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Visto por mucho tiempo como un error silencioso, los gastos duplicados han demostrado que son un lastre de millones para las empresas.
Afortunadamente, la tecnología ha desarrollado herramientas que reducen el impacto en las empresas de un característico fallo humano.
Así como los llamados hormigas, los gastos duplicados pueden ser devastador es para las empresas. Especialmente para las pequeñas y medianas empresas (Pymes).
Si bien es cierto que el actual entorno empresarial está en constante búsqueda de la eficiencia, lo cierto es que los gastos duplicados son un error que debería evitarse.
¿Por qué? Porque es mucho más grave de lo que puede parecer a primera vista.
Un estudio de Rindegastos señala, al respecto, que:
- 7% de las rendiciones realizadas por empresas chilenas en 2024 fueron duplicadas o fraudulentas.
- Esto equivale a US$ 31 millones en pérdidas
- US$ 9.000 es el promedio estimado por empresa
El informe, basado en el análisis de más de 3.437 compañías y 58.546 trabajadores, revela que se detectaron más de 843.000 gastos duplicados.
De ellos, el 7% corresponde a fraudes directos, mientras que más del 20% no cumple con las políticas internas de las organizaciones.
“Este tipo de errores no solo afecta los estados financieros, sino que distorsiona la toma de decisiones y alarga los procesos de auditoría. Además, abre la puerta al fraude sistemático”, refirió el Head of Marketing en Rindegastos, Cristian Espinosa.
Una autopista para el fraude
Según el Head of Marketing en Rindegastos, La principal causa de estos errores es la gestión manual de rendiciones, que depende de la “memoria” del equipo financiero y del uso de planillas Excel.
El estudio, realizado por Rindegadtos, subraya que la mayoría de las empresas aún gestionan sus rendiciones de forma manual.
Es decir, utilizando planillas de Excel o apelando a la memoria del equipo financiero. Este método, además de ser ineficiente es propenso al error y dificulta la detección de gastos duplicados.
En el caso de las organizaciones con alto volumen de transacciones, tal práctica incrementa las posibilidades de duplicar las transacciones.
Además, el 65% de los consultados no tenía acceso a la información procesada y el 73% estaba insatisfecho con el sistema de informes.
Espinosa resalta que, en Chile, la industria más afectada por el fenómeno de los gastos duplicados es la de Servicios Públicos.
Le siguen Educación y Telecomunicaciones. Del otro lado, los sectores con menor incidencia son las Actividades Deportivas, Seguros y Salud.
En contraste, la implementación de herramientas automatizadas como Rindegastos permite:
- Unificar las fuente de gastos en una sola plataforma
- Alertas automáticas ante posibles duplicidades
- Mayor visibilidad
- Trazabilidad en tiempo real
- Cumplimiento de políticas internas
- Y reducción de errores humanos
Tecnología como solución
El estudio de Rindegastos resalta que la automatización no solo mejora el control. Esencialmente, también transforma la cultura financiera de las organizaciones.
Al reducir el margen de error y aumentar la transparencia, las empresas pueden tomar decisiones más informadas, optimizar recursos y fortalecer sus procesos internos.
“Sin tecnología, detectar gastos duplicados es casi imposible. En un contexto donde cada peso cuenta, el control de gastos duplicados deja de ser una tarea contable para convertirse en una estrategia de negocio”, resaltó Cristian Espinosa, Head of Marketing en Rindegastos.
El ejecutivo hizo notar que, hoy en día, la eficiencia operativa depende de herramientas que permitan auditar en tiempo real, así como prevenir el fraude antes de que ocurra.
Por todo ello, Espinosa asegura que la automatización no solo reduce pérdidas económicas, sino que también agiliza auditorías, mejora la toma de decisiones y fortalece la transparencia corporativa.
