Cómo conducir una videoconferencia

¡Ayuda! Pronto estaré conduciendo una videoconferencia. ¿Qué puedo hacer para asegurar que la experiencia sea buena?

Entrenador: Peter Handal, presidente, CIO y cabeza de la junta directiva de Dale Carnegie Training.

Siempre: Esté preparado. Suena muy obvio, pero hacer su tarea es absolutamente esencial antes de dar el primer paso frente a la cámara. A diferencia de una llamada de audio, los participantes en una videoconferencia no tienen opción de esconderse al presionar “Silencio” y solo responder la discusión cuando sea necesario. Además, la gente tiene que mostrarse incluso más auto conciente de su comportamiento cuando participa en videoconferencias en contraposición a reuniones cara a cara.

Asegúrese de que todos los involucrados que lleguen a la mesa “virtual” se vean profesionales, alertas y un 100 por ciento preparados con notas y potenciales puntos de conversación.

Para leer más de este tema, vea Siete Consejos Rápidos para principiantes en videoconferencia.

Algunas veces: Emplee a un colega para que no se vea en la cámara y que tome notas. Debido a que los participantes en una videoconferencia son visibles, necesita mantenerse más enfocado e involucrado que si estuviera en una llamada en conferencia, durante la cual es común para los participantes hacer varias cosas a la vez.

Si la videoconferencia no se graba, a menudo es útil tener a un colega sentado para el único propósito de documentar la reunión.

Nunca: Dependa de las videoconferencia para aquellas cosas importantes para las cuales solamente el contacto personal y la interacción lo hacen. Ya que la videoconferencia es un tremendo paso hacia adelante en la tecnología moderna y una gran herramienta para mantenerse en contacto con clientes y colegas que se encuentran lejos, la pérdida de contacto visual inherente puede ser un gran detrimento para una conversación y puede impedir hasta las que las ideas más apremiantes se lleven a cabo.

Adicionalmente, nunca coordine una videoconferencia sin antes probar el equipo, ya que todas las máquinas son objeto de errores. Es extremadamente frustrante (sin mencionar lo poco profesional) si una conferencia planeada se pospone debido un contratiempo tecnológico imprevisto.

-Por Peter Handal
CIO (US)
FRAMINGHAM