5 consejos para el arranque exitoso de una implementación ERP

Después de meses de trabajo preparando la implementación del software ERP para su empresa, llega el día de la puesta en producción. Aquí cinco consejos claves para ese momento.

Su equipo ha hecho todo lo posible para prepararse para el día de poner en producción una la nueva plataforma de software ERP de su compañía. Completó la configuración, ejecutó las pruebas con la debida diligencia. Limpió y preparó sus datos, capacitó y certificó a sus usuarios, estableció sus equipos de soporte. Ahora “solo” necesita ejecutar.

John Belden es el líder de práctica de servicios de asesoramiento de ejecución de proyectos en UpperEdge . Es responsable del desarrollo y la prestación de servicios de asesoramiento diseñados para maximizar el valor extraído de los integradores de sistemas y mitigar los riesgos asociados con las transformaciones habilitadas por TI. Y sobre el momento de lanzar una implementación ERP confiesa:

“Cada vez que me preparaba para un gran lanzamiento de SAP, tenía una canción que tocaba para prepararme y preparar al equipo: “Lose Yourself” de Eminem. Ha sido la canción perfecta para establecer el tono de un evento que sabía, sería increíblemente estresante pero también muy gratificante”.

Por supuesto, que la banda sonora perfecta no es suficiente para conseguir el éxito, pero “Lose Yourself” deja claro lo importante que es no arruinarlo. Todo el que sabe lo qué es un ERP, tiene claro que para hacerlo bien en el arranque operativo de una implementación bien vale tener claras las prioridades fundamentales de un lanzamiento:

1. Servir al cliente
2. Proteger al accionista

Con estas prioridades en mente, y un tema musical en tu cabeza, el experto nos recomienda seguir estas cinco mejores prácticas para un lanzamiento exitoso:

1. Salvaguardar las relaciones con los clientes.  Hay varias cosas que puede hacer para asegurar una buena reputación con sus clientes:

• Pedidos previos al envío e inventario suplementario para existencias en rápido movimiento.
• Entrene a sus representantes de servicio al cliente sobre posibles preguntas e inquietudes en caso de que haya un problema de puesta en marcha. Los representantes de servicio al cliente bien preparados pueden marcar la diferencia entre un cliente informado y satisfecho y uno descontento.

2. Asegúrese de que sus gerentes de puesta en marcha estén bien entrenados y descansados.  Pocas experiencias en el mundo de los negocios se comparan con la gestión de una puesta en marcha. Cada minuto de cada hora se planifica con precisión e incluso se debe abordar de manera experta hasta el punto más pequeño del programa. Para garantizar que sus gerentes de lanzamiento tengan el soporte requerido:

• Programe tres gerentes con turnos superpuestos de 12 horas.
• Ejecute suficientes simulacros de go-lives y tutoriales.
• Refuerce las habilidades de resolución de problemas del gerente de puesta en marcha explorando escenarios inesperados antes de la puesta en marcha.

3. Construya canales de comunicación inequívocos y sin obstáculos.  Go-lives tiende a difundir geográficamente a los miembros del equipo del proyecto en toda la organización. Sin embargo, comunicar estados y problemas rápidamente es necesario para mantener el ritmo de las cosas (y para detener rápidamente la ejecución si es necesario). Los equipos de ERP se están volviendo creativos con las tecnologías de redes sociales para habilitar estos canales de comunicación claros.

4. Prepárese para lo peor y espere lo mejor.  Esto puede ser un cliché, pero hay una razón por la que estas palabras de sabiduría han existido por generaciones. Prepárese para su puesta en marcha estableciendo puntos de respaldo específicos. Los puntos de respaldo son posiciones específicas en la implementación donde puede detener y restablecer la puesta en marcha sin tener que comenzar desde el principio. Seleccione los puntos de respaldo adecuados durante las sesiones de recorrido. Piense en posibles puntos de falla específicos y construya su plan para poder restaurar y “volver a ejecutar” ciertos segmentos si es necesario.

5. Evite que el negocio comience antes de que se complete el lanzamiento.  A menudo se presiona a los equipos para que comiencen a procesar las transacciones comerciales antes de la confirmación final de que se han completado todas las piezas del lanzamiento. A menos que el escenario de comenzar el negocio temprano haya sido examinado en sesiones de práctica, esta es una muy mala idea. Los problemas que ocurren debido a comienzos tempranos tienden a agravarse con el tiempo.

Cada vez que me preparo para una gran puesta en marcha, le digo al equipo que puedo asegurarles dos cosas:

• Habrá al menos un problema importante durante la transición.
• Estaremos listos para responder a eso.

Proteja al accionista y sirva al cliente prestando atención a estas cinco mejores prácticas. Si está preparado para salvaguardar las relaciones con los clientes, capacite a sus gerentes de puesta en marcha, cree canales de comunicación claros, establezca puntos de parada adecuados y proteja el negocio por encima de todo lo demás, todo lo que queda es elegir el tema para su implementación. Solo tienes una oportunidad.