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Las prisas en la migración y pase a la nube tienen una inesperada consecuencia: el desorden absoluto de la digitalización de documentos.
Si usted cree que sus archivos digitales son más ordenados SÓLO por ser digitales, no ocupar espacio disco ni estar a la vista, piense otra vez.
Basta con recordar algunos episodios de las nuevas versiones de la Dimensión Desconocida, The X Files, Dr. Who o, más recientemente, Black Mirror para saber que el limbo también puede ser digital y tragarse para siempre un documento.
Podría no volver a verlo jamás: sin que haya sido borrado. Simplemente no sabe cómo recuperarlo.
No me mal entieenda: la digitalización de documentos es un factor crucial para que las organizaciones sean más competitivas al contar con:
- Flujos de trabajo automatizados
- Y esquemas laborales híbridos eficientes
Sin embargo, una vez que una empresa ha dado el salto al mundo digital es importante establecer mecanismos de orden y clasificación de archivos.
Esto le permitirá a su organización alcanzar un adecuado almacenamiento de los datos, pero que también faciliten el acceso a los mismos y eviten el desorden digital, que no es ni más fácil ni menos caótico que el físico.
Y, si bien lo ideal es trazar los mapas antes de migrar para luego solo pulir lo ya acomodado, el desorden físico acostumbra – con demasiada frecuencia – pasar intacto la barrera de la digitalización.
Paciencia y tecnología
Para avanzar en estos procesos, las empresas deben asumir con paciencia y conciencia el reto de una clasificación óptima, tarea que tampoco se hizo más divertida con la digitalización.
Las organizaciones que han hecho de la digitalización inteligente su aliada se encuentran ante el constante reto de lograr que la captura de información no solo sea ágil sino, al mismo tiempo, precisa y segura.
Ello garantiza que la digitalización y la información llegue en tiempo y forma tanto a las personas como áreas indicadas.
Una vez avanzado el proceso de digitalización de la información clave, es importante considerar los siguientes aspectos sobre la clasificación de la misma:
- Establecer un método sencillo para nombrar los archivos y utilizarlo, sin excepciones.
- Incluir en el nombre del archivo el año y palabras clave como «factura» o el nombre de algún área de la empresa con la que guarda relación el documento.
- Crear una carpeta por año o por categoría de documentos.
Del mismo modo, el uso de escáneres de documentos respaldados por servicios integrales es una herramienta esencial.
Digitalización por escalas
¿Por qué? Porque, cuando la digitalización opera dentro de un sistema empresarial con flujos de trabajo que requieren automatización, contar con equipos de última tecnología que incluyen servicios de soporte se vuelve algo fundamental para garantizar el éxito continuo de la migración al mundo digital.
En este sentido, Sandra Gálvez, Marketing Manager para Latam de Kodak Alaris, destaca que la automatización se ha convertido en la tecnología que está impulsando la competitividad de las empresas a nuevos niveles.
“Tanto la digitalización está permitiendo a las empresas que sus colaboradores sean parte de procesos automatizados sin importar su ubicación geográfica”, refirió la ejecutiva.
Destacó que, para apoyar estos procesos Kodak Alaris realiza un esfuerzo constante de innovación.
“Con ello esperamos brindar a nuestros clientes la mejor tecnología en materia de digitalización de documentos“, afirmó.
