Office 365: No sólo para pymes

En el reciente lanzamiento comercial de Office 365, Steve Ballmer, CEO de Microsoft, dejó muy claro que la nueva suite de comunicaciones unificadas en la nube de la compañía es una solución ideal para las pymes. Pero también las grandes empresas pueden beneficiarse de sus ventajas.

“Las pymes no necesitan hacer grandes inversiones en tecnología ni infraestructura TI compleja”, aseguró Ballmer. Y en Microsoft están convencidos de que Office 365 se alinea con esos requisitos de las pymes al eliminar la necesidad de servidores físicos, la gestión de tales servidores y las complicadas licencias de software.

El reestructurado y rebautizado como Office 365 servicio cloud de Microsoft, que incorpora Office, SharePoint Online, Exchange Online y Lync Online, constituye una atractiva oferta para las empresas más pequeñas porque ahorra dinero y reduce el trabajo manual. Pero para las organizaciones que ya cuenten con aplicaciones de misión crítica personalizadas y miles de empleados, Office 365 no aporta suficiente funcionalidad para justificar la migración de la totalidad de la empresa a la nube, según TJ Keitt, analista de Forrester. “Para este tipo de organizaciones, el modelo ‘on-premises’ sigue siendo más funcional que cloud computing, al menos por ahora”.

Pese a ello, Keitt aconseja a las grandes empresas no considerar que Office 365 es algo sólo útil para las pymes. En su opinión, antes de desechar la opción deberían analizar su inventario y el comportamiento de su fuerza de trabajo, e identificar las cargas de trabajo que podrían dejar de llevarse internamente. “Cada empresa es diferente, pero veremos como la mayoría de las migraciones de Exchange a la nube se producirá primero en la gran empresa. En el caso de SharePoint es más efectivo mantenerlo internamente debido a que requiere mucha personalización”.

Indirectamente Microsoft está admitiendo las limitaciones de cloud computing  al promocionar el método híbrido por el que una compañía puede correr, por ejemplo, SharePoint internamente y Exchange y Lync en Office 365, y disponer de los dos mundos estrechamente integrados.

Según Kirk Koenigsbauer, vicepresidente senior de la división Office de Microsoft, algún día el 90 por ciento o 100 por ciento de las aplicaciones de empresa estarán en cloud computing. Pero los próximos tres o cinco años serán un periodo de transición. “Creo que aplicaciones como Exchange se pasarán a la nube más rápidamente que SharePoint. Cuando los clientes han realizado mucho trabajo de personalización en SharePoint con datos de negocio y han desarrollado complejos flujos de trabajo parece más indicado mantenerlo dentro de la empresa”, asegura Koenigsbauer.

Enfoque pragmático

Keitt alaba el enfoque pragmático de Microsoft con que se acerca al modelo cloud. “Al menos Microsoft admite que una empresa no puede pasar todo a la nube, algo que Google no hace. Google Apps ofrece muchas características y prestaciones pero no tantas como Microsoft Office 365. Por ejemplo, SharePoint es más sofisticado que Google Groups. Google ofrecerá YouTube y Blogger como parte del paquete Google Apps, pero no son funcionalidades que interesen a las empresas”.

Que una compañía deba o no pasar todas sus cargas de trabajo a cloud computing depende de las dinámicas y el comportamiento de su fuerza de trabajo y de su estado financiero. “Si se está en un proceso de recorte de costes y de una cada vez mayor movilización de los empleados, entonces un servicio como Office 365 puede resultar interesante”, matiza Teitt. “Pero si sus aplicaciones de comunicación y colaboración están vinculados a sistemas ya instalados como un servidor SharePoint, Office 365 puede no ser la respuesta en este momento”.

Con todo, el analista de Forrester está convencido de que servicios como Office 365 y Google Apps seguirán creciendo en el segmento de las grandes empresas. Y pone como ejemplo el caso de GSA (General Services Administration), que recientemente ha pasado a la nube las herramientas de colaboración y email de todos los empleados de sus 17 instalaciones en todo el mundo.

Shane O’Neill, CIO.com