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El desarrollo exponencial de la tecnología y la consumerización del IT plantean cada día nuevos retos para los sectores público y comercial. La vorágine de información y demanda, por parte de las personas, de servicios más eficientes y expeditos que les faciliten sus vidas, han generado que cada vez más empresas migren hacia el uso de formatos digitales en sus operaciones.
Es así como actualmente podemos encontrar documentación que era física, tales como boletas o facturas, que hoy se encuentran alojadas en la nube como Documentos Tributarios Electrónicos. Sin embargo, hay un tipo de gestión que recién se masificaría durante el próximo año en nuestro país, el Contrato Electrónico.
Para efectos prácticos, se trata de un acuerdo que se realiza entre una empresa y una persona, sin su presencia física y mediante el uso de soportes como dispositivos móviles, computadores u otros artefactos electrónicos, de esta forma el proceso es completamente digital.
Ahora, la pregunta es si estamos o no preparados para enfrentar dicho desafío. Si bien la respuesta es fácil de responder, no lo es su implementación.
Primero, el Gobierno y las empresas deben decidir aumentar su inversión en lo que respecta a Tecnologías de la Información, esto con el fin de masificar paulatinamente dicha práctica y contribuir a que el mercado se sume a esta tendencia. Sin embargo, para que ello ocurra, es necesario que conozcan los beneficios que trae aparejado el contrato electrónico.
Al ser un tipo de innovación relativamente reciente, las primeras compañías en desarrollarla serán reconocidas por ser pioneras en su desarrollo en nuestro país. Esto permitirá aumentar las ventajas competitivas de la compañía, pensando directamente en la competencia.
No sólo eso. El considerar su implementación en el plan de negocios de la empresa, permitirá evitar egresos en costos indirectos del flujo de caja, por ejemplo, el papel. El contrato electrónico reside en el mundo virtual, por lo que no son necesarios los gastos en resmas, impresión, transporte y todo lo que se deriva de ello. Por supuesto, lo anterior contribuye con el medioambiente, una práctica que es cada vez más relevante en el ámbito de negocios, principalmente en materia de Responsabilidad Social Empresarial. Además, en algunos casos, evita el destinar ingresos en costos administrativos, ya que no es necesario el arriendo o la compra de inmueble alguno, porque el trámite se realiza de forma digital. Pero, más allá de los costos descritos anteriormente, en los que cada empresa deberá evaluar el impacto en su flujo, hay costos no tan evidentes que deben ser considerados en el análisis como son la pérdida de documentos valorados, los costos de gestión de los documentos al interior de la organización y, por último, la posibilidad de disponer de todos los documentos de manera instantánea.
Finalmente y lo más relevante, son los beneficios que traerá para las personas. Las compañías entregarán un valor extra al implementarlo, porque les ahorrarán tiempo importante a sus clientes al no tener que concurrir a las oficinas para firmar un contrato.
La decisión está en manos de los CEO´s de las compañías. Son ellos quienes deben asumir un rol activo para sumarse a esta tendencia, que pasaría a ser uno de los ingredientes más relevantes en el crecimiento digital de la industria durante el 2014.
Por Alfredo Guardiola, gerente general de Paperless
