Microsoft Office 365 vs Google Apps (Parte 1)

Hace dos años y medio atrás, cuando hicimos una primera comparación entre Office 365 y Google Apps, hice la analogía de Office 365 a la reina Isabel segunda con Google Apps como un barco de vela. En los siguientes años, ambos productos han cambiado muchísimo.

Office 365 se ha convertido en un gorila de 800 kilos, con muchas nuevas características y opciones. En ese momento, Office 365 parecía ser una mezcla de Office 2000 con Exchange Server, con algunas innovaciones más. Ahora es más rico y está mejor integrado -y es uno de los principales centros de ganancias para Microsoft. Los ingresos de Microsoft por Office 365 se cuentan ya en los miles de millones.

Los cambios en Google Apps, por otro lado, son más sutiles. Aún es un paquete más pequeño y más barato. He visto mejoras significativas en la integración con Office y la inclusión de nuevas características, pero Google aún están tomando una aproximación minimalista. Si bien no hay nada de malo con ello, sobre todo con los presupuestos tan ajustados como ahora, deben pensar bien si Google Apps puede hacer lo que se necesita, antes de tomar una decisión.

Al riesgo de extender mucho la metáfora, Office 365 ha añadido nuevas características y un cambio de look. Google Apps también ha mejorado. Pero las proposiciones originales se han mantenido: Office 365 apunta a ser todo para todas las compañías, mientras que Google Apps está contento con ofrecer las características claves sin tanta complejidad.

¿Cuál de estas opciones está más cerca a las necesidades de los usuarios corporativos? En junio de 2011, si le preguntaban a los ejecutivos si las personas necesitaban usar Word, Excel, y PowerPoint, probablemente escucharían un “sí” al unísono. Hoy, el estatus del reinado de Office ya no es tan seguro. La mayoría de los ejecutivos saben hoy que Office puede ser más que suficiente para sus empleados. Si bien Office aún no ha sido relegado al fondo de la historia, la necesidad de Office es más baja de lo que ha sido en las últimas dos décadas.

Por ello, me he aproximado a esta reseña de una nueva perspectiva, viendo la aplicación de ambos paquetes en escenarios distintos.

Buceando a través de las SKUs de Office 365

Si están buscando una comparación directa de características y precios, claramente no entienden el juego. Mientras que Google Apps for Business sigue siendo una única opción, con cuatro paquetes y características idénticas, el ecosistema de Office 365 está comenzando a parecerse a un contrato CAL de Exchange Server.

Acá la lista simplificada:

Office 365 Small Business, hasta 25 usuarios, no incluye las aplicaciones de Office 2013 para escritorio. Sin embargo, si ya tienen licencias de Office 2013, 2010 o 2007, u Office 2011 o 2008 para Mac, pueden usar esas suites con Office 265. Pagar por Office 365 Small Business les permitirá manejar los dominios de sus correos y compartir calendarios, con 50 GB de almacenamiento de correo por usuario. También tendrán videoconferencia online y hosting gratuito de páginas web. SkyDrive Pro viene con el paquete, con 25 GB de almacenamiento para archivos, así como SharePoint con correos compartidos y carpetas de documentos. Todo esto por 60 USD por año por persona.

Office 365 Small Business Premium, hasta 25 usuarios, añade suscripciones para las últimas versiones de escritorio de Office para cada usuario. Cada suscripción puede instalar hasta 5 copias de Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Lync en PCs o Macs. También obtienen suscripciones solo para clientes para OneNote, Publisher y Access. El paquete incluye licencias para Office Mobile para iPhone y Android. También incluye Office 365 bajo demanda, que permite realizar streaming de los programas de Office a cualquier PC o Mac. Cuesta 150 dólares por usuario por año.

Office 365 Midsize Business puede utilizar hasta 300 usuarios, con todas las características de Small Business Premium, más Active Directory para manejar las credenciales de los usuarios, administrar permisos de datos, single sign-on y sincronización. Cuesta 180 dólares por usuario por año.

Business Class Email/Exchange Online Plan 1, para un número ilimitado de usuarios, tiene un número muy limitado de características. Obtienen la administración del correo electrónico y calendarios compartidos, además de Active Directory, pero no licencias de Office de escritorio. Cuesta 48 dólares por usuario por año.

Office 365 Enterprise E1, para un número ilimitado de usuarios, no incluye licencias de Office de escritorio. Obtienen las características del paquete Business Class Email, además de videoconferencia, compartir pantalla y mensajería instantánea (lo que, como se notó antes, es gratis desde varias fuente). Obtienen SkyDrive Pro, que ofrece 25 GB por usuario, más herramientas para controlar el acceso a datos. Y obtienen SharePoint con correo compartido y carpetas para documentos, más hosting gratuito y Yammer Enterprise. Todo por 96 dólares por usuario por año.

Y finalmente, Office 365 Enterprise E3, que ofrece todo lo del paquete E1 más una suscripción a Office para cada usuario (una suscripción cubre hasta 5 PCs o Macs). También reciben las versiones para móviles, así como una herramienta llamada eDiscovery. Cuesta 240 dólares por persona por año.

¿Aún necesitan licencias para los programas de escritorio? Pueden mezclar cualquier de las opciones de arriba con Office 365 ProPlus o pueden comprar Office 365 ProPlus con cualquier de otros planes. Cada suscripción permite instalar hasta 5 copias de Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Lync en PCs y Macs, además de suscripciones solo para clientes (no servidores) de OneNote, Publisher y Access. También obtendrán Office Mobile para iPhone y Android. Y si ya tienen Software Assurance, pueden moverla a una nueva suscripción de Office 365 ProPlus.

Ni si quiera voy a mencionar los planes Exchange Online, SharePoint Online, Lync Online o el plan Kiosk.

Existen también versiones especializadas de Office 365 Government, Office 365 Education, Office 365 University y Office 365 for Nonprofits.

Se ofrecen versiones de prueba gratuitas para Office 2013 Professional Plus (60 días), Office 365 ProPlus (30 días, máximo 25 usuarios), Office 365 Small Business Premium (30 días, máximo 10 usuarios), Office 365 Midsize Business (30 días, máximo 25 usuarios) y E3 (30 días, máximo 25 usuarios).

¿Ya están confundidos? No se olviden de Office 365 Home Premium (30 días de prueba), que incluye Word, Excel, Power Point, Outlook, y versiones stand-alone de OneNote, Publisher, Access- todo por 80 dólares por año.

Opciones de Google Apps for Business

Por otro lado, Google Apps for Business solo tiene dos opciones. El paquete básico cuesta 50 dólares por usuario por año, y el Premium cuesta 120 dólares por usuario por año. El paquete básico no ha cambiado por años. Incluye Google Docs, Gmail y Calendar. También Google Groups, Sites, Postini y una app para compartir video. Aquellos que paguen este paquete recibirán 30 GB de almacenamiento por usuario, repartido entre todos los servicios. Tiene una prueba gratuita de 30 días.

El paquete Premium incluye Vault, un paquete de administración de correo que ayuda a cumplir requerimientos legales. Es enteramente en la nube y no se debe instalar nada.

También existe Google Apps Marketplace, una tienda virtual que vende apps para correr con Google Apps.

Google Apps for Government, para organizaciones gubernamentales en los Estados Unidos, cuesta 50 dólares por usuario por año. También existen versiones para Education y Nonprofits gratuitas.

Qué hay de nuevo en Office 365

El mayor cambio en Office 365 es que ahora incluye Office 2013. Con nuevas características y mejoras, la nueva suite de Office hace más fácil poner nuestros datos en la nube. Se está tratando de hacer la interfaz táctil de Office 2013 más amigable, así como para el resto de apps de Office 365.

Gracias a las mejoras de la suite, es más fácil correr los programas de Office en máquinas licenciadas, administrar los programas y mantener los parches encima. Las apps de Office están asociadas con la cuenta de usuario de Microsoft, por lo que las listas de documentos recientes, diccionarios personalizados y algunos ajustes viajan de máquina a máquina. Graben un documento en Word usando su laptop y luego vuévalo a abrir en Word Web App o en una copia de Word en otra máquina.

Las nuevas versiones de Exchange Server, Lync Server y SharePoint traen una docena de nuevas características. La primera sería el Exchange Administration Center, que ahora toma la responsabilidad de administrar fólderes públicos. La Web App de Outlook permite ahora almacenar mensajes de manera local y tener todo actualizado cuando la computadora se reconecte a internet. La nueva app de Lync permite a los usuarios sin Lync unirse y participar de las reuniones usando solo un browser. Estas son solo algunas de las mejoras.

Office 365 Enterprise ahora ofrece herramientas para separar la carga de trabajo en la nube. En la mayoría de los casos, a través de una interfaz integrada. Eso debe hacer más fácil hacer una migración a la nube.

Claro que Office 365 ahora se integra fácilmente a Windows 8.1, con los tiles que uno esperaría y una buena respuesta a la pantalla táctil. Hay una mayor integración también con SkyDrive Pro, una parte estándar de todas las versiones de negocios de Office 365.

También encontrarán un gran número de controles de seguridad que se escalan fácilmente. El esfuerzo de Office 365 es enorme, complejo y continuo. Si quieren ver las mejoras de Office 365 en tiempo real, revisen la web de actualizaciones de Office 365. Hay cientos de cambios.

Qué hay de nuevo en Google Apps

Google Apps mantiene su enfoque. Dependiendo de sus necesidades, su minimalismo puede ser su principal ventaja o su talón de Aquiles. Google Apps llegó varios años antes que Office 365, pero no es tan compatible con los documentos de Office y no tiene una infraestructura como la de Office 365.

Los desarrollos de Google en los últimos dos años y medio han estado en un gran rango de mejoras, incluyendo la adición de Google+ y Hangouts, un rediseño mayor de Gmail, alertas de administrador y muchos lugares en medio. Sin embargo, varios de estas mejoras fueron hechas a las aplicaciones mismas, y no al paraguas “Google Apps”. Por ejemplo, Google aún no tiene un ambiente controlado de Google Apps para Google+. Si bien un administrador de Google Apps puede prender o apagar Google+, un administrador no puede controlar quién está interactuando con quién.

Google tiene una lista muy detallada de mejoras a Google Apps, en su blog de actualizaciones de Google Apps. Desde compartir documentos de Google Apps con alguien que no tiene una cuenta de Google, hasta tips para convertir la nueva interfaz de Google Groups. La lista es enorme.

No hace mucho, un punto importante para las soluciones de Microsoft era la ubicuidad de Office. Eso está cambiando. El número de empleados potenciales que usan activamente Gmail, por ejemplo, nunca ha sido mayor. Algunos potenciales empleados pueden encontrar no tener las aplicaciones de Office un incentivo.

Diferencias de privacidad

Una consideración importante, al comparar los productos de Microsoft con Google, que no tiene nada que ver con el precio o las características, es la privacidad. Dadas las últimas revelaciones sobre el tema, las preguntas sobre la privacidad corporativa y cómo las compañías como Microsoft o Google usarán sus datos es un tema muy importante.

La política de privacidad de Google es directa: “Usamos la información que recogemos de todos nuestros servicios para ofrecer, mantener, proteger y mejorar los mismos servicios. Usamos también esta información para ofrecer contenido personalizado -como dar resultados de búsqueda más relevantes y avisos”. Sí, eso significa que Google escanea tu correo y podría incluso mirar los contenidos de los archivos para información que pueda ser usada en ads.

La política de privacidad de Microsoft toma un camino diferente: “Usamos sus datos para lo que nos pagan: mantener y proveer Office 365 y los servicios Dynamics CRM Online. No usamos sus datos para otros propósitos. Si bien parte de esos datos puedan ser almacenados o procesados en sistemas usados tanto para servicios de consumidor como de negocios, nuestros servicios empresariales están diseñados y operados de manera separada a los servicios de consumo. Microsoft no escanea correos ni documentos para propósitos de publicidad”. Si bien es obvio que Microsoft escanea los contenidos de los documentos para porteger a los usuarios contra malware, tenemos la palabra de Microsoft que no usa los resultados para publicidad.

Pueden continuar leyendo la segunda parte aquí.

Fuente: Infoworld / Woody Leonhard / 08-01-14