Señor CIO: ¿Puede adaptarse y complementarse con su ERP?

Si su empresa ha personalizado sus sistemas ERP de misión crítica en los últimos años, probablemente las actualizaciones futuras serán más problemáticas y terribles, porque los cambios pueden entrar en conflicto con los parches. Por otro lado, si está ejecutando ERP fuera de la caja con una pequeña personalización, tal vez no esté recibiendo todas las características importantes que necesita su negocio. Entonces, ¿qué debe hacer un CIO? ¿Y cómo saber qué hacer si las actualizaciones o sustituciones se avecinan en el futuro?

Estos son las importantes decisiones a las que se enfrentan regularmente las empresas de cualquier tamaño, al examinar cuidadosamente el futuro de las implementaciones de ERP al interior de sus negocios, señala Rebecca Wettemann, analista de ERP en Nucleus Research Inc.

“Actualmente vemos que cada vez más CIO van por el camino de la menor personalización”, comenta. “En la última ronda de implementaciones de ERP que hizo la gente, tal vez hace 10 años, se hicieron muchas personalizaciones. Pero yo diría que la mayoría de hoy en día están en un 90% como en la caja –con muchas instalaciones de vainilla (tal como vienen de fábrica). Eso le da a usted un despliegue más previsible y más barato y luego obviamente, hace que las actualizaciones sean menos perjudiciales y menos costosas”.

Una de las razones de esa tendencia reciente es que los vendedores de ERP están reconociendo que si ellos construyen aplicaciones que incluyan la verticalización, serán más sencillas para que a su vez más empresas las adopten con menos problemas y mucho menos personalización, señala Wettemann.

“Las aplicaciones verticalizadas” se construyen pensando en industrias verticales específicas, por lo que son esencialmente diseñadas para adaptarse a diferentes tipos de negocios fuera de la caja. Para ayudar a que las solicitudes se ajusten mejor a su empresa en particular, incluyen puntos de vista basados en funciones y componentes que los usuarios pueden configurar con las casillas de verificación y otros métodos para que se acerquen más a las necesidades y procesos de su negocio, sin necesidad de escribir código ni de la personalización del código profundo. Eso significa que las aplicaciones verticalizadas se pueden actualizar posteriormente con mayor facilidad, sin los problemas y complicaciones que vienen con el intento de actualizar el código personalizado.

Un vendedor que hace esto bien es NetSuite, una compañía de cloud ERP que permite muchas configuraciones, señala.

Incluso, en la actualidad, algunos de los grandes jugadores en el mercado ERP tienden a desalentar la ruta de la personalización completa. “Si usted habla con Oracle, le dirán que no personalice”, añade Wettemann. “Le indican que debe usar aplicación verticalizada y que se limite a configurarla de forma opuesta a personalización del código”. Se está convirtiendo en un mantra común en la industria de ERP, de acuerdo con Wettemann.

“Lo que estamos viendo más y más son empresas que están diciendo que hay que hacer instalaciones de vaililla ahora, porque siempre se pueden ajustar o cambiar las cosas más adelante”, comenta. Se ha ido la idea de que el ERP es un vendaje grande y que nada se puede cambiar después de que se ha implementado”.

Y en la práctica, este enfoque es bueno para muchos clientes, señala Wettemann. “Yo creo que depende en cierta medida de la aplicación que se elija. Si la aplicación tiene una funcionalidad vertical, basada en roles de aprovisionamiento y otras posibles configuraciones, entonces, sí, es mejor ir con la instalación de vainilla”.

“Los clientes ven esto como una medida menos arriesgada, una manera más predecible de implementar ERP y como una manera muy probable para minimizar las interrupciones y los costos en el tiempo, lo que es aún más importante”, añade Wettemann.

Hay otras cosas a considerar, también, como estar seguro de encontrar un socio de confianza para trabajar cuando navega por las aguas de las actualizaciones/sustituciones de ERP, agrega.

“He oído mucho esto de los clientes”, señala. “Con el ERP, el éxito no solo depende del software sino también del partner. Y la selección de un socio significa encontrar uno que tenga la experiencia suficiente para que lo guíe cuando es posible que desee salirse de la caja y hacer algo de personalización. Usted querrá encontrar a alguien que ha hecho ese tipo de cosas antes. Entonces ellos pueden ayudarle a planificar una estrategia de éxito”.

Eso es tan importante para los consultores de ERP, ya que la mayoría de ellos no están haciendo dinero con la implementación, añade Wettemann. “Ellos lo están haciendo con consultorías de gestión del cambio y ayudándole a tomar esas difíciles decisiones”.

También es igual de importante a la hora de decidir su estrategia de ERP, que usted trabaja con los usuarios de la aplicación obteniendo sus aportes.

“La otra cosa fundamental que estamos viendo es que la gente está recibiendo a los propietarios de unidades de negocio y usuarios finales reales involucrados en el proceso desde mucho antes”, señala Wettemann. “Eso significa que no es solo a través de un equipo de implementación, sino a través de un equipo que está haciendo las pruebas de usabilidad y obteniendo retroalimentación del proceso. Eso no era tan común hace unos años”.

Entonces, ¿qué ha cambiado?

“Creo que hoy los CIO se dan cuenta de que la adopción del usuario es muy importante en el éxito de una implementación de ERP“, agrega Wettemann. “Tener a los usuarios participando desde el principio, le una respuesta muy buena para usted pueda resolver los problemas antes de que realmente se conviertan en grandes problemas en los escritorios de todos. De esa manera, no lanzará una aplicación que nadie ha visto antes”, lo que puede provocar la insatisfacción masiva y problemas con la gente que realmente tendrá que hacer uso del software.

Otro de los beneficios de la participación temprana de los usuarios es que puede mostrarles directamente cómo una aplicación puede hacer su vida más fácil, señala Wettemann. “Este enfoque proviene de los CIO que podrían haber experimentado o atestiguado un terrible fracaso de ERP producido por problemas de la adopción del usuario, o leyeron acerca de un fracaso”.

También es importante, dice, no subestimar la capacidad tecnológica de sus usuarios en el lugar de trabajo, incluso cuando se están mostrando cosas nuevas.

“El otro lado del ingreso temprano de los usuarios es que el consumismo de la tecnología significa que decirle a un usuario, ‘oh, usted no sabe cómo utilizar esto” ya no es aceptable”, señala Wettemann. “Ahora le dirán “puedo configurar mi red inalámbrica en mi propia casa. No se atreva a decirme que yo no entiendo cómo funciona este sistema.” Los usuarios tienen cada vez más experiencia en muchas áreas”.

A medida que explora su estrategia ERP es una buena idea que participe en los grupos de usuarios donde las discusiones apasionadas probablemente traten sobre los productos y proveedores que usted está considerando, señala Wettemann. “Usted va a obtener retroalimentación de los usuarios reales que ya están utilizando las cosas que quiere implementar. Ellos le pueden dar una evaluación honesta, limpia, de sus propias experiencias”.

No importa qué ruta tome, hay varias preguntas clave que debe plantearse usted mismo a medida que avanza, agrega Wettemann:

1. ¿La aplicación que se está revisando ya tiene funcionalidad vertical en ella y es configurable en las formas que usted necesita para masajear los procesos de su negocio? ¿Será capaz de hacer lo que usted le está pidiendo que haga? ¿Va a trabajar para sus usuarios?

2. ¿El proveedor y los socios tienen referencias de empresas e industrias como la suya? ¿Ellos tienen que hacer alguna adaptación en lugar de configurar? ¿Cuánto de eso implica la personalización? ¿Qué es lo que tienen que hacer?

3. ¿Es esta una iniciativa liderada por CIO o una iniciativa liderada por el negocio al interior de su empresa? Si tiene el patrocinio de empresas fuertes, puede impulsar una mayor gestión del cambio, lo que significa una menor personalización del código. Eso pasa porque entonces usted tendrá una‘impulsadora’ en el lado del negocio que le está diciendo a la gente que esta es la nueva forma correcta de hacer las cosas.

No hay un camino equivocado aquí.

Ya sea que actualice, personalice, haga instalaciones de vainilla, extraiga y reemplace, o utilice una combinación de opciones, la ruta de su ERP tiene que adaptarse a su empresa, su negocio y sus necesidades para que sea un éxito.

Una cosa importante que hay que recordar en todo esto es que usted y su empresa no están solos en sus decisiones de ERP. Muchas empresas grandes y pequeñas se enfrentan a problemas similares.

“Es muy mezclada, con muchas empresas medianas decididas a implementar ERP por primera vez, mientras que en las grandes organizaciones hay una gran cantidad de add-ons pasando al mercado”, señala Wettemann. “En el mundo de Oracle, la mayoría está buscando actualizaciones en este momento y esperando ver lo que ocurre con la fusión, de su nueva generación de aplicaciones ERP. En el mundo de SAP, no estamos viendo una gran cantidad de nuevos despliegues de SAP en este momento. Lo que estamos viendo son complementos como Business Objects para los clientes existentes”.

¿Entonces, cuáles son sus planes de ERP a corto y largo plazo? ¿Estás pensando en la personalización o en una implementación de vainilla? Me encantaría escuchar sus pensamientos para una historia futura.

Todd R. Weiss, CIO