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Los beneficios de la digitalización de documentos

Cómo la digitalización de documentos puede ayudarlo a agilizar sus procesos internos y a acceder a la información en sus archivos. Reduciendo a segundos lo que antes significaba horas.

La productividad y la eficiencia son todo cuando se trata de su resultado final. Si sus empleados pasan horas buscando el documento que necesitan en los archivos de la empresa, está perdiendo tiempo valioso, lo que le cuesta dinero a su empresa.

Si esta es una realidad frecuente en su empresa, entonces es momento de considerar la digitalización de su archivo. La utilización de un software digitalización de documentos ofrece muchos beneficios, especialmente si su empresa depende del almacenamiento y uso compartido de espacios.

A continuación vamos a enumerar algunos de los beneficios más importantes derivados de la digitalización de los documentos de su empresa.

Sus archivos estarán siempre disponibles

Si viaja con frecuencia por trabajo o si su empresa tiene empleados en varias ubicaciones, la flexibilidad es de suma importancia. Portar muchos documentos físicos, conlleva el riesgo de que algunos se pierdan u olviden en la oficina antes de una reunión.

Entonces ¿por qué no eliminar la posibilidad de error humano y digitalizar sus documentos? No importa dónde esté su equipo, siempre que tengan una conexión a Internet, podrán acceder a los documentos y archivos que necesitan en cualquier momento. Incluso si están a kilómetros de la oficina.

La digitalización de documentos ofrece flexibilidad para equipos remotos, algo especialmente beneficioso en pleno auge del teletrabajo. También es una ventaja para miembros del equipo que están constantemente viajando.

Si les resulta más fácil realizar su trabajo, el trabajo que realicen será mucho mejor.

Gane espacio es su oficina

El espacio compartido es la nueva normalidad en los entornos de trabajo actuales. Cada vez son menos las salas de archivos para documentos en papel. El espacio físico es primordial, por ello el almacenamiento electrónico es una forma increíblemente asequible y escalable para ganar espacio.

Cuando digitalice sus documentos, podrá disponer de los espacios que anteriormente ocupaban los archivadores. Se dará cuenta de que su espacio de oficina es mucho más grande de lo que pensaba. Tal vez esto le permita expandir su equipo y hacer crecer negocios de formas que no sabía que eran posibles.

Convertir documentos en papel en archivos digitales y pasar a un sistema totalmente digital le ahorrará dinero, espacio y tiempo a largo plazo.

Su empresa estará preparada para cualquier contingencia

Los desastres pueden ser especialmente devastadores para empresas que no tengan un respaldo digital de sus archivos. Los documentos digitales almacenados externamente, o respaldados en la nube le darán una ventaja ante lo inesperado. Lo cual se traduce en tranquilidad, sabiendo que sus archivos más importantes están sanos y salvos.

Tenga la seguridad de que aún podrá acceder a sus registros comerciales importantes y a la información del cliente, incluso si no es posible entrar en su oficina.

Contribuya al medio ambiente

Puede ser difícil hacer que su oficina sea más amigable con el medio ambiente, especialmente si todavía está usando documentos en papel y almacenándolos en archivadores del tamaño de una heladera. Si una hoja de papel es su medio principal para compartir y almacenar documentos, es probable que acumule una increíble cantidad de impresiones, las cuales deben almacenarse en algún lugar, probablemente en archivadores y cajas desbordadas que ocupan mucho espacio.

Fomente un entorno en el que evite usar tanto papel digitalizando documentos existentes con un software digitalización de documentos, y alentando a su equipo a crear documentos electrónicos. Con el tiempo, llegará al punto en que digitalizar documentos es la norma y podrá deshacerse de las copias impresas.

La digitalización de documentos mejora la productividad y la colaboración

La colaboración es de suma importancia en los entornos de trabajo de hoy y colaborar en un proyecto que no es totalmente digital puede ser ineficiente.

Imagínese que uno de los miembros de su equipo realiza cambios en un documento y lo envía a todos los demás, pero no todos ven la nueva versión a tiempo. Seguirán trabajando en función de una versión desactualizada y, en última instancia, deberán rehacer algo de trabajo. La digitalización de sus documentos permite que varios usuarios realicen modificaciones en tiempo real.

Puede mejorar la eficiencia de su equipo con documentos y comunicaciones electrónicas para que todos estén en la misma página y puedan ofrecer comentarios y promover ideas de forma libre y fácil. El resultado es menos tiempo perdido y una mayor productividad y colaboración.

Agilice su proceso y ahorre horas de tiempo precioso

La tecnología hace que sea más fácil que nunca acceder y almacenar sus documentos digitalmente. Antes, tendría que buscar en el carpeta tras carpeta para encontrar un documento. Eso podría llevar horas, especialmente si los archivos no están organizados correctamente.

Uno de los beneficios más significativos de digitalizar documentos es que puede encontrar lo que necesita en segundos, no en horas. Eso significa que ya no tendrá que perder el tiempo hojeando los archivos, lo que le permite concentrarse en lo que es importante.