Servicios administrados de impresión: Tres ventajas

Eficiencia y eficacia, dos palabras que cualquier CIO, CEO o director de departamento utiliza todos los días y a toda hora. Y lo hace porque los inconvenientes no avisan, y aunque nadie los desea, trate de evitarlos o minimizarlos, están ahí y cuando aparecen hay que resolverlos, le guste o no.

CIO América Latina| Mario Augusto Beroes Ríos| @marioberoes22

La toma de conciencia ecológica  ha llevado a las compañías a modificar hábitos, crear y cumplir reglas que van en el cuido de nuestro medio ambiente, y en el relacionamiento, por decirlo así, de la empresa con la comunidad donde está ubicada. Cada vez con más frecuencia, escuchamos que se mencionan los servicios administrados de impresión como parte de ese “beneficio ecológico”. En las empresas, ahora,  se ha popularizado la tendencia de cuidar el ambiente y con esto se comienzan a practicar protocolos para la reducción del papel. Sabemos que este tipo de servicios se relaciona con ello, pero ¿qué son a ciencia cierta?, ¿a quiénes se dirigen estas soluciones?, ¿qué ventajas nos ofrecen al implementarlos?

 Xerox aconseja

Los inconvenientes en los procesos internos no sólo conllevan gastos monetarios extra, sino que también estos se ven reflejados en la reputación e imagen de la empresa, pues al final, al tener una baja eficiencia y eficacia interna, la calidad del servicio que se le brinda a los proveedores y clientes, es menor. Como podemos ver, los procesos relacionados con flujos de trabajo comprometen en gran medida la estabilidad de una organización.

La pregunta ahora es: ¿existe algún tipo de asesoría y de técnicas para mejorar los flujos de trabajo? La respuesta a esta pregunta son, según la compañía Xerox, los servicios administrados de impresión.

Para la empresa en cuestión, los Servicios Administrados de Impresión son “soluciones integrales que abarcan el diagnóstico, propuesta, implementación y seguimiento de tácticas para mejorar los flujos de trabajo“. Van desde el cambio de equipos multifuncionales obsoletos hasta la implementación de aplicaciones innovadoras para sistematizar el trabajo, agilizar procesos burocráticos, trabajar a distancia y traducir documentos al instante.

Las tres ventajas que esto conlleva serían:

1- Beneficios económicos. La implementación de los servicios administrados de impresión ayuda a ahorrar hasta un 30% del gasto total de los egresos utilizados en procesos relacionados con documentos. Es importante observar este tipo de soluciones como una inversión y no como un gasto, puesto que si se compara el costo de la implementación de estos, respecto a la perdida permanente de dinero por parte de una empresa en procesos obsoletos, económicamente conviene ponerle un alto a esos egresos sin sentido.

2- Beneficios organizacionales. El resultado natural de la implementación de los servicios administrados de impresión es una mejora significativa en la eficiencia, eficacia y tiempo de los procesos de trabajo. También será más fácil archivar, guardar y encontrar documentos útiles, así como tener la posibilidad de brindar un mejor servicio a los clientes, generando una imagen y reputación positiva.

3- Beneficios ambientales. Es importante resaltar este tipo de beneficios ya que actualmente las empresas tienen la responsabilidad de cuidar el medio ambiente. En este sentido, los servicios administrados de impresión brindan soluciones útiles para disminuir la emisión de papel, minimizar la huella ambiental y proteger el planeta.

Xerox está comprometida a mejorar la forma en que el mundo trabaja. Por eso, los servicios administrados de impresión que ofrece siempre son personalizados y adaptados a las necesidades de los clientes. Al tener experiencia en solucionar procesos y flujos de trabajo, la empresa posee la experiencia para brindar soluciones adecuadas y al alcance de cualquier empresa.

Tal es así, que InfoTrends, la investigadora de mercado y consultoría estratégica para la industria de soluciones digitales, reconoció a finales de 2015 a Xerox como empresa proveedora líder de Servicios Administrados de Impresión.

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