tenis.Así explicaré cómo las empresas deben ser ágiles y flexibles.

Un tenista no puede jugar en Wimbledon con los mismos tenis que usó semanas antes en Roland Garro para jugar en arcilla, la suela debe tener un buen diseño para evitar que el polvo de ladrillo permanezca en los surcos y anule la poca tracción; mientras que, para jugar sobre pasto, la suela debe ser prácticamente plana, para no dañar el césped. Además, todos sabemos que ningún jugador puede jugar en “La Catedral del Tenis”, si no está vestido de blanco.

Planear y actuar, tal como lo deben hacer las empresas ágiles

Existen eventos que las empresas pueden anticipar (llevar uniforme blanco a Wimbledon y diferentes tenis por si llueve), pero hay otros que no, por lo que deben tener “diferentes atuendos en el armario” pero también estar preparados para utilizarlos cuando es apropiado.

Una empresa ágil no se hace por deseo o mandato. Una empresa ágil se crea a través de la implementación de las iniciativas indicadas. La “buena noticia” al respecto, es que es posible que tu empresa sea ágil y adaptable; la “mala”, es que este es un proceso sin fin, es un proceso continuo. En otras palabras, la empresa adaptable se hace y así se mantiene, si así lo decides, como una estrategia de negocio y por lo tanto definida por la alta gerencia. “Comprar y tener en el armario diferentes tipos de vestimentas, pero no sólo eso, sino estar preparados para poder usar cada atuendo de la mejor manera”.

La necesidad de las empresas para adaptarse a cambios siempre ha existido, pero hoy, este reto de adaptación tiene un ingrediente adicional, debe ser rápido, mucho más rápido que hace algunos años y para lograrlo, las empresas deben ser rápidas, ágiles y flexibles.

Como Borg, que empezó a jugar su revés a dos manos, porque sus raquetas eran pesadas. Pero antes de hacerlo, tuvo que pasar horas de entrenamiento y vaya que además de triunfos definió todo un estilo de golpe.

¿Cuáles serían algunos elementos para que las empresas se preparen para ser ágiles y altamente adaptables?

Sin que lo siguiente pretenda ser una receta, pero si algún tipo de lineamiento general, comparto los siguientes:

1. Contar con un marco de referencia de operación, para que cualquier ajuste no se desvíe de lo que la empresa busca, ya sea a largo plazo (planeación estratégica) o al corto (planeación operativa). Al planificar el año, diseñas una estrategia en la que te basarás y “jugarás” durante el mismo. Así como hace un tenista profesional, que considera las competencias en las que participará el próximo año, así como su posición y la de sus rivales en la tabla.

2. Personal capacitado en la necesidad de una reacción rápida y que tenga en mente el “como si” en lugar del “porque no”. Cuántos jugadores novatos han dado grandes sorpresas en torneos incluyendo la obtención de algún título como sucedió con Boris Becker que a sus 17 años ganó el torneo de Wimbledon en aquél 1985.

3. Instalaciones físicas, equipo, herramental que permitan, dentro de lo posible, dar flexibilidad para reaccionar rápidamente a los cambios en la demanda; o maquinaria que pueda ajustarse con mínimo esfuerzo para el “set up” o andenes para aumentar la capacidad de carga o descarga de materiales según se requiera. En algunas ocasiones esto requiere un nuevo diseño de “layout” pues sería imposible jugar el partido en una cancha o superficie no preparada para ello.

4. Capacidad financiera para implementar cambios, pero también para poder reaccionar a los que llegaran a surgir.
Nadal, siendo un tenista que jugaba lesionado, se las ingeniaba para ganar con rutinas de recuperación que le permitían recuperarse del desgaste del último partido.

5. Las herramientas tecnológicas con que la empresa cuente, pues éestas pueden ser una ventaja o una verdadera ancla para el cambio y el ejemplo más claro es el sistema de operación “ERP”, que es la base de la actividad transaccional de la empresa para tomar pedidos, surtirlos, producir artículos, comprar materias primas y contabilizar movimientos, entre otras.

Estos sistemas son el sustento operacional, pero algunos requieren un esfuerzo tremendo para adaptarlos a una nueva condición además de que tomarán tiempo para ello, tiempo que en ocasiones no tenemos pues nuestra adaptación debe ser rápida.

Y regresando al tenis, si tu plan de juego se basa en puntos largos y a los 10 minutos sientes un tirón, deberás cambiar inmediatamente y acortar la duración de los puntos inmediatamente.

6. Que tu empresa opere bajo las llamadas mejores prácticas, las que han sido desarrolladas bajo modelos globales de procesos probados por cada industria, dejando de lado aquello de “mi empresa es diferente” o el “así lo hemos hecho desde siempre”. Las mejores prácticas no son un freno a la innovación, sino el marco sustentable para ello.

7. Herramientas que te permitan medir la gestión teniendo objetivos cuantificados: “n” surtir “n” pedidos al día, producir “n” partes por turno, mantener en “n” días tu cartera, tener 0 rechazos por calidad. ¿Qué sería de los partidos de tenis si no hubiera marcador? (Por más sui generis que éste sea en el deporte blanco).

8. Plan de continuidad que debe incluir la evaluación del desempeño de los procesos de la empresa, análisis de tendencias futuras de la industria, marco evolutivo de regulaciones, planes de capacitación permanente y selección y/o remplazo de herramientas (maquinaria, sistemas, etc).

9. Realizar un sólido proceso de planeación a largo (primero), mediano y corto plazo, asegurándote que exista alineación de procesos y que tu entorno interno se mantenga ágil para cualquier reacción para poder regresar al primero punto mencionado, tener un marco de referencia de acción.

A estas consideraciones básicas habría que añadir aspectos específicos de tu industria y otros particulares a la situación de tu empresa.

Si tu empresa no es ágil y por lo tanto no rápidamente adaptable, su continuidad está en riesgo, tomar acción es indispensable para mantenerse en el partido. “Odio perder más de lo que disfruto ganar,” dijo Connors, ¿Cuál será el marcador del partido que está disputando tu empresa?

Por cierto y sólo por curiosidad, estos cuatro jugadores famosos son también exitosos en los negocios: Edberg (52) fundador de “Case” exitosa empresa de gestión de activos, Venus Williams (38) lanzó la línea deportiva “EleVen” y la Evert (63 y quién tuvo el 99% de victorias en su carrera), fundó junto con su hermano una prestigiada academia de tenis igual que lo hizo Rafael Nadal (32).