Cómo optimizar la gestión de viajes y gastos en ellos equipos de trabajo

Una solución inteligente de gestión de viajes y gastos es el ejemplo idóneo de la nueva generación de tecnologías basadas en IA porque incrementa el valor de los colaboradores, aumenta la productividad y logra la reducción de costos.

La evolución continua del trabajo significa que las empresas ahora requieren procesos y políticas de viajes y gastos corporativos más eficientes, seguros y productivos.

De acuerdo con el estudio de SAP Concur y Forrester Consulting “Potenciar el futuro del trabajo con soluciones inteligentes de viajes y gastos, realizado a nivel global a 415 tomadores de decisiones, los viajes de los colaboradores son fundamentales para el éxito empresarial, y el ahorro de costos y la visibilidad financiera son aspectos críticos de la gestión de los gastos.

Por ello, las organizaciones de todos los tamaños necesitan una solución inteligente de viajes y gastos que se integre fácilmente con los sistemas existentes y sea lo suficientemente flexible como para satisfacer necesidades empresariales diversas y cambiantes.

Más aún, en un entorno económico y de negocios actual donde es imprescindible tomar acciones concretas para combatir los índices inflacionarios, las alzas en las tasas de interés y los desequilibrios en las cadenas de suministro es imprescindible que las empresas inviertan en tecnologías inteligentes que potencien su resiliencia y aumenten su generación de valor, al tiempo brindar a sus colaboradores políticas y procesos más eficientes, seguros, económicos y productivos.

En este sentido, Erick Dubon, consultor principal de soluciones de SAP Concur México, afirmó que “contar con una solución la gestión de viajes y gastos enriquecida con inteligencia artificial, como SAP Concur, representa una excelente oportunidad para lograr estos objetivos, puesto que ayuda a mejoran la experiencia de los colaboradores, reduce costos, aumenta el retorno de inversión e, incluso, contribuyen a los objetivos sostenibles”.

Principales hallazgos del estudio

1. Demanda de una solución integral. El 78% de los responsables de la toma de decisiones desean una solución única para gestionar la totalidad de su proceso de viajes y gastos, lo que indica una necesidad de simplificación y eficiencia en la gestión de estos aspectos.
2. Presión para optimizar recursos y costos. El 64% de los encuestados informaron que sus empresas están bajo presión para gestionar los costos y optimizar los recursos de manera más efectiva, lo que subraya la importancia de la eficiencia operativa en el contexto empresarial actual.
3. Aumento de la presión por eficiencia operativa. Cerca de la mitad de los encuestados han visto aumentar la presión para mejorar la eficiencia operativa en respuesta a fuerzas macroeconómicas, y para el 40% esto se tradujo en una reducción del presupuesto global de la empresa.
4. Preocupaciones sobre seguridad de los datos. Más de la mitad de las organizaciones encuestadas señalan un aumento de los riesgos en relación con la seguridad de los datos debido al trabajo híbrido, con el 72% expresando preocupación por la seguridad de los datos personales y empresariales en relación con la gestión de viajes y gastos.
5. Expectativas de aumento de la demanda de viajes. El 77% de los responsables de la toma de decisiones esperan que la demanda de viajes aumente debido al trabajo a distancia y los eventos realizados.
6. Prioridades empresariales. Mejorar la eficiencia y la productividad mediante la automatización es una prioridad crítica o alta para el 76% de los encuestados. Además, la mejora de la experiencia de los colaboradores y la capacidad de innovación y adaptación son también prioridades destacadas.
7. Importancia de los viajes para los negocios. La gestión de las relaciones con los clientes es la razón más importante para los viajes de los colaboradores, según el 77% de los encuestados.
8. Sostenibilidad como prioridad empresarial. El 60% de los responsables de la toma de decisiones identifican la sostenibilidad como una prioridad crítica o alta.
9. Frustraciones y problemas en la gestión de gastos. La falta de automatización y los procesos laboriosos de gasto son problemas importantes que causan frustración en el personal, y el 59% de los líderes del ámbito de los viajes y gastos reportan un impacto negativo en sus organizaciones.
10. Necesidad de mejorar la visibilidad de los datos de gasto. El 61% señaló una falta de visibilidad suficiente de los datos de gasto de los colaboradores por parte de los responsables financieros, lo que dificulta la toma de decisiones.

En conclusión, la gestión de los viajes y gastos potenciada con funciones que incorporan inteligencia artificial, como la solución SAP Concur, está evolucionando para empoderar a los colaboradores y fortalecer cada vez más a las compañías. En un entorno en el que la IA está cada vez más establecida, los líderes empresariales con visión de futuro encuentran en estas soluciones nuevas formas de generar más valor, aumentar productividad y eficiencia operativa y lograr ahorros.