10 alternativas de código abierto que reducen gastos en pequeñas empresas

La diferencia de sustituir los software comerciales puede significar un ahorro de hasta 2.000 dólares por usuario

A pesar de los presupuestos reducidos, para ejecutar cualquier negocio, la inversión en tecnología es necesaria (computadoras, teléfonos inteligentes, almacenamiento de archivo, sitio web y otros bienes de alta tecnología). Una de las opciones más rentables es cambiar los software comerciales por las alternativas de código abierto, una comunidad que ofrece gran variedad de programas con funciones de nivel profesional sin la etiqueta de precio muy alto.

Las alternativas de código abierto más usadas por empresas pequeñas y medianas, representan un ahorro de alrededor de 2.000 dólares por usuario, en comparación con los gastos de software comerciales. Las más comunes en el sector de negocios son 10.

1. Office: LibreOffice. Con el procesador de palabras, hoja de cálculo y presentaciones, Microsoft Office es el corazón de la productividad para la mayoría de las empresas. Pero Home Office & Business 2013 cuesta 220 dólares por usuario, y una suscripción de Office 365 cuesta 150 dólares por usuario al año. LibreOffice es compatible con los formatos de archivo de Microsoft Office, ofrece la misma funcionalidad general en un paquete gratuito. Además, se integra con los sistemas de gestión de contenidos y el almacenamiento de documentos en línea para facilitar la colaboración.
2. Email: Thunderbird. El correo electrónico es el principal método de comunicación de las empresas y Microsoft Outlook es uno de los más utilizados, que es parte del Microsoft Office Hogar y el más caro de la suite de Microsoft Office Professional, o se puede comprar por separado por 95 dólares. Thunderbird FileLink le permite enviar por correo electrónico archivos de gran tamaño subiéndolos a un proveedor de almacenamiento en línea y compartir el enlace con el receptor. Desarrollado por Mozilla –los creadores del navegador Firefox– Thunderbird proporciona características integrales, incluyendo correo electrónico con pestañas, chat integrado, carpetas inteligentes y la protección contra el phishing. Como Firefox, es personalizable a través de add-ons.
3. Calendario: Lightning. Otra de las funciones que la mayoría de las empresas confían en Microsoft Outlook es el calendario. Lightning de Mozilla se integra con Thunderbird con una herramienta gratuita para gestionar la programación, enviar y recibir invitaciones a reuniones, y gestión de eventos y tareas. Se pueden ampliar las capacidades con add-ons.
4. Contabilidad: TurboCASH. No es de extrañar que muchas empresas dependen de Quickbooks para mantener sus libros. El software Intuit ayuda a gestionar citas y propuestas, facturación, cuentas por pagar, cuentas por cobrar y mucho más, todo desde una interfaz intuitiva. Pero las opciones Quickbooks comienzan alrededor de 150 dólares. TurboCASH ofrece las mismas capacidades de forma gratuita. Puede gestionar deudores, acreedores, facturación, conciliación bancaria y más. Tiene funciones de informes completos, se puede configurar para diferentes monedas e industrias para satisfacer las necesidades de las pequeñas empresas en todo el mundo.
5. Gestión de proyectos: OpenProj. Hay una gran cantidad de partes involucradas en el mantenimiento de un proyecto en marcha: administrar y asignar el personal, el presupuesto y otros recursos, y los hitos del monitor y los plazos. Microsoft Project es una gran herramienta, pero cuesta 456 dólares por usuario y es bastante compleja para las necesidades de muchas empresas pequeñas y medianas. OpenProj permite ahorrar mucho dinero. Ofrece características y capacidades, incluyendo Gantt y PERT, desglose del trabajo, desglose de recursos y más. Su similitud con Microsoft Project garantiza una curva de aprendizaje suave.
6. CRM: SugarCRM. Hacer un seguimiento de prospectos y clientes potenciales con las herramientas disponibles para gestionar sus relaciones con los clientes es fundamental para el crecimiento de negocios. Salesforce.com se ha establecido como un líder en esta área, pero cuesta alrededor de 300 dólares por año por usuario. SugarCRM ofrece varias versiones para ampliar sus capacidades a medida que crece el negocio. SugarCRM Community Edition es libre y se puede subir de categoría a la Professional, Corporate, Enterprise o Ultimate. No importa cuál es la versión que utilice, se tiene acceso al código fuente para modificar la herramienta de CRM.
7. Almacenador de archivo: 7 –Zip. WinZip es el estándar de facto para el software de compresión de archivos, con un potente conjunto de herramientas y opciones para comprimir y descomprimir archivos en una variedad de formatos por un costo de 30 dólares por licencia. 7 –Zip como alternativa funciona con una amplia gama de formatos de compresión. También ofrece el cifrado AES de 256 bits, la integración con Windows y localización en 79 idiomas diferentes.
8. Autoedición: Scribus. Muchas empresas pequeñas y medianas también crean su propio marketing y publicidad, diseño de folletos, volantes y otros contenidos usando un producto como Microsoft Publisher. Al igual que Outlook, Publisher está incluido en algunas de las versiones más caras de Microsoft Office, o se puede comprar por separado por 95 dólares. Scribus presenta las mismas capacidades de diseño de página. El software de código abierto incluye las herramientas necesarias para crear materiales de marketing de aspecto profesional, incluyendo la producción lista para imprimir con separaciones de color, CMYK y colores planos y la gestión de color ICC.
9. Facturación: Simple Invoices. Cualquier empresa debe pagar por servicios de terceros. Una gran cantidad de pequeñas empresas recurren a servicios como Freshbooks para crear facturas personalizadas a sus clientes, con un costo aproximadamente de 240 dólares por año. Simple Invoices es una herramienta que permite realizar un seguimiento de facturación a clientes, gestionar la facturación recurrente, ajustar las tasas de impuestos y mucho más. Como Freshbooks, puede acceder a él desde cualquier navegador.
10. Creación Diagrama: Dia. Para crear diagramas de flujo u otros diagramas visuales, Microsoft Visio es una gran herramienta que cuesta 250 dólares por licencia. Dia incluye una variedad de herramientas y objetos especiales para ayudar a crear diagramas de relación, diagramas de flujo, diagramas de red y más. También puede guardar los diagramas en una variedad de formatos como XML, EPS, WMF, SVG, PNG y xfig.

Precauciones con las soluciones de código abierto

Aunque las herramientas de código abierto son gratuitas, hay costos ocultos. Uno de ellos es la curva de aprendizaje para sentirse cómodo con el nuevo software. Si la transición de una herramienta a otra es posible se debe encontrar una manera de convertir o migrar datos de sus programas existentes.

Además, la mayoría de los proyectos de código abierto tienen comunidades sólidas de seguidores dispuestos a ayudar y compartir conocimientos, pero no tendrán un vendedor a quien llamar cuando algo va mal.