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3.- Mecanismo más seguro
Solo porque sus correos viejos están fuera de vista y almacenados en otro lugar, no significa que no estén protegidos tan bien como los que están en su bandeja de entrada. Por el contrario, es probable que estén más y mejor protegidos pues, si ya tienen la solución correcta para archivar, sus datos se preservan de manera inmutable, y resguardados gracias a un continuo respaldo de datos, los cuales los liberan de los riesgos cómo virus, fallas de los equipos, golpes de luz y otros “accidentes laborales” posibles y – a veces – frecuentes y que pueden corromper los datos.
No obstante, es recomendable que su empresa cuente con un proveedor que brinde un servicio de respaldo que sea rentable, accesible y con un desempeño activo garantizado del 99.9%, incluyendo acuerdos de servicio respaldados de manera financiera. La información es dinero. Resgúardela.
4.- Rapidez y Productividad
Cuando sus servidores activos estén hundidos bajo toneladas de datos de correos, puede ser agotador y lento buscar un email o un tema específico. Al deshacerse de las cuotas establecidas en su bandeja y configurar de manera automática la función de archivar, los empleados ya no tienen que invertir tiempo en eliminar emails o mudarlos como archivos PST como se hacía antiguamente. Adicional a ello, cuando le da a sus empleados la capacidad para tener fácil acceso a los datos de correos ya archivados y con respaldo, les otorgan también poder, lo cual significa que no tendrán que lidiar con el departamento de TI para que lo hagan por ellos. Ambos grupos (personal y TI) disponen de más tiempo para cosas medulares.
5.- Cumplimiento de normas
La mayoría de las industrias requieren organizaciones que mantengan los registros comerciales y, a menudo, los emails contienen esos registros. Borrarlos no es una opción. Industrias específicas como el cuidado de salud, servicios financieros, farmacéuticos y de energía, incluso tienen regulaciones estrictas en cuanto al tema de la conservación de los registros comerciales.
Así que archivar sus emails no es una opción que tenga que considerar. Solo tiene que buscar proveedores y seleccionar uno que entregue una solución amigable para sus usuarios, que le permita a su empresa y a sus empleados tener el control y que le brinde los mejores estándares de seguridad y confiabilidad.
