Videoconferencia: Cinco Mitos en el Uso y Adopción en los Negocios

La videoconferencia es una herramientas muy útil al interior y exterior de las empresas, pero siempre hay dudas sobre su implementación cuando no la usan o han tenido malas experiencias. He aquí algunos tips para desmitificarla y aprovecharla mejor.

MITO 1: La videoconferencia está dirigida solamente a grandes empresas

Hoy día, las pequeñas y medianas empresas pueden beneficiarse, al igual que los grandes corporativos, de los ahorros, aumento en productividad y aceleración de los negocios que ofrece el uso de esta tecnología. Diversos avances tecnológicos permiten a pequeñas organizaciones adoptar el uso de video conferencia en todos los niveles; desde una implementación HD en sala de reuniones a bajo costo hasta la extensión del uso de video a dispositivos personales y móviles.

MITO 2: La videoconferencia es una herramienta muy costosa

Al igual que la extensión de beneficios que ya no están solamente reservados para las grandes empresas, el costo de adoptar una solución de video colaboración se ha reducido considerablemente y ahora es accesible a organizaciones medianas y pequeñas. No solamente el valor de adquisición de equipamiento de sala se ha reducido sino que se ha hecho posible utilizar dispositivos de consumo masivo como cámaras HD, micrófonos, parlantes manos libres o auriculares USB en el escritorio y dispositivos móviles para tener acceso a reuniones remotas por video. Por otro lado, avances en la tecnología de compresión de video como H.264 SVC, permiten ahorros considerables en el uso de ancho de banda asignado al uso de video conferencia así como habilitan escalabilidad de la solución a bajo costo.

MITO 3: La videoconferencia solamente puede llevarse a cabo en salas de reuniones

Las soluciones de videoconferencia actualmente son incluyentes a tendencias globales como BYOD, de tal forma que la experiencia de usuario ya no es limitada a un entorno físico de oficina como una sala de reuniones sino que ahora se extiende a dispositivos personales como notebooks, tablets y smartphones. Esto hace realidad la promesa que la industria de video ha planteado desde hace mucho tiempo: ofrecer al usuario la capacidad de colaborar por video desde cualquier lugar, a cualquier hora, utilizando cualquier dispositivo en cualquier tipo de conexión de red.

MITO 4: La videoconferencia requiere de equipos de la misma marca para funcionar

Afortunadamente, las soluciones de video conferencia hoy son totalmente interoperables entre ellas. No solamente entre codificadores de sala sino entre aplicaciones y dispositivos de múltiples fabricantes. Los estándares de la industria hacen posible esta compatibilidad. La interoperabilidad entre estos diferentes elementos y dispositivos de diversas marcas no solo garantiza la experiencia de conectividad en audio y video sino que también incluye la capacidad de compartir contenido como parte de la sesión de colaboración.

MITO 5: Las sesiones de videoconferencia requieren de programación o calendarización previa

Ya no es necesario tener una agenda de las sesiones de videoconferencia en función a la disponibilidad de salas virtuales. Una sala virtual es un espacio personal que habilita colaboración espontánea y que está siempre disponible. Las salas virtuales son personalizadas y actúan como “punto de encuentro” en sesiones de video multipunto. Este espacio virtual de colaboración puede accederse desde equipos tradicionales de video, desde una PC o desde cualquier dispositivo móvil tan fácil como enviando una invitación o correo electrónico o compartiendo un link que dirige al portal de la sala virtual. Una vez dentro de la sala, la herramienta provee funciones de moderación intuitivas que facilitan y enriquecen la experiencia de los asistentes.

En resumen, es importante romper con los mitos y barreras que impiden la adopción de soluciones de videoconferencia y promover la democratización de los beneficios que arroja el uso de esta herramienta para todas las empresas.

Rafael Chávez, Gerente de Desarrollo de Negocio para Comunicaciones Unificadas, Avaya Americas International