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Una solución que permite digitalizar documentos, y que ha sido diseñada para ayudar a pequeñas y medianas empresas a optimizar el proceso de tramitación de facturas y reducir significativamente los costos asociados acaba de presentar RICOH. Dicha solución, llamada AP Solutions, permite digitalizar y relacionar todos los documentos inherentes a una factura, tener visibilidad y disponibilidad instantánea y optimizar los procesos a través de flujos de trabajos, para aumentar la eficiencia a medida que las facturas son recibidas y procesadas.
RICOH reconoce que el papel es aún el medio predominante en el proceso de facturación, desde la recepción hasta la aprobación de pago. “Las pequeñas y medianas empresas a menudo subestiman el tiempo que consume el manejo de papeles relacionados a cuentas por pagar que pueden ser fácilmente automatizados,” mencionó Mickey Carrero, vicepresidente de RICOH para Centroamérica y el Caribe.
“Nosotros ayudamos a estas empresas a encontrar oportunidades para mejorar sus procesos de manera que también les ayude a reducir los costos operacionales.” De acuerdo a un reciente estudio del Grupo Aberdeen, aproximadamente 59% de las facturas llegan en papel. Un flujo de trabajo de cuentas por pagar electrónico puede ser hasta 46% más rápido que el impreso, también afirma dicho estudio.
¿Cómo funciona?
Con AP Solutions, los usuarios escanean la factura en su multifuncional o importan aquellas recibidas electrónicamente a través de e-mails a un repositorio centralizado y seguro. La solución luego envía una notificación de la disponibilidad de la factura a las personas que procesan los pagos.
Hay opciones para capturar datos importantes tales como el número de factura, fechas, emisor de factura y cantidades, las cuales hacen que la información coincida más fácilmente con las órdenes de compra o contratos y luego se pueda integrar con los “softwares” comerciales, sistemas de negocios u otros archivos electrónicos. La solución también incluye información analítica para agilizar la toma de decisión y ver las facturas, tiempos de ciclo, descuentos y evitar sanciones, entre otros.
