La comunicación afecta la productividad empresarial

“Este problema es más común de lo que parece y haciendo simples cambios los resultados puedes mejorar significativamente”.

La frase que inicia este artículo es del director de Performia Colombia, Jairo Pinilla, quien asegura que en el ámbito de la comunicación organizacional el gasto de las empresas en el renglón de las comunicaciones internas aumentó un 42% en los últimos 3 años.

Añade que un estudio de la Universidad “Rey Juan Carlos de España” , da a conocer cifras manejadas en diversas compañías de tecnología, que dicen que un 49% de la comunicación es por mail, el 29% vía mensajes de texto, solo el 13% utiliza lápiz y papel y el 10% es mensajería instantánea. Alrededor del mundo 50 billones de emails son enviados cada día.

La comunicación es tan importante tanto de forma interna en las organizaciones como  lo que se da a conocer a los clientes, desde lo que dice el equipo de venta hasta la forma como se presenta un producto o servicio. Un mensaje mal entendido simplemente puede tumbar un negocio, dar a conocer de forma oportuna un mensaje es fundamental tanto en el ámbito personal como laboral.

De acuerdo al estudio publicado por la universidad EL Rey Juan Carlos de España el 73.68% de las personas comunican a su jefe una idea que puede mejorar el rendimiento del trabajo, el 15.79% se la dice a sus compañeros esperando que estos la digan y el 10.53% no dice nada porque a su jefe no le interesa lo que piensa. Este dato es positivo ya que las personas generalmente son más comunicativas en el ámbito organizacional y quieren aportar para el desarrollo y crecimiento de la empresa.

Pinilla explicó “En Performia diferenciamos 5 habilidades fundamentales para lograr una comunicación óptima y tener mejores resultados en el equipo de trabajo”:

1. Estar ahí: El poder tener la atención completa en la persona con la que se comunicó y en comprender realmente el mensaje. Si la persona no logra estar ahí, con todos sus sentidos, seguramente entenderá algo diferente y tergiversará la comunicación.
2. Confrontar: La capacidad de mirar (enfrentar) cómodamente, a la persona con la que se comunicó, manteniendo su atención. Esta habilidad, aunque parezca insólito, no es muy alta en el promedio de la gente, en especial si el tema es incómodo o la otra persona es un poco antagónica o muy seria.
3. Confrontar dificultades: La habilidad de abordar la comunicación y mantener la posición de uno con la otra persona sin que su apariencia, genio, estado de ánimo o tono de voz interfiera en su atención y  emociones. Aquí se hace énfasis en la habilidad de manejar clientes difíciles, negociaciones de competencia fuerte,  personas enojadas,  negativas o destructivas.
4. Transmitir un mensaje con claridad: Esto es fundamental, si la persona no explica bien lo que quiere comunicar muy difícilmente el mensaje sea realmente comprendido. En especial aplica cuando alguien tiene que transmitir un mensaje sin alterarlo.
5. Dar acuse de recibo: Muchas personas reciben un mensaje y no contestan al interlocutor, es importante responder, ya que la otra persona siempre estará pensando: recibió el mensaje, no le gustó. De modo que la falta de acuse de recibo atrapa y consume la atención de quien envió el mensaje. Esto es muy común en las comunicaciones internas en una empresa y tenerlo o no en cuenta puede mejorar o deteriorar mucho las relaciones interpersonales, es especialmente importante en la comunicación con los clientes y proveedores.

“Para que realmente exista comunicación uno debe estar realmente presente, saber transmitir el mensaje, escuchar y obtener respuesta a sus preguntas, hacerle saber a la otra persona que uno la ha escuchado y recibido su mensaje. Si falta alguno de los elementos mencionados anteriormente, la comunicación pierde valor y su efecto se disminuye considerablemente. Todas las habilidades mencionadas anteriormente se pueden entrenar hasta lograr mejorar notables en un individuo”.