Claves para gestionar con éxito reuniones virtuales de negocios

En la nueva normalidad, Silvina Moschini conversó con Mariano O’Kon de Cisco sobre los protocolos esenciales para llevar con éxito reuniones virtuales de negocios.

Por: Silvina Moschini, fundadora y Presidente de TransparentBusiness. 

 

Mariano O’Kon es Director de Ventas de Arquitectura para América Latina y el Caribe en Cisco. El foco de su profesión está puesto en acelerar la transformación mediante soluciones tecnológicas que ayuden a sus clientes a obtener los resultados deseados. Para O’Kon, la tecnología es un componente crítico en el armado de equipos de negocio.

– ¿Cuánto tiempo aceleró COVID-19 la transformación digital en todo el mundo?

Creo que en dos meses aceleramos tres años de transformación digital. A lo mejor es más, pero lo que pasa es que ahora mismo vivimos una situación atípica porque estamos trabajando y estudiando todos desde casa, padres e hijos. La realidad que vivimos hoy no es la misma de hace cuatro meses ni será la misma en cuatro meses, pero ya no creo que volvamos al escenario pre-COVID. El trabajo desde casa llegó para quedarse, y esto tiene algunas implicancias para las empresas, que en este momento se plantean si es su responsabilidad comprar una silla ergonómica para su empleado, o asegurarle un matafuegos para su casa…

– En tu experiencia, ¿cómo han llevando tus clientes esta transición?

Las tres primeras semanas fueron un shock. Ahora estamos viendo cómo nos adaptamos al largo plazo: cómo montamos las condiciones físicas para trabajar desde casa, un espacio con privacidad, buena iluminación, etc. En cuanto a las herramientas tecnológicas, pienso que el video es esencial. Siempre que se pueda, hay que usar el video porque revela mucho de la comunicación no verbal. Aunque en estos momentos estamos distanciados, tenemos que estar comunicados

– ¿Qué dinámicas se ven en la reuniones virtuales?

Es muy importante que el líder de la reunión, que puede ser el jefe o no, se asegure que hable todo el mundo. Hay que ejercitar el músculo de las reuniones organizadas, y esto vale a nivel corporativo pero también familiar. Tenemos que empezar a organizar mejor las reuniones, desde ahora y para siempre.

– ¿Cuáles son los protocolos que hay que tener en cuenta para estar protegidos pero también para ser más eficientes?

Desde el punto de vista técnico, lo más importante es qué tipo de reunión queremos hacer.

1- En una reunión de 4 o 5, que llamamos meeting, lo más importante es la password, porque en este momento que todos estamos online también hay mucha gente que está a la caza de reuniones abiertas. No usar password es como dejar la puerta abierta de tu casa para que cualquiera entre.
2- Después están los eventos, que son reuniones de 50 o 100 personas con uno o más panelistas. En este caso el formato es más informativo: la gente que asiste no puede interrumpir a menos que vos le des la palabra.
3- Finalmente también hay sesiones masivas, de miles de personas.

Para hablar de seguridad, hay que tener en cuenta que nos referimos tanto a la seguridad propia de la app que estamos usando para reunirnos como la de mi propio ordenador, y esto es también una cuestión de la empresa.

– ¿Qué indica el protocolo si se van a grabar las reuniones?

La persona que lidera la reunión debe avisarles a los participantes que se está grabando y también preguntar si a alguien le molesta que se grabe. A veces pasa que la reunión termina ahí, porque no hay consentimiento. Esta forma de trabajar es el nuevo normal. Es necesario que las empresas se muestren ágiles frente al cambio.

– Y, en términos prácticos, ¿qué es lo que hay que tener en cuenta para que una reunión virtual sea exitosa?

La luz y el sonido, sobre todo. Es importante que la luz venga de frente y no de atrás para que la persona que aparece en cámara no se vea como una sombra oscura. El encuadre también es importante. El anillo o aro de luz es una lámpara led que es una muy buena fuente de iluminación para transmisiones en vivo.

– Aunque el trabajo remoto ahorra dinero a las empresas y tiempo a las personas, todavía hay resistencias para adoptar masivamente esta modalidad. ¿Qué razón habría para volver al trabajo en oficinas?

Todavía hay jefes que prefieren seguir viendo a sus empleados a la cara. De todas maneras, el cambio es un hecho. Y lo es por un tema de costo pero también, y sobre todo, de talento. Yo busco el mejor talento para mi empresa, y el mejor talento elige trabajar desde donde quiere. Así piensan los millennials, además, que son la futura fuerza de trabajo.

La descentralización nos permite diseñar modelos de trabajo más dinámicos, pero también más inclusivos. En este IG Live, Mariano O’Kon confirmó que la tecnología está lista para consolidar la transición al trabajo remoto, pero todavía hay que ajustar los procesos. Explicó, por ejemplo, los protocolos de las reuniones virtuales que están a la orden del día en la pandemia, tanto para trabajar como para socializar. Las diferencias entre una reunión de 4 o 5 personas a una exposición de cientos, la importancia de empezar a organizar las reuniones por videoconferencia, las cuestiones técnicas de luz y sonido, la seguridad y la función del líder como director de orquesta.