Los siete deseos de los directores de proyectos de TI

Las alegrías de ser un director de proyectos. De ser tratado como un sirviente en la administración y no ser incluido en decisiones clave, a tener prioridades, tareas y fechas de entrega que son cambiadas constantemente -y luego ser culpado por las demoras. Los directores de proyectos de TI tienen mucho trabajo por delante. ¿Pero qué pasaría si pudieran cambiar todo eso?, ¿qué tal si un genio les concediera tres deseos?, ¿qué pedirían?

CIO decidió encontrar esas respuestas -y le preguntó a los directores de proyectos de TI, qué pedirían si tuvieran estos deseos. Aquí están los sietes ítems más mencionados.

Deseo número 1: estar envuelto en el proyecto desde el inicio. “Genio, usa tu magia para dejar que los directores de proyectos pongan las condiciones para el éxito”, dijo Chet Andersoon, director de proyectos en Trissential, una consultora de negocios enfocada en mejoras para empresas.

“Esto significa estar en el proyecto desde el inicio de tal forma que los recursos sean presupuestados de la manera correcta, se tengan las ideas acertadas y se hagan las preguntas adecuadas”, dijo. Anderson (y otros directores de proyectos) también desea que la administración entienda que “los directores experimentados conocen los retos relacionados a dejar a los vendedores satisfacer las expectativas, y que su opinión es crucial para tener éxito al final”.

Deseo número 2: la habilidad de formar -y mantener- el equipo perfecto para cada proyecto. “Si solo pudiera tener una manija sólida de qué tipo de personas y habilidades se necesitan en cualquier momento, podría tener el equipo perfecto para el proyecto”, dijo Jeff Jackson, vicepresidente de desarrollo de Compuware Changepoint Business Division.

“Mi deseo es que siempre tengamos recursos dedicados”, dijo Mary Beth Rath, directora de proyectos para Custom Software Solutions, proveedor de soluciones de TI para organizaciones de rango medio. “Esto evitaría cambiar el estilo y asegurar que podemos entregar de acuerdo al cronograma del proyecto”, explica.

Deseo número 3: tener herramientas simples, pero poderosas, de manejo de proyectos. “Pido por una varita mágica que se lleve toda la pesadilla que es realizar reportes cada trimestre”, dice Jackson.

“Ahora vivo una pesadilla que consiste en múltiples hojas de datos, información que tiene conflictos y fechas fijas de reporte que no las cumplo”, explica Jackson. “Si solo tuviera una sola fuente para toda la información de los proyectos -y la habilidad para reaccionar rápidamente y tomar medidas correctivas cuando un proyecto empieza a salirse de los rieles, sería mucho mejor”.

“Desde una perspectiva del software, lo que todo director de proyectos desea es una solución que pueda planear, organizar y trabajar con diferentes recursos en un solo ambiente empresarial”, dijo Daniel Kushner, director de proyectos en MBX Systems, un proveedor de aplicaciones para redes de servidores.

“El obstáculo es que cuando necesitas una solución de este tipo, es probable que tengas un gran número de soluciones hechas a medida o hechas en casa que ya has comprado o creado y nadie quiere malgastar el dinero en una nueva solución que pueda hacer lo que las anteriores ya hacen”, dice Kushner.

“Una visibilidad aumentada a través del equipo completo es importante para completar los proyectos de manera exitosa”, añade Bryan Nielson, experto de administración de trabajos y estratega para AtTask, un proveedor de soluciones manejo de proyectos.

“Si el director de proyectos de TI no sabe lo que sus empleados hacen, no sabe si puede asignarles tareas editoriales o si la tarea está avanzando”, explica Nielson. “Con una herramienta en la nube que mantenga el proyecto en un solo lugar, el equipo completo puede ver los detalles de los proyectos, en tiempo real, eliminando correos extra que invaden las bandejas de entrada todos los días”.

Deseo número 4: tener definidos los objetivos del proyecto y los requerimientos claramente. “Usualmente, los proyectos de desarrollo de TI son iniciados con objetivos generales o imprecisos, y/o con requerimientos de producto que dejan bombas de tiempo para el futuro del proyecto”, dice Edward R. Jones, director de servicios profesionales en Diligent eSecurity International.

“Es razonable pensar que un proyecto podría ser iniciado con algunas incógnitas o ítems sin mucha claridad”, dice Jones. Pero “sería genial si los directores de proyectos sepan de ellos de tal forma que los incluyan al realizar ajustes”.

Deseo número 5: tener la confianza de los actores principales y usuarios finales. “Otro deseo sería tener la habilidad de identificar a los actores principales que validen las prioridades y las decisiones importantes”, dice Rath. “Esto ayudaría no solo a asegurar que el presupuesto sea manejado correctamente, pero también que los ítems más importantes sean entregados a tiempo”.

De la misma forma, sería muy bueno tener “personas que quieran escuchar los riesgos asociados con los cambios que se piden y que sepan quiénes asumirán estos riesgos, una vez que decidan seguir adelante”, dijo el experto en manejo de proyectos Mark Calabrese.

“Nada es peor que un usuario final que no esté interesado en entrar al proceso y/o que sufra de parálisis cuando llega el momento de dar retroalimentación cuando más se necesita”, dijo Cory Crosland, fundador y presidente de Croscon, una empresa de tecnología e ingeniería a medida. Por lo que “ubicar a los actores clave es crítico”.

Deseo número 6: ser tratado con respeto. “Genio, haz que las personas reconozcan que los directores de proyectos son líderes calificados que ayudan a alcanzar los objetivos”, desea Anderson -y muchos otros directores de proyectos. “No usen a estos profesionales como asistentes administrativos que conducen reuniones y toman los tiempos de estas”, dice. “Ellos son los líderes que le dan energía y motivan a las personas”.

Deseo número 7: que se les permita ajustar los proyectos según lo que se necesite. “Incluso si se ha organizado perfectamente el proyecto, siempre hay trolls esperando en cada momento”, dice Crosland. “Especialmente en proyectos largos, los negocios y requerimientos podría cambiar”, dice. Y los buenos directores de proyectos tienen que adaptarse rápidamente.

“Denle a los directores de proyectos la flexibilidad requerida para ajustar los proyectos según se necesite”, sin “darles una carga innecesaria y listas de quehaceres”, dijo Anderson. “Los directores de proyectos experimentados saben cómo aplicar técnicas apropiadas de administración para alcanzar una performance óptima del equipo”, explica. “Si contratas a las personas con las habilidades correctas, no tendrás mucho control durante el proceso, también”.

Fuente: CIO / Jennifer Lonoff Schiff / 10-10-13
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