Las claves para una exitosa estrategia de trabajo remoto

Con un enfoque impulsado por la misión y una tecnología efectiva, una estrategia de trabajo remoto realmente puede dar sus frutos.

Por. Sharon Florentine, CIO

El trabajo remoto puede ser una oportunidad beneficiosa tanto para empleadores como para empleados. Los beneficios para el compromiso, la retención y la moral de los  empleados , así como su capacidad para  expandir los grupo de talentos  y atraer y contratar candidatos más fuertes, son bien conocidos.

Pero una estrategia de trabajo remoto supone desafíos únicos que las empresas deben abordar para aprovechar al máximo sus estrategias laborales. Mantener un sentido de conexión con los empleados remotos, garantizar que la tecnología ayude en lugar de obstaculizar la colaboración y la innovación, y  superar la posibilidad de que los empleados se sientan aislados y excluidos  son áreas donde la mayoría de las empresas luchan.

Se pueden destacar cuatro “pilares” necesarios para apoyar una exitosa estrategia de trabajo remoto, dice Andrew Hewitt, un analista que presta servicios a profesionales de infraestructura y operaciones en Forrester Research. Sin esos cuatro apoyos principales, una estrategia de trabajo remoto no tendrá éxito, ya sea que su organización esté planeando capacidades de trabajo remoto a largo plazo en toda su fuerza laboral o de repente se enfrente a una necesidad sustancial de habilitarlo debido a una crisis más grande como la pandemia de COVID-19.

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Estructura

Uno de los principales beneficios de una estrategia de trabajo remoto es la flexibilidad, pero paradójicamente, sin una estructura sólida que lo respalde, no hay forma de obtener ese beneficio. Eso significa que los líderes deben planificar cuidadosamente cada aspecto de una estrategia de trabajo remota y poder comunicar a sus informes cómo se ve en la práctica, día a día.

Es necesario establecer estándares sobre los tipos de roles que se pueden realizar de forma remota, cómo los factores de rendimiento pasados ​​influyen en la capacidad de una persona para trabajar de forma remota, cuáles son las expectativas para registrar la entrada y salida, la comunicación, los registros, los descansos y las comidas, los plazos, reuniones: todas las cosas de las que las personas siguen siendo responsables, dice Jayne Mattson, fundadora de CareerEngage y autora de You, You, Me, You: The Art of Talking to People .

“Esto es algo básico. ¿Cuándo se espera que su gente “llegue al trabajo”? ¿Cómo sucederá la comunicación general? ¿Qué rutinas puedes continuar o puedes configurar? Mattson dice. “El desarrollo de esas rutinas es uno de los elementos más importantes de las estrategias exitosas de trabajo remoto. Levántate al mismo tiempo, prepárate y vístete como si fueras a la oficina. Designe horarios para los descansos, las comidas y asegúrese absolutamente de que haya una hora de inicio y una hora de finalización para su día: delinear el “tiempo libre” del “tiempo de trabajo” es especialmente importante “.

Pero recuerde que cada persona tendrá su propio giro en el trabajo remoto en función de su situación, por lo que la transparencia es crítica, dice Scott Bales, vicepresidente de entrega e ingeniería de soluciones en Replicon.

“Debe establecer expectativas temprano y con frecuencia”, dice Bales. “Proporcionar pautas, establecer límites y revisar los conceptos básicos se encuentran entre los pasos más importantes a seguir. Habrá preguntas: sea accesible y brinde claridad sobre las prioridades, los hitos, los objetivos de rendimiento y más. Resuma la disponibilidad de cada miembro del equipo y asegúrese de que puede comunicarse con ellos cuando sea necesario “.

Por ejemplo, ¿Bales sugiere averiguar qué miembros de su equipo son madrugadores? ¿Cuáles son los noctámbulos? ¿Cuáles tienen hijos o cuidan a familiares mayores? ¿Cómo podría eso afectar sus horarios de trabajo, y cómo puede acomodarlos?

“Siempre debe conocer las personalidades y circunstancias únicas de su gente, pero en una situación laboral remota puede ser aún más importante”, dice Mattson. “¿Qué los motiva? ¿Cuáles son sus limitaciones? ¿Necesitan recoger a los niños de la escuela y dejar las tardes abiertas, pero luego iniciar sesión más tarde por la noche? Las estrategias de trabajo remoto exitosas requieren un cambio de mentalidad además de práctico: siempre y cuando su trabajo se realice y aún cumpla con los estándares de desempeño, entonces cuando el trabajo esté hecho no debería ser tan importante ”.

La capacitación puede ser una parte invaluable de su estrategia de trabajo remoto, para establecer las reglas y expectativas y para mejorar las habilidades sociales, dice Christy Pambianchi, directora de recursos humanos de Verizon. Aproveche su organización de aprendizaje y desarrollo existente para brindar capacitación en la gestión de equipos remotos, así como comunicación efectiva, colaboración, incluso empatía y capacitación en liderazgo, dice.

“Algunas personas necesitarán recibir capacitación para que esto sea exitoso, así que trata de ver cómo puedes ofrecer esta capacitación virtualmente”, dice ella.

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Cultura

El segundo pilar principal de una estrategia exitosa de trabajo remoto es la cultura, dice Hewitt de Forrester. Una cultura de “first remote” se basa firmemente en la estructura que se establece, y tiene que ser intencional y deliberada, dice. “Remoto primero significa que está pensando intencionalmente en los trabajadores remotos, solicitando su opinión sobre lo que necesitan para tener éxito y haciendo lo necesario para satisfacer esas necesidades”, dice Hewitt.

Es mucho más difícil nutrir y mantener la cultura en situaciones de trabajo remotas, dice Sheryl Haislet, CIO de Vertiv, por lo que se debe realizar un esfuerzo adicional para garantizar que la cultura siga siendo una prioridad.

“Naturalmente, hay mucha interacción cuando estás en persona que no sucede en una situación remota”, dice Haislet. “Así que debes asegurarte de ser intencional para crear esas oportunidades en lugar de dejarlas al azar. Tenemos reuniones de todos los empleados cada dos semanas para mantener ese contacto, estamos organizando conversaciones individuales, chats de video y otras formas tecnológicas para mantenerse conectados, no solo sobre el trabajo, sino también sobre la vida personal; compartir fotos, videos e historias sobre mascotas y niños. Tener horas felices virtuales, seguir a colegas en las redes sociales, compartir artículos e historias relevantes “.

La desventaja de una estrategia remota es que puede alterar el equilibrio entre el trabajo y la vida y difuminar la línea entre los dos. Es importante asegurarse de que los trabajadores y equipos remotos tengan tiempo para alejarse del trabajo y concentrarse también en sus vidas personales, dice Haislet. “Creo que ya no es un equilibrio entre el trabajo y la vida, con tantas capacidades de trabajo remoto en todas partes y más como una combinación. A veces tienes que hacer tiempo para esas otras responsabilidades y saber cuándo necesitas alejarte ”, dice ella.

Uno de los mayores ajustes que los trabajadores remotos deben hacer es la falta de transporte, que muchas personas usan como amortiguador que delimita la vida del hogar de la vida laboral. Cuando su viaje se reduce a un viaje por el pasillo, las cosas se pueden complicar, dice Fran Berrick, fundador y entrenador de carrera de Spearmint Coaching.

“El viaje a menudo es una parte fundamental de la rutina de las personas y les da una separación entre el trabajo y los tiempos libres”, dice Berrick. “Eso puede ser un gran cambio, por lo que los líderes deben difundir buena información y mejores prácticas para crear nuevos rituales y hábitos. Requiere que los líderes y los trabajadores mejoren la gestión del calendario y la gestión del tiempo para que no se sientan abrumados y haya un comienzo y un final claros para el día “.

Tecnología

Sin tecnología, el trabajo remoto sería casi imposible. Pero las necesidades tecnológicas van mucho más allá de las aplicaciones de comunicación como el correo electrónico o las soluciones de colaboración y chat como Zoom o Slack, dice Hewitt. Si bien las organizaciones deben asegurarse de tener plataformas para eso, también necesitan lo que Hewitt llama tecnologías de “sistemas de trabajo”.

“Sabemos por nuestra investigación que hasta el 30 por ciento de lo que constituye el compromiso de los empleados es tecnología”, dice Hewitt. “Lo que lleva al compromiso es su capacidad para progresar en su trabajo todos los días, y la tecnología que utiliza está directamente relacionada con eso. ¿Cómo habilita o dificulta la tecnología ese progreso? No solo se trata de cómo interactúan los trabajadores entre sí a través de Slack, Zoom, Microsoft Teams, dice Hewitt, sino de qué tan bien funcionan las tecnologías de acceso remoto como las VPN. Se trata de su capacidad de utilizar la infraestructura de escritorio virtual (VDI) para acceder a los sistemas en la oficina. Incluso identifique y acceda a la tecnología de administración que puede permitir a los trabajadores usar sistemas seguros y servicios de centro de llamadas y soporte que les permiten a los trabajadores remotos descansar contraseñas y otras tareas.

“Esto afecta la experiencia y el compromiso de los empleados, porque es realmente la capa de acceso básica que le permite hacer su trabajo”, dice Hewitt. “Hay que ver esto de manera integral, porque son todas estas tecnologías juntas las que realmente crean o rompen la experiencia laboral remota”.

Y si bien puede parecer tentador implementar una de las innumerables tecnologías de monitoreo de productividad de seguimiento remoto disponibles, tenga en cuenta esto: es un gran desmotivador y habla de una mentalidad de liderazgo que es más comando y control que confianza y respeto, dice Berrick.

“No hay nada más desmotivador que obligar a sus empleados a rendir cuentas por cada minuto de cada día. O, por ejemplo, usando keyloggers para capturar su actividad; o la tecnología que toma su fotografía cada cinco minutos para asegurarse de que estén sentados frente a su computadora “, dice Berrick. Si sospecha y está paranoico de que sus empleados solo están perdiendo el tiempo, eso dice mucho más sobre usted y su capacidad de liderazgo.

“Los resultados son, en última instancia, lo que importa: ¿cumplen los plazos y cumplen con las expectativas en torno al trabajo remoto? Entonces eso es por lo que deberían ser juzgados ”, dice Berrick.

Legal y cumplimiento

Finalmente, tómese el tiempo para comprender las implicaciones legales y de cumplimiento de una estrategia de trabajo remoto, dice Hewitt. En los EE. UU., Existen diferentes implicaciones fiscales que deberán abordarse según la región geográfica donde viven y trabajan sus empleados. Cada estado, región y localidad tendrá diferentes regulaciones de salud, seguridad y financieras que deberá cumplir, dice.

“En el Reino Unido, por ejemplo, debe hacer que su oficina en el hogar se someta a una inspección formal para asegurarse de que la empresa o el gobierno no sean responsables de los problemas de salud o seguridad que puedan ocurrir. Y, en la UE, las empresas deben tener en cuenta el cumplimiento del RGPD”, dice. Además, la prestación de atención médica patrocinada por los empleados puede variar según los proveedores disponibles.

Una estrategia exitosa de trabajo remoto no solo requiere estas soluciones concretas, sino también la disposición de los líderes a pensar y trabajar de manera diferente. En última instancia, muchas de las mismas consideraciones que se aplican en un entorno de trabajo local también se aplican a un entorno remoto, es solo una cuestión de implementación.