➤ ¿Cómo saber si debe externalizar su gestión en un proyecto?

Puede haber muchos beneficios en la externalización de funciones de gestión de proyectos de su compañía, con igual número de trampas.

No hay una sola talla para todas las soluciones en base a su sector, tipo o tamaño de empresa.

Tal como lo haría con diferentes metodologías de gestión de proyectos, tenga en cuenta los riesgos y ventajas con cuidado, además de tomarse el tiempo para evaluar a fondo la razón por la gestión de proyectos de outsourcing puede o no puede ser una buena práctica para su organización.

Factores motivadores
Algunos factores que pueden motivar a que piensen en la gestión de proyectos de outsourcing serían:

Bajos niveles de dotación de personal. Dependiendo del tamaño de su negocio, puede que no tenga suficiente personal para crear y apoyar una oficina de gestión de proyectos (PMO). Muchas empresas simplemente no tienen los niveles de personal adecuados para dedicar uno o más empleados para centrarse únicamente en los proyectos. A menudo los recursos existentes ya están desbordados, y sólo es capaz de centrar los esfuerzos en tareas operativas diarias.
Escasez de personal altamente experimentado. No importa si usted tiene una pequeña mediana o gran empresa, su personal interno puede no tener la experiencia específica de gestión de proyectos y/o la formación que necesita para lograr efectivamente un proyecto desde su inicio hasta su liquidación. De hecho, la naturaleza del proyecto puede requerir experiencia muy especializada. En este caso, puede tener sentido buscar proveedores externos con la experiencia de gestión de proyectos técnicos necesarios para ayudarle con los suyos.
Restricciones de liquidez. Encontrar recursos financieros adicionales para contratar personal especializado como jefes de proyecto puede ser difícil, especialmente cuando esos recursos ya están destinados para apoyar las operaciones. En este caso, puede tener sentido encontrar proveedores que ofrecen servicios de gestión en función de cada proyecto.
Decisiones del modelo de negocios. Si sus proyectos son de una única o variedad ad-hoc, a continuación, la contratación de personal interno de gestión del proyecto puede no tener sentido. Puede ser menos rentable y más una carga administrativa contratar, formar y retener un ETC.

¿Cuáles son algunos de los beneficios de la gestión de proyectos de outsourcing?

La estructura de costos puede ser menor. Todos los proveedores de gestión de proyectos funcionan de forma diferente, y ofrecen diferentes estructuras de precios en función de su nivel de servicios, experiencia, modelo de negocio y los gastos generales, así como la consideración de sus mercados de destino. Puede tomar un poco de trabajo por adelantado para solidificar detalles y obtener las cotizaciones de estos vendedores antes de determinar si cualquier proveedor dado es una opción rentable para su negocio.
Mayor nivel de experiencia y competencia. La gestión de proyectos es un área altamente especializada de conocimientos y habilidades que requiere considerable atención a los detalles, así como la capacidad de ver el alcance más amplio para asegurar la alineación estratégica de negocios. Además, las personas con la capacidad de gestionar eficazmente múltiples recursos, malabares horarios agitados, hacer frente a situaciones difíciles y mantener dentro del ámbito están en alta demanda son difíciles de encontrar. Si estas habilidades no están disponibles internamente, el outsourcing de un proveedor de gestión de proyectos con experiencia puede ser la mejor opción en comparación con el costo de la contratación de un gerente de proyecto interno.
Objetividad. Directores de proyectos externos a menudo traen un nivel de objetividad que no siempre puede estar presente con personal interno. Esta objetividad puede ser de gran valor cuando se trata de los resultados de los proyectos actuales y la garantía de que se cumplan todos los requisitos del negocio.
Claridad de enfoque. Cuando se ejecuta y se gestiona adecuadamente, proyectos facilitados por un PM subcontratado con experiencia pueden permitir oportunidades para que las empresas logren las expectativas claramente definidas con enfoque de una sola mente y menos fricción interna. Por supuesto, esto supone la cantidad correcta de apoyo de la alta dirección está en su lugar.