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Gestión remota de proyectos: 8 consejos de los expertos

Experimentados directores de proyectos ofrecen consejos y trucos, desde sus trincheras virtuales, para la gestión remota de proyectos, del rendimiento y la productividad de los equipos remotos.

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En las últimas semanas, has realizado una hazaña que antes creías imposible: Sin previo aviso, planificación o entrenamiento te convertiste en el proyect manager, líder de la gestión remota de un equipo que nunca has visto en persona.

La gestión remota es una habilidad especializada, que requiere habilidades de comunicación y mediación, herramientas digitales, una excelente planificación y visualización de los procesos. Cuando se construye desde cero, un equipo remoto funciona de manera diferente a uno que trabaja en una oficina.

No todo el mundo prospera en un entorno de trabajo desde casa, o de teletrabajo. Según un estudio reciente del  National Research Group, el 51 por ciento de los Gen Z encuentra que trabajar desde casa es una distracción y el 41 por ciento dice que no tiene los recursos necesarios. “Hay ventajas y desventajas en el trabajo a distancia”, concuerda Kenny Johnston, director de productos en GitLab. GitLab es una compañía “remote fisrt” con equipos en más de 65 países. “Las personas que contratamos lo disfrutan y nos auto-seleccionamos por un principio que llamamos ‘gerente de uno’, lo que significa que esperamos que las personas sean proactivas, definan su propio trabajo y sean responsables de sus propios proyectos”.

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Si  liderar la gestión remota de un equipo de trabajo es nuevo para ti, necesitarás perfeccionar algunas habilidades. Con ese fin, contactamos con directores de proyectos que han estado dirigiendo equipos remotos durante años. A continuación, sus recomendaciones.

1. Comunicación intencional

Todos los expertos coinciden en que la comunicación, en la gestión remota es un animal diferente de las interacciones en persona. “En la oficina hay todas estas formas ligeras, matizadas y sutiles de hablar con los colegas”, dice Ethan Fast, CTO y cofundador de Nash. Fast dirige un equipo remoto de 33 personas localizadas en todo el mundo. “Cuando trabajas a distancia, ya no puedes confiar en estos recursos de la conversación presencial. Tienes que ser proactivo e intencional en la comunicación”.

Una forma de reemplazar algo de esa rica comunicación en persona es con video reuniones. Pero esos -y todos sus canales de comunicación- requieren una estrategia clara y habilidades especializadas.

“Yo diría que la mejor práctica es tener un punto de contacto diario”, dice Kelley Ervin Gerente de Proyecto en Talent Path. “No tiene que ser largo”. Ervin dirige un equipo remoto de más de 10 personas, en todo el país.

“Sacamos una página de Scrum”, dice Katie Guzmán, jefe de producto de Asana. Ella apoya a 10 gerentes de producto. “Hacemos un stand up diario. Todos dicen: ‘Esto es lo que hice ayer, y aquí es donde estoy bloqueado’. Lo hacemos en una videollamada, así que todos están listos y trabajando”. También tendrás que confiar mucho en la comunicación escrita para aclarar, documentar, añadir puntos finos, hacer un seguimiento y tocar la base a menudo, sea cual sea el horario de la reunión de vídeo que elijas.

Y tienes que ser intencional acerca de cómo te conectas con cada miembro de tu equipo, cuando eres e responsable de la gestión remota del trabajo. También tendrás que confiar mucho en la comunicación escrita para aclarar, documentar, añadir puntos finos, hacer un seguimiento y tocar la base a menudo, sea cual sea el horario de la reunión de vídeo que elijas. Y tienes que ser intencional sobre cómo te conectas con cada miembro de tu equipo.

2. Higiene para las video reuniones

Crea un protocolo para la gestión remota de las videoconferencias para que todos sean escuchados y no reine el caos. Guzmán de Asana llama a esto, “practicar una buena higiene en las reuniones”.

Todos los PMs con los que hablé están de acuerdo en que debes insistir en que todos enciendan su cámara en las reuniones para que puedas ver que todos están bien, fuera de la cama y comprometidos.

Pero la clave para una videoconferencia que valga la pena es enviar un orden del día antes de la reunión y seguir con notas enviadas después. “Empezamos definiendo lo que haría que esta reunión fuera un éxito”, dice Guzmán. “De esa manera, al final, todos tienen la satisfacción de un trabajo bien hecho.”

“Una de las formas en que he visto que las reuniones se desvían es la confusión causada por las videollamadas que hacen difícil interrumpirlas”, dice. Existen las pistas que alguien quiere hablar cuando te encuentras en persona. Se sientan, te miran, levantan la mano o se aclaran la garganta. Todo eso se pierde en una videollamada. “Hicimos señales físicas”, dice Guzmán. “Escribimos en Post-it Notes para que la gente pueda más uno cuando tenga una pregunta. Es una estrategia sutil que es muy efectiva”.

Dejar que las reuniones fluyan de la videollamada a una charla posterior a la reunión también es efectivo. “Hago un rápido informe después de la reunión”, dice Guzmán. “Para simular el tiempo de ‘salir de la reunión’. Descubrimos que los equipos remotos a menudo piensan que la reunión no fue tan bien porque no captaron ese momento positivo que la gente en la sala tiene. Así que hago eso en Slack”.

3. Escribir con precisión quirúrgica

Cuando se produce tanta comunicación a través de canales escritos, “hay que ser mucho más organizado a la hora de comunicarse con su equipo de forma precisa en ambientes remotos”, dice Adam Matas, jefe de gestión remota de proyectos y director de un equipo remoto en Taulia. “Si bien es importante ser minucioso y organizado en su documentación, es igualmente importante ser conciso en su comunicación para impulsar la acción”.

Ya sea que prefieras Slack, Skype o el correo electrónico para las comunicaciones diarias, trata de ser preciso, conciso y claro. Las largas y detalladas misivas abruman a una audiencia que ya está distraída.

Asegúrate de que sea fácil de responder rápidamente. No incluyas demasiado en un mensaje. Deje claro lo que se requiere para que su destinatario pueda moverse a través de las comunicaciones rápidamente. Utiliza un lenguaje activo y una mensajería directa.

Y ten en cuenta que las interrupciones constantes, especialmente de alguien a quien el equipo siente que no puede ignorar, afectan seriamente la productividad. De acuerdo con un estudio, toma 23 minutos y 15 segundos volver al trabajo después de cada interrupción.

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4. Precisar los puntos de conflicto

Hay temas, sobre todo en torno a los conflictos, que no surgirán a menos que los precise en la gestión remota del equipo de trabajo. “El punto de dolor que veo más a menudo”, dice Johnston de GitLab, “es lo que llamo sufrimiento en silencio”. No quieres que esto pase desapercibido. Cuanto más tiempo duren los conflictos, más intensos se vuelven.

“Los miembros del equipo terminan luchando y teniendo un alto nivel de ansiedad”, dice. “Eso no es visible. Así que, como gerente, me he acostumbrado a preguntar cómo le va a la gente tanto en casa como en el trabajo, de forma regular”.

“Cuando piensas, ‘Hmm, me pregunto si están bien, eso es una señal de que algo está mal”, dice Christie Lenneville de GitLab, un director de UX que dirige lo que es quizás el equipo global de UX más grande del mundo. “Cada vez que he preguntado si todo está bien y lo ha estado, a nadie le ha importado que pregunte. Pero cuando algo está mal, la gente aprecia profundamente que esté dispuesto a iniciar un diálogo”.

Si tu búsqueda de conflictos da lugar a problemas, dice Johnston, “las tácticas para resolverlos son probablemente las mismas que se utilizaban en una oficina”. El mayor riesgo es no saber. Habrías recibido otras señales en una oficina que no recibes ni remotamente”.

5. No te dejes llevar por la ansiedad

Si tienes tendencia a la ansiedad, el cambio masivo a trabajar desde casa puede hacer que la profundices más en la gestión remota de cada proyecto. Importante no bloquear cada detalle y trates de controlar todos los aspectos de todo lo que hace todo el mundo. Resiste ese impulso

“Es un desafío de la mentalidad”, dice Rachel Happe, cofundadora y directora de The Community Roundtable. “De repente, tienes que confiar en la gente que no puedes ver. Hay mucha ansiedad legítima en torno a la gestión. Encuentra un canal para ello. No puedes ponerla en tus empleados si quieres que sean productivos”.

Comunícate en su lugar. Involucrar a todos y resolver los problemas. Establezca rutinas. Poner reuniones en el calendario. Pasar lista diariamente. Perfecciona tus habilidades como maestro de Scrum. Dirige.

“Reúne a todo el equipo y pregúntales cómo quieren trabajar juntos”, dice Happe. “Revisa con la gente, pregunta sobre las rutinas que harán que todos se convenzan”. Eso calmará a la gente. Bajar la ansiedad es su primera prioridad”.

6. Flexibiza tu empatía…

Todos los expertos consultados concuerdan en que los líderes de la gestión remota necesitan hacer reuniones individuales, regularmente, uno a uno y con todos, porque algunas cosas nunca surgen en una reunión grupal o en Slack. Usarlas para imaginar el trabajo desde el punto de vista de cada persona. “Tienes que empatizar con la gente de tu equipo”, dice Tim Macek, director de operaciones técnicas e infraestructura de Sterling Trading Tech. Dirige un equipo remoto de 15 personas. “Tanto si se sientan a tu lado como si son remotos”. Cuando hagas esto, encontrarás problemas – y soluciones – que te habrías perdido.

“Tengo un equipo en Serbia”, dice Macek. “Cuando llegué aquí, había una reunión diaria de operaciones técnicas que, para ellos, era a las 7 p.m., incluso los viernes.” Los equipos remotos a menudo no se sienten cómodos con este tipo de cosas. Sin embargo, se puso en su lugar y cambió la hora de la reunión, que era fácil de hacer, a algo razonable para todos.

Esto se aplica también al tipo de trabajo que hace la gente. “El tiempo de un gerente y el de un codificador se usan de manera diferente”, dice Spencer Waldron, director de comunicaciones globales de Prezi. “Los gerentes tienden a organizar una reunión o llamar a las franjas horarias libres que tienen. Pero alguien cuyo trabajo es crear código, necesita grandes trozos de tiempo de ‘trabajo profundo’. Ser sacado de ese trabajo para asistir a una reunión de una hora puede arruinar el trabajo de toda una tarde.”

Anima a los miembros del equipo a reconocer el tipo de tiempo que necesitan y a marcarlo en su calendario, para que no se vean constantemente alejados del trabajo.

7. ¿Productividad? Súbelo.

No tengas miedo de hablar con tu equipo sobre la productividad. Si no lo mencionas, nadie lo hará. “La gente cree que es tabú hablar de productividad”, dice Matas de Taulia. “Pero va a haber un ajuste en los procesos de trabajo diarios, que más gente está experimentando de primera mano en este clima. Es bueno hablar de ello”.

La productividad es fácil de socavar, especialmente cuando se trabaja a distancia. Trabajar demasiado, sin embargo, puede ser un problema mayor, a largo plazo. Al no haber marcas claras entre el trabajo y el hogar, muchas personas caen en esta trampa.

Todas las personas con las que hablé animan a su equipo a establecer horarios reales, crear un espacio de trabajo o un sistema con alertas de cuándo están trabajando, y a ceñirse a ellos.

En GitLab la productividad es un tema común. “Usamos tableros de anuncios para esto”, dice Lenneville. “De esa manera, podemos ver si alguien tiene pocos recursos. Un gerente también puede mirar un tablón de anuncios para ver si alguien está sobrecargado”.

El exceso de trabajo no es algo que la empresa fomente. Es malo para la moral, la salud y, en última instancia, la productividad. Los miembros del equipo se llaman unos a otros por ello y el gerente interviene para corregirlo. “Nos centramos en el equilibrio entre trabajo y vida porque sabemos que la gente puede caer en esa trampa”.

8. Haz que tu cultura prospere

Cuando trabajas en una oficina, la cultura se produce. Pero cuando trabajas a distancia, alguien tiene que darle un lugar y un foro para prosperar.

“Nos gusta dar a todos una tarjeta de regalo de Starbucks y tomarnos un café juntos”, dice Tara Gilbert, jefa del equipo de experiencia del cliente en monday.com. Ella maneja un equipo de experiencia de cliente completamente remoto. “Todo el equipo se pone al día con el Zoom o el Slack y nos divertimos mucho poniéndonos al día en cosas que no sólo están relacionadas con el trabajo”.

GitLab se toma en serio la creación de culturas remotas. “Hemos construido un sistema para ello”, dice Johnston. “Tenemos reuniones de Zoom dos veces a la semana que son charlas de café. Tenemos canales flojos para juegos de mesa, cerveza, cada lugar, perros, padres, y muchas otras cosas.”

“Incluso hemos programado reuniones de Zoom donde los hijos de los miembros del equipo se reúnen”, dice Lenneville de GitLab. “Es divertido y loco y tonto y todo el mundo lo disfruta.”

La compañía también anima a la gente a tener una vida, incluso en las reuniones. “Si tu hijo se pone en tu regazo cuando estás en una reunión”, dice Lenneville, “todos decimos, ‘¡Hola!’ Está bien. Tenemos mascotas en las reuniones. Nos gusta. Nos ayuda a conocernos”.

Llevar lo personal al trabajo, incluso remotamente, construye la cultura. Y hace que trabajar desde casa sea mucho más divertido.

Entusiasta seguidor de la tecnología y las innovaciones que cambian el mundo. Director Editorial y COO en The HAP Group.