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Cómo enfrentar la explosión digital en los espacios de trabajos

La convergencia de la nube y la movilidad de la fuerza de trabajo están presionando una revolución en la formas de colaboración de las empresas: cómo administrar las disponibilidad de la información es más importante que su localización.

Cuando las capacidades físicas de almacenamiento de la información no impone límites, la movilidad de los trabajadores, los esquemas de conciliación, trabajo remoto, y la economía Gig, estàn cambiando las reglas del juego en los espacios de trabajo. Ahora que los usuarios tienen acceso cuando sea, donde sea y desde cualquier dispositivo, están generando montañas de datos. IDC predice que para 2025, el mundo creará 160 billones de gigabytes de datos.

No obstante, es más importante lo que hacen las compañías con esos datos que el mismo volumen: cómo los utilizan para aumentar las experiencias de los clientes, para mejorar la toma de decisiones cotidiana y para innovar. Esta es la verdadera epopeya de la transformación digital. A medida que las empresas se dan cuenta de esto para competir en esta economía digital, también entienden que deben utilizar y gestionar los datos de manera efectiva.

Las etapas de la transformación

Los analistas de IDC vislumbran que, durante 2019, la industria de TI crecerá en Latinoamérica a una tasa del 8.2% en dólares constantes, y el gasto en los pilares de la Tercera Plataforma (movilidad, nube, big data y analítica, y herramientas sociales) capturará aproximadamente la mitad del presupuesto, pero crecerá a un promedio del 5%. Para 2022, se digitalizará más del 50% del PIB de América Latina, con un crecimiento, en cada industria, impulsado por ofertas, operaciones y relaciones mejoradas digitalmente. De 2019 a 2022, se invertirán casi 380 mil MDD en gastos relacionados con TI.

De acuerdo con la IDC, lo que llaman Tercera Plataforma es la arquitectura de la transformación digital, un proceso para ellos de cinco etapas en el que la empresa pasa de flujos de trabajo ad hoc basados en papel a un lugar de trabajo inteligente, conectado y optimizado.

IDC cree que la mayoría de las organizaciones están afianzadas en la segunda etapa, o en la fase oportunista. Aquí se encuentran el escaneo y la captura de documentos. Aunque los datos estén típicamente conectados a los sistemas de gestión de contenido y repositorios en esta etapa, el flujo de trabajo es un proceso manual y no automatizado.
La evolución hacia la verdadera transformación digital requiere integración y automatización, lo que significa tener las herramientas necesarias para digitalizar el contenido.

Las soluciones tales como impresoras multifuncionales (MFP) con software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) empiezan a dinamizar y simplificar los procesos tradicionales basados en papel. Al integrar este hardware a una solución de documentos basada en la nube, los negocios ponen más eficazmente el poder del contenido en las manos de los usuarios, lo que los ayuda a trabajar de forma más inteligente y rápida.

Aquí es donde las promesas de mayor productividad y eficiencia, así como de reducción de costos, comienzan a tomar forma. Pero a medida que la demanda de impresiones tradicionales continúa disminuyendo, el software y los servicios se vuelven cada vez más esenciales. Así lo revela la estrategia de crecimiento de proveedores como Kyocera Document Solutions, tanto para la empresa misma como para sus socios distribuidores.

Kyocera presentará una plataforma de gestión de contenido empresarial basada en la nube, dirigida al mercado medio y con tecnología de Hyland, que en los próximos meses estará disponible para los distribuidores del continente americano. Esta oferta configurable, repetible y de bajo costo utilizará como agente de captura el recientemente perfeccionado DMConnect V3, al que también se lo presentó en Innovate 2019, lo cual fortalecerá todavía más el vínculo entre Hyland y Kyocera. DMConnect V3, desarrollado internamente en Kyocera, elimina dependencias anteriores de hardware y permite capturar datos desde múltiples fuentes, entre ellas dispositivos móviles y carpetas calientes (“hot folders”). El lanzamiento de DMConnect V3 está programado para el verano de 2019.

Kyocera Net Manager ha sido una de las aplicaciones básicas de Kyocera en los últimos años; se trata de una potente solución de seguridad y control de costos para clientes de todos los tamaños. Kyocera anunció que mejorará más su posición en este mercado con la introducción de MyQ (codesarrolladores de Kyocera Net Manager) por medio de un acuerdo de reventa formalizado que abarca a toda América. Ahora, Kyocera puede proporcionar a los distribuidores opciones para entornos solo de equipos Kyocera y también de flotas combinadas.

Además, acompañan a Kyocera numerosos socios estratégicos clave de software y finanzas que asistieron a la conferencia Innovate 2019. “El que nuestros socios estratégicos y de software estén con nosotros en Innovate 2019 nos da todavía más energía”, comentó Oscar Sánchez, presidente y CEO de KYOCERA Document Solutions, America. “Refleja nuestra dedicación y compromiso a impulsar un cambio y transformar nuestra empresa, de modo que quedemos aún mejor posicionados para ayudar a nuestros distribuidores y a nuestros clientes finales mutuos a transformar sus propias empresas”.

Poner el contenido a trabajar

Piense, por ejemplo, en un bufete de abogados, que ha estado invirtiendo gran parte del tiempo y mano de obra escaneando papelerío que era importante para sus casos. Cada vez que se escaneaba una hoja (incluso cuando se hacía por lotes), el usuario debía ingresar el nombre del documento, asignarle un número de caso y elegir dónde almacenarlo.

Al emplear los equipos multifuncionales que cuentan con OCR, las asociaciones legales pudieron convertir automáticamente documentos escaneados en texto editable. Como resultado, grandes lotes de papelerío son ahora rápidamente escaneados, accesibles, fáciles de buscar, y pueden ser cotejados.

Claramente, alcanzar el objetivo digital solo ocurre cuando el equipo y el software se combinan correctamente para volverlo realidad. Es por esto que es importante dar un vistazo en toda la empresa a las impresoras, escáneres, copiadoras y máquinas de fax del lugar de trabajo que se utilizan actualmente y considerar su función en la transformación digital.

Mucho más allá de plasmar tinta en el papel, los verdaderos dispositivos multifuncionales de hardware con funciones de impresión, escaneo y e-mail pueden y deberían servir como una rampa de acceso a la digitalización de datos. Y una vez que estén en ese camino, las organizaciones pueden mejorar la toma de decisiones, innovar de manera más efectiva y brindar una excelente experiencia al usuario para un continuo crecimiento.

Adolfo Manaure

Entusiasta seguidor de la tecnología y las innovaciones que cambian el mundo. Director Editorial y COO en The HAP Group.
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