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Google es una gran forma de usurpar a Microsoft como el fabricante más popular de software de oficina, pero se anotó una gran ganancia en su división empresarial cuando la ciudad de Los Ángeles se decidió por las aplicaciones en la nube de Google, un trato aún más dulce por los $1,5 millones del costo de proyecto que fue indirectamente financiado por su archirival Microsoft.
En el gobierno de la ciudad de Los ángeles, Google Apps está siendo utilizado para aliviar tres problemas: Un déficit presupuestario aplastante, la escasez de personal de IT y el descontento ampliamente generalizado con el soporte actual del software de oficina.
Con la ciudad afrontando un déficit presupuestario proyectado de $485 millones, el personal de IT ha sido rebajado de aproximadamente de 800 personas a 500 en los últimos tres años. Con menos personas es más difícil mantener sistemas internos, como el software de colaboración Novell GroupWise de la ciudad, que ha frustrado a los usuarios con tamaños pequeños del buzón de correo, dice el CTO de la ciudad Randi Levin.
Un organismo con más dinero en efectivo a la mano podría haber escogido Microsoft Office, afirma Levin, incluso si el precio fuera más lo que le hubiera preocupado es la habilidad de su departamento por soportar los sistemas internos. Además, la ciudad está en una zona de terremotos, pero le falta un sistema de recuperación de desastres, y el que los oficiales decidieran colocar el correo electrónico en los centros de datos de Google sería una mejor forma de garantizar tiempo productivo.
“No estamos alineados con una buena cantidad de dinero en efectivo estos días”, agrega Levin. “Costó muchos de nuestros recursos y tiempo echar a andar un sistema de correo electrónico interno. No tuvimos una solución de recuperación de desastre de correo electrónico, lo cual realmente nos estaba preocupando, por vivir en una zona de terremoto. Sentimos que fue crítico para la ciudad de Los Ángeles tener una estrategia de recuperación de desastres en el lugar”.
Los Ángeles finalizó un proyecto de $7,25 millones para implementar Google Apps, un precio que incluye retribuciones que le pagó a Google y el trabajo de consultoría de CSC. Eso es mucho dinero, en particular para Google Apps, cual primordialmente es usado por negocios medianos y pequeños.
Pero Los Ángeles es el gobierno de una gran ciudad, con más de 40 departamentos y 30.000 usuarios. Los oficiales de la ciudad creen que se ahorrarán más de $5 millones durante la vida de su contrato de cinco años, y que el rendimiento del capital invertido podría ser $20 millones contando el aumento en la productividad. Por coincidencia, $1,5 millones del costo de proyecto serán pagados indirectamente por Microsoft, que tuvo que dar dinero a Los Ángeles como parte de un acuerdo por una acción legal que alegaba que Microsoft cobrada de más por el software.
Google Apps, incluyendo Google Docs, Gmail y Google Calendar, han sido desarrollados para 3.700 usuarios hasta ahora. Levin espera que esté completamente implementado hacia fines de junio, con el 100 % de usuarios de Gmail, y aproximadamente 80 % usando otros productos de oficina Google. Las herramientas que no son correo electrónico de Google no son realmente lo suficientemente ricas aún para reemplazar completamente a Microsoft Excel y otros tipos de software interno.
“La mayor parte de los usuarios están muy satisfechos (con Google), y les gusta una buena cantidad de la nueva funcionalidad que estamos obteniendo y que no tuvimos antes”, añade Levin.
Los trabajadores han aumentado la movilidad, con acceso a correo electrónico y herramientas de oficina en sus móviles, comenta Levin. Los trabajadores también tienen mayor habilidad para editar documentos compartidos y la conversación por video se le permite a algunas personas que tienen reuniones virtuales, en lugar de conducir al ayuntamiento.
Algunos empleados de oficina están usando todavía Microsoft Excel en lugar de Google Docs, en parte porque Google no soporta macros. Los Ángeles también usa todavía Microsoft Access, Visio, y una extensión limitada de SharePoint, pero para la mayoría de empleados de la ciudad la funcionalidad básica de Google Docs es suficiente. Levin y su equipo usaron hojas de cálculo Google para crear su presupuesto este año.
“Eso fue maravilloso para que todo esté trabajando en el mismo documento al mismo tiempo”, explica Levin.
Como es lógico, la seguridad fue la preocupación más grande acerca de hacer a un lado las aplicaciones de correo electrónico y de oficina a los centros de datos de Google, en particular como un adoptador primerizo. “No muchas organizaciones lo ha hecho hasta ahora”, justificó Levin.
Un concejal de la ciudad y la unión policíaca cuestionaron el plan, diciendo que estaban preocupados por el riesgo de revelar datos sensibles. Pero el Concejo Municipal eventualmente aprobó el uso de Google Apps por votación unánime.
Los oficiales de Los Ángeles quedaron convencidos por las credenciales se seguridad de Google, que incluye certificación SAS 70, así como también los planes para construir una red de nube gubernamental hecha a la medida para los requisitos específicos de organismos públicos.
Los Ángeles necesita que sus datos fueran almacenados sólo dentro de Estados Unidos continental para responsabilizarse por demandas reguladoras, y Google pudo garantizar eso, señala Levin. También importantes son las capacidades de rescate incorporadas en los centros de datos de Google, que ayudará a Los Ángeles a responsabilizarse por su tiempo productivo y sus metas de recuperación de desastre.
“La manera en que Google trabaja, incluso en el mercado del consumidor, automáticamente recaerá sobre otro sitio”, afirma Levin. “Está libre de irregularidades, transparente, y no está localizado en Los Ángeles“.
–Por Jon Brodkin
Network World (US)
FRAMINGHAM
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