Inducción a nuevos managers en la organización

Como todos sabemos, (o por lo menos los que trabajamos en proyectos) el trabajo como Project Manager no es igual en todas las compañías, y esto no es solamente porque no se usen las mismas herramientas, si no porque la definición del puesto difiere significativamente de una empresa a otra. Estas diferencias hacen que cuando incorporamos un nuevo PM en nuestra organización tengamos que de alguna manera capacitarlo en las herramientas internas y, por sobre todas las cosas, especificar claramente las expectativas de lo que se espera de él.

Cuando estos objetivos no están claros, los resultados pueden ser muy perjudiciales para la empresa, para el PM, y para la gente que este tenga asignada. Por un lado el responsable del proyecto no va a poder cumplir con sus tareas, impactando directamente en sus objetivos y en los resultados y humor de su equipo, y la consiguiente desmotivación que esto conlleva, y por otro lado la calidad del trabajo de los manager afecta los negocios de la organización. Lose – lose – lose.

Dependiendo el tamaño de la organización y de los procesos a ejecutar el ramp up de un nuevo PM puede ser de hasta cuatro meses.

Para acelerar este proceso existen varios métodos

El más común, y a mi entender el menos eficiente, es un documento con la descripción del puesto. Este método si bien puede explicar al manager cuáles son sus obligaciones dentro de la empresa, habitualmente no detalla las herramientas a utilizar ni los procesos a seguir. Sin mencionar que con el ritmo de cambios en las organizaciones actuales estos documentos suelen quedar rápidamente desactualizados y obsoletos.

Un método similar al anterior, es tener una charla con un manager o, por ejemplo, con el gerente de la PMO. Sumado a la desventaja del método anterior en lo referente a herramientas y procesos, con este procedimiento además dependemos de los tiempos del manager, que como sabemos suelen ser muy ajustados.

Otra de las posibilidades es poner a disposición de los PMs ingresantes una serie de videos, donde además de la descripción del puesto, se pueden incorporar tutoriales de las herramientas, y una explicación de las áreas con las que debe interactuar, cada una de las cuales debería comentar cuáles son sus tareas dentro de la organización, porque motivos un PM debería contactarlos, y mediante que herramientas (sea mediante un email a una lista, o alguna de las herramientas de ticketing disponibles). Este método debería estar acompañado por  llamadas agendadas donde puedan hacerse preguntas y consultar dudas. Si bien esto es más costoso de implementar, reduce bastante los tiempos de adaptación de un manager a la organización. La gran desventaja de este método reside en que se depende de la proactividad y de los tiempos disponibles del manager ingresante, tanto para que vea todos los videos como para que se una a las llamadas estipuladas.

Por último y como una evolución natural de la metodología anterior, existe la posibilidad de una inducción presencial, donde participa un representante por cada una de las áreas de la organización para dar una charla de entre 30 y 60 minutos con las mismas características de las charlas que mencionamos para los vídeos. Esta inducción idealmente debería estar acompañada de un proceso de mentoring, en el cual alguna persona con experiencia dentro de la compañía pueda acompañar a el o los ingresantes durante algún tiempo seteando llamadas semanales y estando a disposición para las consultas que puedan surgir en el día a día. Como complemento a las llamadas se recomienda que el mentor envíe semanalmente recordatorios de las tareas a realizar durante la semana (control de horas, envío de status report, forecast, facturación y cualquier otra tarea que se considere necesaria)

Con este método se han logrado excelentes resultados no solo en los tiempos de ramp up de los manager, sino también en el mood de la gente y en la tranquilidad por parte de la empresa de saber que los PMs conocen exactamente cuáles son sus tareas y obligaciones.

Algunos de los comentarios recibidos después de implementar esta metodología fueron:

“Gracias a la inducción he podido tener conocimiento de los procesos y áreas con las que como PMs debemos interactuar de forma regular. De igual forma me ha permitido conocer de manera clara las actividades propias de mi rol al interior de la empresa, y las herramientas con las que se cuenta para cada una de las instancias.”

“Quería tomarme un momento para agradecer al que tuvo la idea del programa de mentoring. Es bueno saber que uno puede estrechar una mano y tener a alguien que te ayude. Muchísimas gracias!”

Por Gastón Horvat – Consultor y Analista