Desarrollo ágil: Consejos para la gestión de equipos remotos

La pandemia de coronavirus impone a las organizaciones la necesidad de implementar equipos ágiles que se ajusten a la colaboración remota asincrónica. Algunos líderes de TI, que han impulsado esfuerzos de desarrollo ágil, comparten sus consejos para alcanzar el éxito.

Las medidas de confinamiento están obligando a más y más empleados a trabajar de forma remota. Es cierto que, en el pasado, las estrategias de trabajo flexible venían cobrando fuerza entre muchos equipos. Pero el empujón que la pandemia dio a la colaboración a distancia de todos los equipos es un desafío de calibre mayor. Más cuando hablamos de equipos de desarrollo ágil, que a menudo se apoyan en procesos presenciales, lo que deja a muchos líderes preocupados por cómo abordar estas facetas en entornos exclusivamente remotos.

La gestión del rendimiento, por ejemplo

Eugene Granovsky, fundador y CEO de Bellawatt, ha trabajado tanto en oficinas centralizadas como en empresas que tenían equipos distribuidos. Su actual empresa, que desarrolla software para el sector energético, y cuenta entre sus clientes al Departamento de Energía, Pacific Gas & Electric y al equipo de servicios energéticos de Amazon, ha sido remota desde el primer día.

“En una oficina, uno puede arreglárselas apareciendo temprano, saliendo tarde, tecleando furiosamente en el teclado, lo que muy a menudo es perjudicial para el producto. Con una fuerza de trabajo remota, establecer resultados explícitos y medir el rendimiento basado en cómo los miembros del equipo cumplen con esos resultados, es la mayor diferencia”, dice.

Aun así, y aunque parezca evidente, la gestión del desarrollo ágil en entornos distribuidos requiere de una delicadeza considerable para alcanzar esos objetivos, especialmente cuando se trata de fomentar el nivel de colaboración necesario para que la metodología ágil prospere. Aquí, Granovsky y otros líderes de TI, que han encabezado los esfuerzos ágiles de equipos remotos, comparten sus consejos para alcanzar el éxito.

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La planificación y la comunicación son cruciales

Para las fuerzas de trabajo ágiles distribuidas, especialmente aquellas en las que los miembros del equipo establecen desarrollo sus propias horas, la planificación y la comunicación son primordiales, dice Granovsky. Así como los gerentes no pueden echar un vistazo a un miembro del equipo para ver cómo les va, los desarrolladores no pueden darse la vuelta y pedir una aclaración inmediata si no tienen completamente clara su tarea asignada.

“En una oficina, no tienes que darles toda la información que necesitan para hacer su trabajo”, dice. “Puedes darles el 90 por ciento que necesitan para empezar a trabajar, y luego pueden acercarse a ti para obtener el otro 10 por ciento”. No puedes hacer eso remotamente, dice, a menos que todos estén en un canal de Slack todo el tiempo.

“Estar a distancia te obliga a hacer las cosas como deberías hacerlas, pero antes y mejor”, dice Granovsky, en particular la planificación y la comunicación.

Herramientas para la comunicación asíncrona

Para las fuerzas de trabajo distribuidas, es fundamental reunir el conjunto adecuado de herramientas de colaboración. Los standups diarios, y otros pilares ágiles presenciales, pueden ser difíciles de reproducir en entornos de equipos remotos, especialmente a través de zonas horarias dispares. En este caso, las herramientas que facilitan una comunicación clara en flujos de trabajo de desarollo ágil y por lo general asíncronos pueden resultar útiles.

Hoy en día, la plataforma de comunicación para equipos distribuidos es Slack, pero Granovsky, por ejemplo, no es un gran fan. “En lugar de Slack, usamos Twist, que es un poco más organizado que Slack”, dice. “Slack se convierte más en un enfriador de agua, que es más distrayente que productivo.”

Cuando se trata de elegir herramientas, Granovksy aconseja usar las plataformas más estándar. “Aprendimos de la manera difícil que las herramientas más populares son populares por una razón”, dice. Para el equipo de Granovsky eso significa GitHub para la gestión de entradas y códigos, Zoom para la videoconferencia, y Google Docs para compartir conocimientos y pizarras.

El tablero de scrum virtual

Si hay alguna herramienta que personifica la experiencia de desarrollo ágil, es el tablero de scrum de la oficina, esos puntos de anclaje del espacio de colaboración cubiertos con notas adhesivas que los miembros del equipo pueden mirar fácilmente para obtener una visión instantánea del progreso del proyecto.

En Greenphire, una empresa de pagos por ensayos clínicos, el proceso de desarrollo ágil se centra en los tableros de scrum, dice el director técnico David Wallace. Los equipos de TI y de ingeniería suelen trabajar juntos todos los días en la misma oficina, dice, pero a partir del 19 de marzo, a medida que el coronavirus se afianzó en los Estados Unidos, la empresa activó su plan de continuidad de negocios.

“Estábamos entrando en un territorio desconocido”, dice. Y particularmente con la pandemia, es importante tener sistemas financieros para apoyar los ensayos clínicos, agrega, así que Greenphire no podía perder el ritmo.

“Los muros de scrum físicos son para la camaradería y la construcción de equipos”, dice. “Pero siempre mantuvimos también tableros de scrum virtuales. Así que hoy, tenemos exactamente los mismos equipos de scrum usando tableros de scrum virtuales”.

Para mantener su equipo ahora totalmente remoto en la misma página, Greenphire ahora confía exclusivamente en la tabla de scrum de Jira, sin necesidad de Post-Its.

Hacer bien la pizarra

Para los equipos ágiles, las pizarras son esenciales para trazar todo, desde los planes de proyecto, hasta los sprints y las tareas. Greenphire es un gran usuario de las pizarras para el mapeo de historias, que es donde los equipos ágiles diagraman las actividades de los usuarios como parte del proceso de desarrollo. “Y normalmente se ha hecho en persona”, dice Wallace.

Sin embargo, el equipo remoto de la empresa en Vietnam ha estado utilizando la herramienta de pizarra incorporada en el sistema de videoconferencia Zoom. “Fue una lección aprendida de otro departamento que ha sido especialmente útil ahora”, dice. “Y está ayudando a mantener el mismo tacto y sensación de nuestras tormentas de ideas en persona”. Otras herramientas de pizarra populares entre los equipos de desarrollo ágil son Miro, Mural, Trello y Weave.

Jen Krieger, agilista jefe de la división de productos y tecnologías de Red Hat, es particularmente aficionado a Mural. “Es una herramienta realmente genial que mi equipo está buscando para usar más”, dice. “Por ejemplo, puedes hacer una espina de pescado, es como un reemplazo de la pizarra con todas las plantillas de entrenador ágil recreadas en ella. Es bastante sorprendente. Te permite hacer votaciones por puntos, lo cual es algo muy importante para los entrenadores ágiles”.

Videoconferencias: stand up, stand-in

La plataforma de videoconferencia Zoom se ha convertido en un valioso jugador durante esta era de confinamientos Es fácil de usar, su funcionalidad básica es gratuita, e incluye pizarras incorporadas, chat, salas de descanso y un fácil intercambio de pantallas. Para los equipos ágiles que últimamente se dedican a la colaboración a distancia, Zoom ha sido una solución para los horarios de las reuniones.

Pero las opciones de videoconferencia abundan. Algunas empresas utilizan una combinación de los productos Skype y Teams de Microsoft. Luego está Google Hangouts. Sococo es otra herramienta de reunión virtual que combina video, chat y compartir pantalla en una metáfora de oficina.

“Se trata de encontrar a los que encajan en tu equipo”, dice Emilia Breton-Lake, entrenadora ágil de Accenture SolutionsIQ.

Breton-Lake sugiere que los equipos acuerden de antemano cómo se utilizarán las herramientas de videoconferencia para que la gente sepa lo que se espera de ellos – y para asegurar que todo el mundo se involucre en las llamadas.

“Con el último equipo con el que trabajé, no nos importaba si tu oficina está desordenada o tu pelo está arreglado o tu maquillaje está hecho, pero lo que nos importa es ver tu cara”, dice. “No nos importa si hay ruido de fondo de tu perro o de tus hijos, pero es importante no estar en silencio para poder escuchar pequeñas reacciones vocales – como ‘huh’ – que escucharías cara a cara”.

Aprovechando al máximo el tiempo cara a cara

Además de establecer expectativas en torno a la videoconferencia, también es importante señalar que la realización de reuniones virtuales requiere diferentes habilidades por parte del maestro o facilitador de Scrum, dice Breton-Lake. En una reunión en persona, la mayoría de la gente no quiere ser grosera y abrir su teléfono o portátil y revisar los correos electrónicos. “Pero cuando se habla de reuniones virtuales, esas otras cosas están sentadas ahí mismo en la misma computadora. Es muy fácil para la gente espaciarse”, dice.

El primer paso es conseguir que la gente adecuada entre en la reunión. Si alguien no necesita estar en una reunión, pero sí necesita estar informado sobre las decisiones tomadas, puede recibir un correo electrónico. “Tener reuniones con un propósito determinado es diez veces más importante”, dice.

Ayuda si puedes ver la cara de todos todo el tiempo y que no se queden mudos, a menos que haya algo realmente perturbador cerca, como una cortadora de césped”. “Si hago una broma, puedo oír a los demás reír”, dice. “Es importante tener esa conexión humana con el equipo. Crea confianza y todas las demás cosas que fluyen de ella.”

Una compañía que usa Zoom para sus reuniones internas de scrum es Scalable Path, una empresa de búsqueda de talentos que se especializa en encontrar desarrolladores ágiles. La compañía construye aplicaciones para apoyar los procesos internos, como una herramienta generadora de descripciones de trabajo y una herramienta de estimación de proyectos de software.

“La idea es que todos se pongan en la misma habitación, de pie, y cada persona diga lo que ha logrado desde el día anterior, lo que planea hacer hoy y si tiene preguntas o bloqueos”, dice el CEO Damien Filiatrault. “Hacer eso en persona sería genial; puedes hacerlo en el Zoom”.

Es posible hacer lo mismo por escrito sobre, digamos, Slack, dice, y puede ser bueno tener un registro documentado. “Pero no creo que la gente deba dejar de hablar todos los días”, dice. “Cuando hablas todos los días, surgen cosas. Empiezas a conversar y luego dices: ‘Bueno, en realidad, yo tenía esta pregunta.'”

La clave es establecer límites de tiempo definidos, dice. “No dejes que la reunión sea una en la que todos se sientan cómodos y que lo siguiente que sepas sea que ha pasado una hora”, dice. “Es tentador divagar en una madriguera de conejo y hablar de un tema complejo con el que un desarrollador tiene problemas mientras todos los demás están sentados y escuchando”.

En su lugar, sugiere asignar, digamos, cinco minutos por persona, y si surge un problema, hacer un seguimiento más tarde, en profundidad, con las personas clave que estarían involucradas. “Creo que la gente se está acostumbrando mucho más a hacer reuniones en línea”, dice. “Honestamente he llegado a preferirlo. Pero una cosa que se pierde son las relaciones humanas”.

Sugiere que las compañías que se mueven permanentemente a una fuerza de trabajo distribuida consideren la posibilidad de tener vacaciones regulares fuera de la empresa o del equipo. Pero también hay cosas que se pueden hacer ahora, durante la pandemia.

“En este momento, en mi equipo, cuando tenemos un poco de tiempo extra al final de una llamada, hablamos de cómo nos sentimos con todo este asunto del virus”, dice. “Nos estamos conectando a nivel personal”.

La compañía también tiene un club de lectura, dice. “En Slack, seleccionamos un libro, lo leemos y charlamos sobre él”, dice. “Es una interacción con un refrigerador de agua. Esa es la parte más difícil de estar alejado – realmente tienes que hacer un esfuerzo para establecer ese tipo de cultura.”

Programación por parejas en un entorno distribuido

Otro desafío para los equipos ágiles distribuidos es cómo hacer programación en parejas cuando los dos desarrolladores no pueden sentarse uno al lado del otro y pasar un teclado de un lado a otro. Aunque no todos los equipos ágiles practican la programación en parejas, algunos van más allá, al mobbing, donde varios desarrolladores trabajan en un ordenador.

Es posible hacer lo mismo a distancia, dice Granovsky: “En Visual Studio, que es el editor de código más popular, hay una herramienta llamada Live Share que funciona como un sueño con el emparejamiento”.

Ha funcionado mejor para su compañía que algunas de las nuevas herramientas de colaboración, añade. “Y realmente las hemos probado todas, y todo el mundo se ha frustrado porque se convierte en que una persona teclee y la otra mire a través de la pantalla compartida.”

Crear un espacio productivo en casa

Sus desarrolladores requieren muchas herramientas para ser productivos en sus oficinas domésticas. Para empezar, necesitan acceso a Internet de alta velocidad, redes privadas virtuales y autenticación multifactorial. Pero hay un montón de pequeñas cosas que pueden marcar una gran diferencia en las que sus desarrolladores podrían no pensar de antemano, y vale la pena tener una conversación abierta entre su equipo para ayudar a asegurar que cada miembro pueda establecer un espacio productivo en casa.

“He estado trabajando en casa durante la mayor parte de los últimos siete años”, dice Joe Tobolsky, CTO de Nerdery, una consultoría de servicios digitales. “Así que tengo una rutina, y un espacio físico y una configuración de escritorio”.

No siempre es así para la gente que trabaja desde casa por primera vez. Antes de COVID-19, todos menos una docena de los cientos de desarrolladores de Nerdery trabajaban desde una oficina. “Hemos tenido gente con varias situaciones ergonómicas en casa”, dice. “He estado gritando a la gente que trabaja en su sofá”. Y la gente echa de menos los monitores múltiples, dice. “Hemos instituido una política de caja para que la gente pueda llevarse sus muelles y monitores a casa.”

También es importante tener una separación psíquica y física de un área de trabajo, en la medida de lo posible. Con ese fin, Tobolsky ha convertido un viejo televisor en un cartel de “no molestar” para advertir a sus familiares. Eventualmente, dice, podría llegar a escribir los guiones para encender el letrero cuando esté en una llamada.

El poder de la paciencia

Para muchos líderes de equipo, el cambio a la gestión de un equipo ágil remoto puede traer consigo un poco de ansiedad sobre si el trabajo se está realizando – especialmente cuando se trabaja con desarrolladores, que a menudo necesitan largos tramos de trabajo sin interrupciones. Si no puedes verlos, ¿cómo puedes saber que están codificando de cabeza? Además, los niños, las mascotas y otros miembros de la familia pueden ser un problema común para los empleados que trabajan en casa.