Cómo preparar su negocio y a sus empleados para el trabajo a distancia

El año pasado Yahoo estuvo en los titulares de prensa por rescindir sus políticas de trabajo desde casa, en interés de la “productividad” y la “responsabilidad”. Pero el no tener un plan preparado para poder mantener el negocio funcionando si los empleados no pueden ir a la oficina, en caso de cualquier eventualidad, como una tormenta de nieve o un problema personal como una enfermedad familiar o avería del coche, te puede colocar en desventaja competitiva.
Aquí se presentan algunas recomendaciones sobre cómo puede preparar a sus empleados, y a su negocio, para la posibilidad de que los empleados tengan que trabajar desde casa.
Como siempre (o como nunca)
Las buenas noticias es que la mayoría de las organizaciones disponen de tecnologías como la nube que facilitan la capacidad de que los empleados se conecten y colaboren desde casi cualquier parte. La clave para poder mantener el negocio “como siempre” cuando el tiempo o cualquier otro evento no son “como siempre”, es hacer posible la comunicación y la colaboración independientemente de dónde se esté, ha comentado Sven Denecken, vicepresidente de Estrategia Cloud de SAP, y hacer de la conectividad en cualquier momento y desde cualquier lugar la base de su plataforma de negocio.
“Nuestra estrategia es hacer posible que la gente colabore y se comunique independientemente de que estén en línea o no, en la oficina, en casa o de viaje, en cualquier lugar” ha dicho Denecker.  “Hemos hecho de esto parte del diseño de nuestras soluciones, y no es sólo sobre disponibilidad, es hacer que la gente cruce las barreras de la productividad”, afirma.
A este respecto, Denecken dice que mantener comunicados y colaborando a los empleados, debería ser el foco de la estrategia de negocio en global, y esto es mucho más importante que su situación física.Si el foco están en la colaboración y en la comunicación como regla más que como excepción generada por el tiempo u otros eventos, estos eventos serán mucho menos disruptivos cuando ocurran, afirma.“Nuestra estrategia es que hay muchos elementos que pueden significar interrupciones de negocio y anomalías, pero si se ha diseñado la estrategia basada en el acceso en cualquier momento y en cualquier lugar, podrás gestionarlo sin problemas, no tendrás que hacer planes separados para eventos excepcionales, y se podrá mantener la comunicación y tomar las decisiones cruciales de negocio en los momentos necesarios” dice Denecken.
Piense más allá de la siguiente tormenta
“Las herramientas y tecnologías que pueden ayudar a hacer que los empleados gestionen un evento de tiempo adverso, tienen relevancia que van más allá del impacto del clima”, ha comentado Chris Cuchesne, vicepresidente de Care.com.
Herramentas como líneas de conferencia y reuniones Web, soluciones de video y voz sobre IP, mensajería instantánea y otras herramientas de colaboración, acercan la distancia virtual y ayudan a que los equipos sientan que están juntos aunque no lo estén físicamente, dice Duchesne. Estas herramientas “ayudan a que los empleados trabajen en remoto en el transcurso normal del negocio, ofreciendo una flexibilidad que los estudios muestran unánimemente que incrementa la productividad, la lealtad y la moral”, afirma Duchesne.

Por ejemplo, ayudan a los empleados de TI a evaluar, diagnosticar y solucionar problemas de rendimiento o caídas durante el fin de semana sin tener que estar físicamente en la oficina. Son también componentes clave de los planes de continuidad de negocio cuando sea necesario que los servicios se deriven a través de servidores secundarios o cuando los empleados no puedan ir a la oficina pero el negocio deba continuar, dice Duchesne.

Tener sistemas y tecnología que permita el trabajo remoto es saludable tanto para los empleados como para el negocio, y puede ser un potente diferenciador competitivo, dice Duchesne. Si los empleados están preparados para trabajar desde la seguridad de sus propios hogares, el negocio no se resentirá cuando el mal tiempo o cortes de carreteras sean un problema, afirma. No sólo eso, sino que esto se trasforma también en lealtad de los empleados.
“Mostrar a los empleados que se confía en ellos para que trabajen desde casa y que se teme por su seguridad, mejorará la moral de la compañía y la lealtad de sus empleados a la compañía”, afirma. También es bueno para los clientes, continua Duchesne. Desde el punto de vista del cliente, cerrar el negocio por un par de días puede tener un enorme impacto negativo en ventas y reputación de la compañía. “Permitir que los empleados trabajen desde casa significa que podrán cumplir sus compromisos y los clientes podrán tener sus necesidades cubiertas. Es una oportunidad de diferenciarse frente a sus clientes”, afirma Duchesne. “Mientras que los servicios de otros suministradores pueden verse alterados, los suyos no, y sus clientes lo verán”.
Cómo poner en marcha políticas de trabajo remoto
El cómo implantar políticas de trabajo remoto es tan importante como poder ofrecerlas. Para asegurar que sus políticas de trabajo remoto son efectivas, debe primero comunicar claramente a sus empleados su intención. “Cuando se presenten las situaciones adversas donde quiera ofrecer a los empleados la opción de trabajo desde casa, debe un plan claro implantado y comunicado de forma apropiada y en el momento adecuado”, explica Duchesne.
La comunicación con tiempo es mucho mejor, que los empleados lo sepan la tarde anterior es mucho más efectivo que a las 6 de la mañana en el caso de un evento como una tormenta de nieve. Es también importante que se pongan en marcha líneas claras de comunicación, y que los empleados sepan usar adecuadamente la conectividad remota y las tecnologías de comunicación antes de que ocurra la crisis, dice Duchesne.
“Tener preparadas antes de que llegue la tormenta de nieve, cuentas de mensajería instantánea, información de login remoto para acceder a los ficheros y líneas de conferencia telefónica, asegurará un día de trabajo productivo”. También es importante fijar directrices y expectativas para los empleados que trabajen desde casa, añade. Esto puede incluir espacio físico y preparación adecuada, los empleados deberían tener un sitio tranquilo en casa para trabajar libre de distracciones y disrupciones, lo que es importante no sólo para la productividad, sino también para asegurar que la compañía está bien representada por los empleados que trabajen desde casa.
“Por ejemplo, los perros no deberían estar ladrando en el segundo plano de una conferencia telefónica con clientes. Las expectativas de comunicación deben estar fijas respecto a cómo los empleados deben comunicarse cuando estén en remoto y con qué herramientas y tecnologías. Debe haber un entendimiento común respecto a acceso y disponibilidad. El trabajar remotamente no significa que la gente trabaje menos, sino que trabajan desde un lugar diferente. El trabajo remoto debería incrementar los resultados, no ser un obstáculo para los mismo”, añade Duchesne.
Dicho esto, no debe ser una situación de “todo o nada”. Hay veces que tiene sentido que los empleados trabajen desde casa, pero hay otros que no, y esto depende de la discreción de la dirección, afirma.
“Hay que dar a los managers la autoridad para evaluar caso a caso qué es más apropiado basado en la situación individual de cada empleado. Por ejemplo, donde viven y qué trayecto tienen que hacer”. También puede ser útil ofrecer planes y servicios de contingencia, incluso en los casos en que no se pueda ofrecer la opción de trabajo desde casa, dice Duchesne.  “Se pueden ofrecer servicios como cuidado de niños, por ejemplo, para ayudar a los empleados a que estén preparados para lo inesperado en sus vidas personales, y así podrán focalizarse en el trabajo y continuar siendo productivos, mejorando además la moral, el compromiso y la lealtad a la compañía”, concluye.

Sharon Florentine /CIO.com