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El uso de la tecnología y de la comunicación en línea se ha ido ampliando y diversificando gracias a la mayor cercanía con los usuarios y al papel primordial que están jugando los dispositivos móviles en la actualidad.
Frente a este escenario, los presupuestos de operaciones y de inversión de las empresas han evolucionado. Alrededor del 68% de las empresas están aumentando sus gastos en movilidad, con un incremento promedio del 20% al año. Gastan dinero en servicios de datos, en plataformas de administración de dispositivos móviles y en integración y aplicaciones de comunicaciones unificadas para esos dispositivos móviles. Tratan de posibilitar un modelo mucho más abierto en el que los empleados puedan llevar y usar cualquier smartphone o tablet que deseen y TI potencialmente puede apoyar ese modelo.
Una de las herramientas que ha aumentado significativamente su uso en el trabajo es la videocolaboración. El aumento de las videollamadas no es sorprendente: muchas empresas buscan formas alternativas de hacer negocios que sean más económicas y eficientes. Al mismo tiempo, los miembros más jóvenes de la fuerza de trabajo están familiarizados con el uso de video para una comunicación más personal. Las empresas que están utilizando el video para colaborar con sus clientes, socios y empleados, tienen una clara ventaja competitiva en eficiencia y ahorro que las hace destacarse en el mercado.
Las soluciones de videocolaboración, como las que ofrecen empresas como Avaya, permiten incorporar a participantes en forma simple a través de distintos dispositivos (PCs, tablets, smartphones), sin la necesidad de una licencia y siendo o no trabajadores de la compañía. Además, cualquiera de ellos puede compartir un documento, una gráfica, un sitio web, una presentación o una carta Gantt, generando la colaboración en tiempo real y un aumento considerable en la productividad.
En la actualidad, los trabajadores quieren una comunicación más productiva, sin comprometer la flexibilidad. En muchos casos, la videocolaboración es la opción ideal para que los empleados tengan la oportunidad de colaborar eficientemente y agregar valor a los elementos contextuales críticos.
Las videocomunicaciones capturan la esencia de un ambiente cálido. Permiten volver a organizar las reuniones en persona, cara a cara, en la sala de reuniones. Cuando el video es confiable y de alta calidad, se evitan confusiones debido a los matices de la comunicación no verbal y no hay límites en la complejidad de las conversaciones o la eficacia del diálogo.
Para el sector exportador vemos como una herramienta clave la masificación de las videollamadas y la videocolaboración. Primordialmente por un efecto inmediato de ahorro en costos, principalmente en los viajes. Por otra parte, permite una cercanía y una comunicación constante con los clientes, además de generar confianza y transparencia. Las Pymes exportadoras ya no pueden ver sus operaciones limitadas por no contar con una comunicación efectiva. Además, estas herramientas permiten mejorar su competitividad y concretar negocios de una manera mucho más efectiva.
Los principales requisitos que se deben considerar para una videocolaboración son la fluidez, la estabilidad, y la escalabilidad. Además, la posibilidad de integrar dispositivos móviles y la posibilidad de compartir documentos o presentaciones son claves para un mensaje exitoso. Estas características muchas veces no las proporcionan las soluciones hogareñas o no diseñadas para el uso laboral.
Las tecnologías alternativas a los viajes están llamadas a convivir con estos y a complementarse. Lejos de eliminar los viajes de negocios, las nuevas herramientas tecnológicas permiten utilizarlos mejor y dejar atrás épocas en que estos suponían en cierta medida una pérdida de tiempo y de recursos para la empresa. El viaje de negocios es una herramienta estratégica y, como tal, las compañías deberían alinear su política de viajes con la estrategia corporativa (mercados potenciales, clientes, etc.), en lugar de analizar aisladamente los viajes solamente como un gasto más.
Por ejemplo, un representante comercial podría mostrarle por videocolaboración, a un importante cliente remoto, las innovaciones incorporadas a la línea de producción, con el apoyo del especialista a cargo de la planta. A medida que los sistemas de videocolaboración se vuelven más económicos, fáciles de usar y se convierten en parte de nuestra cultura empresarial, todos verán la recompensa, desde más conexiones personales con los clientes y una mejor y más rápida comunicación interna hasta ahorros considerables de costos al evolucionar y dejar atrás la vieja manera de hacer las cosas.
Por Marcelo Bustamante, Country Leader Avaya Chile
