Consejos para una exitosa implementación de un ERP

La innovación tecnológica ha impuesto varios cambios en la sociedad, pero nadie pudo haber previsto la total transformación que ha afectado a las prácticas empresariales en los últimos años debido a la tecnología. Dicha implementación casi siempre lleva a un aumento de productividad y eficiencia en cuanto a procesos controlados por computadoras, máquinas y  equipos. Sin embargo,  los cambios a los procesos del negocio requieren que los empleados  demuestren enormes niveles de flexibilidad y agilidad, y es ahí donde está el detalle, como diría el artista mexicano Mario Moreno “Cantinflas”, ya que solamente las organizaciones que apoyen el cambio serán las que encuentren y mantengan empleados deseosos de aprender, de adaptarse y superarse  trabajando y descubriendo nuevos y diferentes usos de la tecnología.

CIO América Latina/Mario A. Beroes Ríos

El párrafo anterior resume la manera de pensar, por lo menos en lo referente al aspecto laboral, del director de Infor para el norte de América Latina en Infor, Francisco Muñoz. Esta empresa, que en palabras de Muñoz “está básicamente cambiando la forma en que la información se genera y comparte dentro de las empresas, ayudando a 73.000 clientes en 194 países a mejorar las operaciones, impulsar el crecimiento y adaptarse a los cambios de las demandas del negocio en la nube, el su servidor o en ambos”.

¿Cómo visualiza Infor el negocio y las implementaciones en la nube? 

“Las implementaciones en la nube, impresión en 3D y colaboración en tiempo real son solo algunas de las formas que las empresas utilizan para estar a la vanguardia. Sin embargo, esta “compañía new age” también trae consigo mayor complejidad. Felizmente las soluciones de ERP de última generación están diseñadas para aprovechar la  nueva tecnología con funcionalidades específicas para el mercado, y están demostrando ser útiles en lograr que lo complejo sea sencillo.

En la opinión del directivo de Infor, para aprovechar las nuevas estrategias, como la colaboración por medio de las redes sociales,   business intelligence y  analytics profunda, las empresas ahora necesitan un nivel de flexibilidad y agilidad que las soluciones de ERP antiguas o propias no pueden ofrecer.

Agrega que los sistemas de ERP anteriores eran monolíticos por naturaleza, y no podían incorporar el cambio. Si un sistema no estaba desarrollado específicamente para un mercado,  precisaba ser modificado enormemente para poder cumplir con los requisitos del cliente, haciendo que luego sea extremadamente difícil hacer los upgrades.

“Es por eso que procurar una solución moderna es muy importante para la vitalidad dela organización y selección uno que pueda mantenerse al tanto con los cambios futuros en el mercado ofrecerá un mayor retorno de la inversión”.

Para muchos, la idea de seleccionar e  implementar un Sistema ERP es apabullante y los riesgos muchas veces parecen superar los beneficios. ¿Cuenta Infor con el socio adecuado, el equipo correcto y demás asuntos?

“Todas esas preguntas nos las hemos hecho en la compañía y muchas otras más. Al comenzar con el proceso de implementación, es importante mantenerse focalizado en los objetivos del negocio y considerar algunos principios. Yo manejo 10 tips quer garantizan que la empresa tenga una implementación exitosa de su ERP, y la primera que te presento es que el alcance es la clave para comenzar a definir el alcance y tamaño del proyecto a desarrollar “.

Muñoz es de los que asevera que el focalizarse en los procesos del negocio y en los requisitos del sistema es vital, ya que cuanto más específico sea de entrada, mayor detalles podrán incluir los proveedores  en las propuestas.

9 y contando 

Alinear a los equipos desde el comienzo es el segundo item.  Asegura que hay que tenga la mayor claridad y conocimientos exactos y concisos del proyecto para documentarlo con la participación del equipo interno, incluyendo funcionarios nivel C. “También hay que incorporar desde el comienzo a los tomadores de decisiones corporativas para involucrar a los equipos del comité de evaluación”.

“Busque la especialización. Seleccione una solución  ERP  que cumpla con las necesidades específicas de su mercado vertical. Seleccionar una aplicación que ya incluya las funcionalidades de los procesos específicos del mercado, con los términos y cumplimientos reglamentarios ahorrará en futuras modificaciones costosas”.

Pensar a largo plazo, negarse a las costumizaciones y ser eficiente conforman el trío de consejos del director de Latam en Infor. Sobre este último aspecto explica que solamente la empresa logrará el máximo de eficiencia adoptando la estrategia integral del ERP para el flujo operacional. Si intenta amoldar el nuevo ERP a los viejos procesos, se perderán las eficiencias embebidas en la solución.

 ¿Y la experiencia y la capacitación dónde las deja?

“La experiencia del usuario es primordial. Al seleccionar un ERP, asegúrese de considerar su facilidad de uso y la experiencia general del usuario. Una solución altamente intuitiva acelera el proceso de implementación, disminuyendo la cantidad de capacitación necesaria. La Capacitación es también factor importante, ya que cuando se realiza la selección del ERP y se planifica la etapa de implementación, hay entonces que programar la capacitación adecuada para el personal.

“Asegúrese que los usuarios conozcan las nuevas funcionalidades y beneficios. Esto lo incentiva a para comprometerse con el proyecto y la transición, abrazando el cambio en lugar de resistirse”. El otro aspecto es que hay que ser realista con las expectativas, y además, hay que cumplir las etapas en su momento y lapso previsto. El apuro no es un buen consejero en estos casos”.

Por último, Muñoz apunta lo siguiente: Comunicar, colaborar y documentar; “es decir hacer el seguimiento de las decisiones relevantes al alcance del proyecto, las expectativos y los entregables. Colabore con el proveedor de ERP para definir las estrategias exitosas de implementación, aproveche la experiencia de las implementaciones exitosas anteriores. Aunque nunca dos proyectos de ERP son exactamente iguales, normalmente se puede aprovechar tácticas que han funcionado anteriormente”.