Office 365 vs Google Apps (Parte 2)

Si desean leer la primera parte de este reporte, pueden leerla aquí.

Office 365 vs Google Apps: Setup

La parte más difícil de la instalación de una prueba gratuito de Office 365 están en escoger el plan adecuado para comenzar. Si su compañía está en el extremo más pequeño de las SMB, el paquete Office 365 Small Business Premium tiene una prueba de 30 días para 10 usuarios. El plan llega a 25 usuarios.

Si su compañía tiene más de 25 cuentas de usuario, o si creen que necesitará más de 10 direcciones para probar las características, comiencen con Office 365 Midsize Business. Esto permite comenzar con 25 correos de prueba y todo lo que necesitan ajustar hasta que su empresa crezca a más de 300 usuarios.

Una vez que se inscriban con una ID (es muy simple, no se necesita una tarjeta de crédito) e ingresen al sitio de administrador con su nuevo usuario, serán saludados por el panel de control. Pueden comenzar con el link de Setup en la izquierda.

Como parte del proceso de intalación, deben enlazar su cuenta de Office 365 con su actual cuenta de correo. Si ya tienen un dominio propio, tienen dos opciones: pueden vivir con ese nombre de dominio asignado y verificarlo con su página web, o comprar un dominio nuevo de GoDaddy.com.

Instalar Google Apps for Business, por el contrario, es bastante simple. Tienen que realizar la misma verificación de dos pasos cuando compras un nombre de dominio o comprar uno nuevo de Google.

En el panel de control solo deben darle clic a Start Setup, verificar que poseen el nombre de dominio y están listos para instalar todos los detalles de Google Apps for Business.

En los últimos dos años y medio, tanto Google Apps como Office 365 han hecho enormes mejoras en la secuencia de instalación. Office 365 ahora recuerda tus ajustes conforme vas a través del proceso, por lo que puedes dejarlo en cualquier momento y continuar después. Y el enfoque de Google Apps para incluir un archivo de texto en el dominio existente es de bastante ayuda.

La principal diferencia entre los dos: la instalación de Office 365 es más compleja, simplemente porque el paquete es más complejo. Por ejemplo, Office 365 tiene licencias para usuarios individuales y pueden ser dadas o retiradas en cualquier momento.

Office 365 vs Google Apps: Características

No deben tener dudas que Google Apps es solo parcialmente compatible con los formatos de archivo de Office. Muchas personas encuentran que Google Apps puede hacer todo lo que necesitan. Pero Google Apps no tiene ni la profundidad ni la extensión que los programas tradicionales de Office.

Eso trae beneficios y desventajas. Google Apps fue diseñado desde el inicio para ser compatible con todo tipo de equipos. Ofrece colaboración multi usuario en todos sus programas. Además, puede almacenar datos en una computadora local, pero solo usando las características de HTML5 de Google Chrome.

Los programas de Microsoft Office son los mismos que han usado antes. Si eligen el paquete correcto de Office 365, tendrán las versiones que necesitan para Windows y Mac.

Office Web Apps son gratuitas para SkyDrive (ahora OneDrive) y pueden ser licenciadas para instalarlas en nubes privadas. Cuando uno se suscribe a las versiones para negocios de Office 365, recibe dos productos online adicionales que no están disponibles para todos. Primero, Office Mobile para móviles y Outlook Web App. Si están usando Outlook actualmente y encuentran que necesitan revisarlo sin su laptop, y acceder a su correo Exchange, con todas las características de Outlook., esto puede ser bastante útil.

Existe una gran cantidad de diferencias entre las apps de productividad de Office 365 en comparación con las de Google Apps for Business. Los documentos de Office suelen sobre vivir a un viaje completo a través de Office Web Apps. Google Docs, por otro lado, no ofrece esa garantía. En mis experimentos, he encontrado que los documentos más simples sufren algunos problemas. Ahora, parece que Google se niega a abrir los documentos de Word que no entiende.

Dicho esto, Google Docs, Sheets y Slides tienen una fracción de las características ofrecidas en Word, Excel y PowerPoint. No querrán trabajar un documento complejo en Google Docs, por ejemplo. Solo tener los encabezados de forma correcta puede ser un gran dolor de cabeza.

Los programas de Office son más maduros y están mejor establecidos. Los de Google Apps aún están mejorando. Por ejemplo, las tablas pivot. Si bien las tablas de Google no son tan complejas como las de Microsoft, las de Google son bastante eficientes.

Google también está tratando de alcanzar a Microsoft en otras áreas. Google Apps Script es una variante en JavaScript diseñada para crear macros para Google Apps. Los scripts corren en la nube, no en una máquina. Atrás cuando cada computadora necesitaba una copia de Office, no tener una cuenta de Office en cada computadora era impensable. Eso está cambiando. Ahora, hace falta ver qué tan importante para cada empresa tener siempre estos programas.

Office 365 vs Google Apps: Facilidad de uso

Si están acostumbrados a usar Outlook en su escritorio, la Web App de Outlook les resultará familiar, mientras que Google parecerá algo bastante distinto.

Si sus usuarios están acostumbrados a Word, Excel y PowerPoint, las opciones de Office 365 no cambian nada. Si por otra parte, si sus usuarios usan Google Docs en el hogar, o si se frustran con Office, el aspecto de Google Docs podría ser el mejor para ellos.

Cada vez Gmail y Outlook.com se parecen más. A pesar que los puristas puedan discutir sobre la supremacía de uno frente al otro, al final, es bastante fácil que las personas que usan el cliente desktop de Outlook pasen a usar el servicio online. Si su transición a Office 365 incluye la mudanza a Outlook.com, todo les resultará familiar.

Asumiendo que vienen desde Outlook, y si van a seguir usando Outlook en el escritorio, Office 365 es la opción más natural. Si bien la mayoría de empleados trabajan con sistemas de correo en línea, la curva de aprendizaje de Gmail no debería ser difícil, tampoco.

Office 365 vs Google Apps: Administración

Administrar una instalación de Office 365 puede ser demandante, precisamente porque Office 365 ofrece un gran arreglo de opciones. Muchos administradores que no están acostumbrados a utilizar Exchange, Lync o SharePoint necesitarán ayuda para hacerlo. Administrar Google Apps for Business es más fácil.

Office 365 tiene muchas herramientas a la mano, que alguien nuevo al producto debería ser avisado de cómo utilizar y todo lo que ofrece -eso significa pasar mucho tiempo en Google (o Bing), participar en foros y consultar con otras personas que han estado en esa misma situación.

Al evaluar los temas administrativos de ambos productos, la balanza se inclina hacia Google Apps. Mientras que Microsoft tiene un gran balance entre las características que ofrece y la facilidad de administrarlas, Office 365 es bastante más complejo y más difícil de manejar.

Office 365 vs Google Apps: Valor

Google Apps cuesta 50 dólares por usuario por año, sin contrato. Sumar Google Apps Vault para archiva y cumplir con estándares, sube el precio a 120 dólares. Los otros productos de Google que mencioné en la sección de características, son gratuitos.

Como expliqué en la discusión al inicio del artículo, Office 365 con Office 2013 varía entre 150 y 240 dólares por usuario por año.

Google Apps tiene un excelente valor -hace mucho por poco. El valor de Office 365 depende si su compañía quiere rentar la última versión de Office Professional Plus. Si necesitan la suite de productividad de Office y pueden moverse a partir de su actual plan de Software Assurance, entonces Office 365 es tan bueno en valor como Google Apps.

Office 365 vs Google Apps: Conclusión

Los dos paquetes están muy parejos en ratings, pero son totalmente distintos en la vida real. Google Apps es pequeño y fácil de administrar: cubre los puntos principales y no trata de alcanzar los lugares más oscuros de su compañía.

Office 365, por otro lado, ofrece el mejor soporte empresarial del sector. Me asombra cuán bien Microsoft ha construido Office 365, manteniendo un producto estable, utilizable y manejable.

Para empresas grandes con un gran control sobre los datos, Office 365 no tiene competencia. Para cualquier organización con menos requerimientos y voluntad para alejarse de la compatibilidad de Office, Google Apps ofrece una buena alternativa que se ajusta al presupuesto.

Si están buscando Office 365 y Google Apps para su empresa y no tienen una presión por la compatibilidad de Office, saquen su calculadora y hagan la matemática.

Estoy seguro que encontrarán, que para la mayoría de empresas pequeñas o medianas, Google Apps es más barato -pero podría no hacer todo lo que necesitan. Esa es una razón por la que Office 365 está haciéndolo bien en empresas grandes.

Fuente: Infoworld / Woody Leonhard / 08-01-14